Все о трудовом праве

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Разделы:
Последние новости:

28.12.2021

Целью законопроекта является ликвидация внутренних противоречий, в Трудовом кодексе РФ, выявившихся в его правоприменительной практике, защита трудовых прав работников, а также содействие росту эффективности труда.

подробнее
25.12.2021

Законопроектом предлагается, путем внесения изменений в Закон о занятости, унифицировать подход к признанию занятыми граждан, обучающихся по очно-заочной форме обучениями, обеспечив единообразное толкование и практику применения законодательства о занятости.

подробнее
23.12.2021

Целью законопроекта является установить дополнительную возможность направления заявления гражданами РФ и гражданами государств-членов ЕАЭС о постановке на учет в налоговом органе в качестве плательщика налога на профессиональный доход с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"

подробнее
Все статьи > Иные вопросы > О проведении эксперимента по использованию электронных документов в кадровой службе (Шевцова Г.А.)

О проведении эксперимента по использованию электронных документов в кадровой службе (Шевцова Г.А.)

Дата размещения статьи: 02.12.2021

О проведении эксперимента по использованию электронных документов в кадровой службе (Шевцова Г.А.)

Федеральным проектом "Нормативное регулирование цифровой среды", который реализуется в рамках национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", предусмотрено обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, поэтапная разработка и реализация законодательных инициатив, направленных на снятие первоочередных барьеров, препятствующих развитию цифровой экономики, и создание благоприятного правового поля для реализации в российской юрисдикции проектов цифровизации, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Одновременно проводится работа над концептуальными актами, призванными создать возможности для появления новой, более эффективной системы управления изменениями, в том числе с помощью развития регуляторных песочниц - площадок для технологического и организационного пилотирования новых цифровых технологий.
24 апреля 2020 года был принят Федеральный закон N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой". Закон призван провести эксперимент по использованию отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. По итогам необходимо собрать исходные данные, осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента <1>.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".

В соответствии с вышеназванным Законом с 5 мая 2020 г. по 15 ноября 2021 г. включительно реализуется эксперимент, в рамках которого отдельным работодателям предоставлена возможность формирования и ведения документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде в подсистеме "Электронный кадровый документооборот" системы "Работа в России". При соответствующей регистрации в системе 1 октября 2020 года стартовал эксперимент в части использования системы "Работа в России".
Для того чтобы было возможно реализовать этот проект, необходимо было получить предварительные результаты и произвести настройку системы. С конца июля 2020 года по 30 сентября 2020 г. осуществлялась опытная эксплуатация, в которой приняли участие 18 работодателей - участников эксперимента, а вот начиная с 1 октября 2020 г. уже была обеспечена возможность для всех заинтересованных работодателей принять участие в проведении эксперимента в части использования подсистемы для формирования электронных кадровых документов и оформления трудовых отношений. В настоящий момент в эксперименте принимает участие 381 работодатель.
Работодателями - участниками эксперимента в Минтруд России представляется информация в виде отчетов о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в трудовое законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Целями проведения эксперимента являются:
1) определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, включая обмен информацией в форме электронных документов между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;
2) подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство - поправок, касающихся использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений, связанных с работой <2>.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".

Работодателю предоставляется право самостоятельно провести эксперимент в отношении документов, перечень которых он сам же и определил. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, так как эта часть уже реализована.
Эксперимент проводится добровольно и по желанию работодателя, который до начала проведения эксперимента должен:
- утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте;
- не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;
- сформировать и утвердить список работников;
- с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принять или внести изменения в локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
- ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
- в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создать информационную систему либо использовать в этих целях уже действующую информационную систему <3>.
--------------------------------
<3> Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".

Дату начала проведения эксперимента работодатель определяет самостоятельно.
Возможность же ведения электронного кадрового документооборота для работодателя может быть реализована двумя способами:
- использование собственной информационной системы работодателя, в рамках которой подписание кадровых документов осуществляется посредством усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи (для трудовых договоров, ученических договоров и договоров о материальной ответственности), а также иных установленных локальным нормативным актом видов электронной подписи работника (для остальных кадровых документов) и (или) системы "Работа в России";
- использование подсистемы, в рамках которой применяется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника, подтвержденная в Единой системе идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА) <4>.
--------------------------------
<4> Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2020 N 240н "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (с изм. на 29.04.2021).

Условием для участия и осуществления электронного кадрового документооборота в системе "Работа в России" являлась регистрация в ЕСИА и получение усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП) работодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях <5>.
--------------------------------
<5> Постановление Правительства Российской Федерации от 25.08.2015 N 885 "Об информационно-аналитической системе "Общероссийская база вакансий "Работа в России" (вместе с Правилами формирования, ведения и модернизации информационно-аналитической системы "Общероссийская база вакансий "Работа в России").

В случае если работодатель - участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в подсистеме электронной кадровой документации (далее - ЭКД), представление работнику электронных документов, связанных с работой, осуществляется через "Личный кабинет работодателя". Подписание кадровых документов посредством подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника. Учетная запись работника в ЕСИА должна быть подтвержденной.
Работник может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в "Личном кабинете работника" после аутентификации в системе "Работа в России".
В случае если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, представление работнику указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и УКЭП либо усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - УНЭП) работника.
УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.
В случае письменного изъявления желания работника о представлении ему через систему "Работа в России" электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в "Личный кабинет работника" в системе "Работа в России" посредством интеграции информационной системы работодателя с порталом "Работа в России" либо посредством загрузки данных документов через личный кабинет работодателя в системе "Работа в России" <6>.
--------------------------------
<6> Постановление Правительства Российской Федерации от 25.08.2015 N 885 "Об информационно-аналитической системе "Общероссийская база вакансий "Работа в России" (вместе с Правилами формирования, ведения и модернизации информационно-аналитической системы "Общероссийская база вакансий "Работа в России").

В локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, при использовании электронной подписи работодателем и работником рекомендуется отражать следующие вопросы:
- перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;
- права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;
- соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;
- обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям)) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;
- порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
- обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);
- порядок хранения и уничтожения электронных документов;
- порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;
- порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;
- порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
- обучение работников по вопросам проведения эксперимента;
- порядок разрешения спорных ситуаций;
- другие вопросы, связанные с проведением эксперимента <7>.
--------------------------------
<7> Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2020 N 240н "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (с изм. на 29.04.2021).

По ходу эксперимента происходит сбор статистических данных, которые направляются в Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда <8>. На основе обобщения поступившей информации готовятся доклады о результатах проведения эксперимента, которые направляются в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений. Подчеркивается, что эксперимент будет стимулировать отказ от бумажных кадровых документов.
--------------------------------
<8> Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н "Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".

В итоге должны быть подготовлены доклады о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно показателям и формируется по следующим критериям:
1) сфера проведения эксперимента:
- количество видов экономической деятельности, к которым относятся работодатели - участники эксперимента;
- количество субъектов Российской Федерации, на территории которых находятся работодатели - участники эксперимента;
- основные виды структурных подразделений организаций, работники которых участвуют в эксперименте;
- численность работников, которым работодателями - участниками эксперимента предложат применять электронные документы, связанные с работой, после внесения соответствующих изменений в законодательство;
2) проблемные вопросы, выявленные в ходе эксперимента:
- количество жалоб/споров с работниками (в разбивке по тематике с указанием основных проблемных вопросов);
- количество работодателей/работников, вышедших из эксперимента;
3) использование системы "Работа в России": количество работодателей - участников эксперимента, использующих систему "Работа в России";
4) отработка порядков и условий создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой, процедур участия в них работника:
- количество внесенных в ходе эксперимента изменений в локальные нормативные правовые акты работодателей - участников эксперимента;
- количество обоснованных предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Контроль за проведением эксперимента осуществляется Рострудом, государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации и профессиональными союзами.
По итогам эксперимента будут подготовлены поправки в Трудовой кодекс РФ и отработана технология регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства.

Трудовой договор и трудовые отношения © 2015 - 2022. Все права защищены
↑