Все о трудовом праве

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Разделы:
Последние новости:

28.12.2021

Целью законопроекта является ликвидация внутренних противоречий, в Трудовом кодексе РФ, выявившихся в его правоприменительной практике, защита трудовых прав работников, а также содействие росту эффективности труда.

подробнее
25.12.2021

Законопроектом предлагается, путем внесения изменений в Закон о занятости, унифицировать подход к признанию занятыми граждан, обучающихся по очно-заочной форме обучениями, обеспечив единообразное толкование и практику применения законодательства о занятости.

подробнее
23.12.2021

Целью законопроекта является установить дополнительную возможность направления заявления гражданами РФ и гражданами государств-членов ЕАЭС о постановке на учет в налоговом органе в качестве плательщика налога на профессиональный доход с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"

подробнее
Все статьи > Трудовые отношения > Гарантии и компенсации > Ремонт и эксплуатация личного авто, ПК и иной техники сотрудником компании: как все оформлять и споры по теме (Сергеева Д.)

Ремонт и эксплуатация личного авто, ПК и иной техники сотрудником компании: как все оформлять и споры по теме (Сергеева Д.)

Дата размещения статьи: 01.02.2021

Ремонт и эксплуатация личного авто, ПК и иной техники сотрудником компании: как все оформлять и споры по теме (Сергеева Д.)

В сложившейся ситуации, во времена коронавируса, наиболее актуальным вопросом стало использование работниками личной техники и авто для нужд работодателя. Статья 188 Трудового кодекса (далее - ТК РФ) предусматривает данную возможность. При эксплуатации работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Несмотря на то что по общему правилу действие ТК РФ не распространяется на отношения, складывающиеся во время гражданской службы, статья 188 ТК РФ по аналогии применяется и к данным отношениям, о чем свидетельствует Определение Верховного Суда РФ: положения ФЗ от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" не регламентируют вопрос компенсации государственным гражданским служащим... Следовательно, в этой части подлежат применению нормы ТК РФ (Определение Верховного Суда РФ от 05.10.2020 N 306-ЭС20-13928 по делу N А06-4445/2019).

Стоит обратить внимание, что компенсационная выплата возможна при соблюдении трех условий в совокупности: работник использует транспортное средство в интересах работодателя; работодатель знает об этом или согласен на это; размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

При несоблюдении письменной формы, как и в других спорах, мало чего добьешься в суде. Письменная форма соглашения является обязательной. И если работник не может представить письменное соглашение при возникновении спора, то во взыскании компенсационных выплат, как правило, отказывают (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда 05.04.2018 N 33-7704/2018 по делу N 2-2512/2017; Апелляционное определение Пермского краевого суда от 16.08.2017 по делу N 33-8949/2017).

Если между работодателем и работником возникает спор, работник должен доказать согласие или осведомленность работодателя о понесенных затратах работника, а также доказать, что эксплуатируемое имущество использовалось именно для нужд работодателя и в его интересах. Так, при разрешении требования о взыскании компенсации за использование личного имущества суд пришел к выводу, что доводы представителей ответчика о том, что в указанный период времени истцом не использовался личный транспорт в служебных целях, а использовался исключительно для личных нужд, являются голословными и не подтверждаются какими-либо доказательствами по делу в нарушение статьи 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. При этом аналогичные выплаты за июнь 2019 года были истцу произведены (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.06.2020 N 33-6478/2020).

Единых законодательно закрепленных нормативов компенсационных выплат нет, поэтому работник и работодатель самостоятельно определяют размер компенсационных выплат, исходя из характера трудовых отношений и возможностей как самой компании, так и работника. Предусмотреть выплату и размер компенсационных выплат за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора (если еще на момент установления трудовых отношений известно о предстоящем использовании личного имущества работника для нужд работодателя) или дополнительном соглашении (при возникновении новых условий труда или изменении старых). Там же необходимо определить условия и порядок компенсационных выплат: в какой форме производится компенсация, от чего зависит ее размер, как часто выплачивается, выплачивается ли она за время, когда работник находился в отпуске (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.02.2019 N Ф09-9659/18 по делу N А50-21163/2018), командировке или был нетрудоспособен. Согласно ст. 235 ТК РФ при утрате или повреждении имущества по вине работодателя работнику должен быть возмещен понесенный им материальный ущерб.

Размер компенсаций работникам за использование личного имущества на работе должен иметь экономическую обоснованность и задокументированное подтверждение. К примеру, размер компенсационных выплат за использование телефона должен быть рассчитан из стоимости мобильного телефона (что может быть подтверждено, к примеру, товарным чеком), времени телефонных разговоров. Рабочие или же личные цели мобильных разговоров могут быть определены исходя из предоставленной расшифровки оператором связи. Кроме того, для деления времени разговора по мобильному телефону на служебные и личные звонки организация может установить в приказе по каждому сотруднику список номеров, разговоры по которым носят исключительно служебный характер. При эксплуатации работником для служебных нужд собственного ноутбука или компьютера расчет компенсации можно выполнить следующим образом: стоимость ноутбука (компьютера) разделить на число месяцев полезного использования и умножить на число месяцев использования в рабочих целях.

В настоящее время действует лишь ограничительный размер в отношении выплаты для транспортных средств. К примеру, в Постановлении Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 определены следующие суммы компенсаций: для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см - 3 000 руб.; для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см - 2 400 руб.; для мотоциклов - 1 200 руб. Однако данное Постановление применяется, если выплата осуществляется за счет средств федерального бюджета, выделенных органу исполнительной власти.

Еще одним ключевым моментом является следующее: организация должна располагать документами, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество. Сложнее обстоят дела с правом пользования и владения имуществом без права собственности, к примеру, по доверенности. В данном случае позиция правоприменителей и судебной практики неоднозначна.

В одном Письме Минфина России от 26.09.2017 было дано разъяснение, что возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с эксплуатацией в интересах работодателя исключительно личного имущества. В другом же Письме Минфина от 05.12.2017 звучит противоположная позиция: понесенные работником расходы при использовании имущества, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со статьей 188 ТК РФ. Поэтому компенсационные выплаты, производимые организацией за использование имущества, принадлежащего работнику на законном основании (в том числе на основании договора аренды) и используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. Поскольку второе письмо вышло позднее, предполагается логичным то, что оно более актуальное.

По данному вопросу существует различная судебная практика, однако более распространенная будет следующая позиция судов: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Об этом говорится в Определениях ВС РФ от 03.08.2015 N 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14. Кроме того, в данном Определении обращается внимание на то, что, исходя из вышесказанного, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с ТК РФ и не облагается страховыми взносами.

Другим примером спора, связанного с доверенностью, будет дело из судебной практики Арбитражного суда Северо-Западного округа. Суд установил, что работниками в интересах работодателя использовались транспортные средства, не принадлежащие им на праве собственности, а управляемые по доверенности. Суд указал, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. При этом ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у работника права собственности на используемое при выполнении трудовой функции имущество. Переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан. Указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях. Это позволяет работодателю компенсировать затраты на его использование. Следовательно, работодатель правомерно не включил в налоговую базу по НДФЛ сумму компенсаций работникам за использование в его интересах личного транспорта, находящегося во владении работника на любых законных основаниях, в том числе на основании доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу N А56-50900/2013). Кроме того, важно, чтобы переданный по доверенности автомобиль не передавался третьим лицам и находился только во владении и пользовании лица, которому выдана доверенность, что позволит работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности (Постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14 по делу N А60-18171/2013).

Наличие возможности у работодателя использовать личную технику и личное транспортное средство работника в своих нуждах и при помощи самого работника - это несомненный плюс. Но это не единственный положительный момент. Поскольку компенсационные выплаты являются "прочими" расходами организации по пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, они уменьшают налоговую базу и налоговую нагрузку работодателя. Более того, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, в том числе компенсация расходов в связи с использованием личного имущества работника для нужд работодателя при выполнении своих рабочих функций в соответствии с соглашением сторон трудового договора или дополнительного соглашения. Однако и со стороны работодателей, и со стороны налоговой в данном случае случаются злоупотребления правом: первые недобросовестно занижают налоговую базу на суммы компенсаций (Кассационное определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 04.03.2020 N 88А-4208/2020), вторые часто включают данные компенсационные выплаты в налоговую базу, так как приравнивают их к заработной плате. Однако нужно понимать, что данный вид компенсаций не может быть приравнен или включен в заработную плату (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18.10.2018 N Ф09-7002/18 по делу N А71-312/2018).

Стоит уделить внимание оформлению отношений работника и работодателя при использовании личного автомобиля работника. Однако в данном случае наступают не трудовые отношения, а гражданско-правовые, так как именно Гражданский кодекс РФ предусматривает две конструкции для использования транспортного средства на законных основаниях и в своих интересах несобственником. В данном случае идет речь о договоре аренды. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем и по совместительству - с работником, который будет и управлять транспортным средством, и проводить техобслуживание) и без такового (управление и техобслуживание в данном случае будет лежать на третьих лицах, а не на работнике). Соответственно в данном случае логично производить не компенсационные выплаты, а вносить арендную плату. Однако аналогично условиям трудового договора или дополнительного соглашения данный договор должен быть заключен в письменной форме.

Как и в трудовых отношениях, использование транспортного средства работника посредством заключения с ним договора аренды должно быть экономически обосновано. Так, Арбитражный суд Уральского округа посчитал заключение договоров аренды автомобилей без экипажа для осуществления поездок в служебных целях объективной необходимостью (отдаленностью места расположения производственной базы, отсутствием собственных автомобилей) (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 27.05.2020 N Ф09-1312/20 по делу N А60-3910/2019).

Работодателю стоит обратить внимание на то, что при аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование лежат на арендаторе, то есть на организации (ст. 646 ГК РФ). В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем. При каждом внесении арендной платы работнику, у которого арендуется автомобиль, должен удерживаться НДФЛ в размере 13%. Страховые взносы на арендную плату не начисляются (ст. 420 НК РФ).

На практике часто возникают споры в связи с непониманием различия арендной платы и компенсационных выплат по 188 статье ТК РФ, то есть организация арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему не арендную плату, а компенсацию. В подобных случаях суду важно постоянное фактическое владение и использование работником транспортного средства и документальное подтверждение из налоговой производимых компенсационных выплатах (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу N 33-107/2018).

Кроме всех перечисленных выше вариантов оформления отношений по эксплуатации имущества работника для нужд работодателя существует еще один, последний - договор безвозмездного пользования транспортным средством. Глава ГК РФ, регулирующая отношения по безвозмездному пользованию имуществом, не содержит норм, запрещающих работникам передавать своему работодателю транспортное средство по договору безвозмездного пользования. Однако как следует из Постановления Первого ААС от 22.05.2007 N 01АП-640/07, если ссудополучатель не осуществляет необходимый ремонт полученного имущества, но компенсирует ссудодателю стоимость этого ремонта, сумма такой компенсации не может рассматриваться как плата за пользование имуществом, которая позволила бы квалифицировать отношения сторон как регулируемые нормами ГК РФ об аренде.

Итак, использование работником личного имущества в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. Первый вариант применяется и для мобильных телефонов, и для ноутбуков, и для авто. В данном случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за эксплуатацию техники и автомобиля, а также порядок выплат и ее размер. Второй вариант предусмотрен только для оформления отношений между работником и организацией в случае использования транспортного средства работника. Данные отношения могут быть оформлены в виде договора аренды транспортного средства с экипажем или без такового, а также в виде договора безвозмездного пользования транспортным средством.

Трудовой договор и трудовые отношения © 2015 - 2022. Все права защищены
↑