Все о трудовом праве
  • Москва, Московская область
    +7 (499) 703-47-96
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 309-56-72
  • Федеральный номер
    8 (800) 777-08-62 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Разделы:
Последние новости:

29.03.2018

Цель законопроекта - гарантировать реализацию прав граждан на труд, справедливую оплату труда, позволяющую оплачивать расходы на воспроизводство рабочей силы, оплачивать обязательные платежи и иные расходы. В связи с этим предлагается с января 2019 года повысить минимальный размер оплаты труда до 25 000 рублей в месяц.

подробнее
23.03.2018

Цель законопроекта - создание физическим лицам, добровольно вступившим в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, максимально равных условий по исчислению и уплате страховых взносов с плательщиками, не производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, с учетом изменений, принятых Федеральным законом от 27 ноября 2017 г. № 335-ФЗ

подробнее
28.02.2018

Законопроектом предлагается внесение изменений в ст. 275 ТК РФ, расширяющих перечень лиц, представляющих представителю нанимателя (работодателю) сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, включив в него также заместителей руководителей государственных (муниципальных) учреждений, лиц, претендующих на данную должность, поскольку заместители руководителей осуществляют организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции, а также вправе возглавлять контрактную службу учреждения.

подробнее
Все статьи > Трудовые отношения > Особенности регулирования труда отдельных категорий работников > Электронный формат требует важных знаний при оформлении (Жижерина Ю.)

Электронный формат требует важных знаний при оформлении (Жижерина Ю.)

Дата размещения статьи: 09.03.2018

Электронный формат требует важных знаний при оформлении (Жижерина Ю.)

При оформлении приема на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами. 

Вариант 1. Традиционный

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или расписываться в ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлении, уведомлениях и т.д.

Вариант 2. Обмен электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ)

Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и т.д.) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того, чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание: трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например:

- можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи;

- каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

- отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника, по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;

- работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специально не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом, или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос: как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре? Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать о том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что, когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись, возникает ряд практических вопросов:

- Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате Word или PDF?

- Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате Word (заполнив в электронном виде раздел "Подписи сторон")? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

- Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи: WhatsApp, Skype и т.д.?

- После получения документа от работника как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

- Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

Электронный документ - это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи - по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью, будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

- направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;

- распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и прислать работодателю в формате PDF;

- распечатать договор и хранить подписанный обеими сторонами договор в личном деле;

- хранить в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;

- работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.

Обратите внимание: в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи, работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:

Вариант 1. Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник, соответственно, подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF: работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю в формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы - в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители - лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание: в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом о том, что документы получены. В свою очередь, работодатель при получении подписанных документов от работника должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу (Вариант 3) - это явка по местонахождению работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики - это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Трудовой договор и трудовые отношения © 2015 - 2018. Все права защищены
Создание сайта - Webstudio 73
↑