Последние новости:

Все статьи Иные вопросы Служебные командировки: последние разъяснения контролирующих органов и судов (Орлова Е.)

Практически в каждой организации есть сотрудники, которые выезжают в служебные командировки. Учет расходов по таким служебным поездкам, документальное оформление, налоговые последствия данных операций всегда вызывает немало вопросов и спорных моментов. Не случайно ежегодно контролирующие органы дают многочисленные разъяснения по служебным командировкам, а суды вырабатывают свои правовые позиции. Мы расскажем о новых изменениях, разъяснениях и судебных решениях в разных командировочных ситуациях, а также о том, на что необходимо обратить внимание, чтобы избежать негативных последствий по налогам и страховым взносам.

Вычет НДС при приобретении железнодорожных билетов

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Пунктом 1 ст. 172 НК РФ установлено, что вычеты сумм налога производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ.
На основании п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок, предназначенной для определения сумм налога на добавленную стоимость, предъявляемых к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
На этом основании при приобретении железнодорожных билетов для проезда сотрудников организации к месту служебной командировки и обратно к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в железнодорожном билете (Письмо Минфина России от 26.02.2016 N 03-07-11/11033).
Необходимо также иметь в виду, что услуги по перевозке пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования во внутригосударственном сообщении (начиная с 1 января 2016 г. по 31 декабря 2017 г.) подлежат налогообложению НДС по ставке 10 процентов (пп. 7 п. 2 ст. 164 НК РФ, ст. 3, п. 2 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2015 N 386-ФЗ).
Исходя из указанной нормы ставка НДС 10 процентов применяется только к услуге по перевозке пассажира (т.е. по билетной и плацкартной составляющим стоимости проездного документа), а все дополнительные сборы, включая стоимость сервисных услуг (пользование постельными принадлежностями и питание), подлежат налогообложению НДС по ставке 18 процентов. При этом формы проездных документов, оформляемых по перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования во внутригосударственном сообщении, утвержденные Приказами Минтранса России от 05.08.2008 N 120 и от 21.08.2012 N 322, полностью соответствуют требованиям, предъявляемым законодателем к бланкам строгой отчетности, т.е. имеют обязательные реквизиты, согласно п. п. 3 и 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359).
Однако ни Положением N 359, ни Приказами Минтранса России за продавцом услуг по перевозке пассажиров железнодорожным транспортом не закреплена обязанность по указанию отдельными позициями в проездном документе стоимости услуг, облагаемых по разным ставкам НДС.
В то же время суммы НДС по проезду командированных работников организации к месту служебной командировки и обратно, а также по пользованию ими постельными принадлежностями в поездах, согласно п. 7 ст. 171 НК РФ и Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, подлежат вычету из бюджета на основании бланков строгой отчетности, соответствующих требованиям законодательства, с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС.
В этой связи на проездных документах, оформляемых при перевозках пассажиров железнодорожным транспортом, выделяется соответствующая сумма НДС. При этом указанная сумма НДС в проездных документах, оформленных начиная с 1 января 2016 г., отражена одной позицией в общей сумме:
- по ставке НДС 10 процентов в отношении билетной и плацкартной составляющим стоимости проездного или перевозочного документа;
- по ставке НДС 18 процентов в отношении дополнительных сборов и сервисных услуг (включая пользование постельными принадлежностями и питание).
При этом требующая времени доработка программного обеспечения в части выделения на проездных документах по железнодорожным перевозкам пассажиров железнодорожным транспортом сумм НДС в разрезе ставок налогообложения в отдельные позиции осуществлена 8 февраля 2016 г.
В связи с этим по проездным железнодорожным документам, оформленным в период с 1 января по 8 февраля 2016 г. на командированных сотрудников организаций, суммы НДС могут быть включены таким организациями в состав налоговых вычетов (исходя из Справки "Тарифы на комплекс сервисных услуг в вагонах поездах формирования АО "ФПК", приведенной в Письме ОАО "Российские железные дороги" от 16.02.2016 N ИСХ-2141/ЦБС).
Указанная Справка формируется в АСУ "Экспресс" и по требованию представляется:
- либо подразделением АО "ФПК", с которым у соответствующей организации заключен договор на оформление проездных железнодорожных документов;
- либо в любом Сервисном Центре железнодорожного агентства АО "ФПК" (в случае приобретения проездных документов физическим лицом самостоятельно с оплатой в билетной кассе) (справка предоставляется на платной основе).
Также соответствующую информацию можно получить в Едином информационном сервисном центре ОАО "РЖД" (ЕИСЦ), позвонив по единому номеру 8-800-775-0000, либо через сайт РЖД по электронному адресу http://pass.rzd.ru/.
Такие разъяснения даны в Письме ОАО "Российские железные дороги" от 16.02.2016 N ИСХ-2141/ЦБС.

Учет при расчете среднего заработка доплаты разницы между средним заработком и окладом

Согласно ст. 167 ТК РФ при нахождении работника в командировке за ним сохраняется средний заработок. Особенности исчисления среднего заработка установлены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922).
На практике возникают ситуации, когда средний заработок, сохраненный за время командировки, оказывается меньше, чем заработная плата, которую получил бы работник, если бы работодатель не направил его в командировку. В таких случаях отдельные работодатели устанавливают командированным работникам доплату до фактического заработка. Если организация производит работникам доплату до оклада за период командировки, такие суммы можно учитывать в дальнейшем при определении среднего заработка (например, в целях расчета отпускных), если они попадут в расчетный период (Письмо Минтруда от 16.03.2016 N 14-1/В-226).
Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922).
В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Согласно ст. 135 ТК РФ работодателям предоставлено право самостоятельно определять и устанавливать в организации системы оплаты труда с учетом мнения представительного органа работников.
Работодатель также не ограничен в выборе способа и порядка дополнительного материального стимулирования работника, определении размера доплат и надбавок (например, установить вознаграждение за длительность пребывания в командировке).
К тому же при исчислении среднего заработка при расчете отпускных премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, включаются в состав заработной платы, начисленной работнику за расчетный период (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения N 922).
Поэтому если организация предусмотрела системой оплаты труда доплату между окладом и средней заработной платой за нахождение в командировке (отразив ее в трудовом договоре работника), которая включена в фонд оплаты труда и учитывается при определении сумм страховых взносов в ФСС РФ и ПФР, то данную выплату можно рассматривать как часть заработной платы и учитывать при расчете среднего заработка в соответствии с нормами Положения N 922 (Письмо Минтруда России от 16.03.2016 N 14-1/В-226).

Дата получения дохода, возникающего в связи с возмещением работнику командировочных расходов

С 01.01.2016 для целей исчисления НДФЛ четко определена дата получения в отношении доходов, возникающих в связи с возмещением работнику командировочных расходов. Такой датой считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, пп. "б" п. 1 ст. 2, ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2015 N 113-ФЗ). Таким образом, от утверждения авансового отчета о командировке зависит день фактического получения дохода. Теперь это прямо предусмотрено гл. 23 НК РФ.
До указанной даты специальных правил определения даты фактического получения данного вида дохода ст. 223 НК РФ не содержала. Контролирующие органы разъясняли, что датой получения дохода, возникающего в связи с возмещением работнику командировочных расходов, является дата утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17023, от 29.12.2014 N 03-04-06/68074, ФНС России от 07.04.2015 N БС-4-11/5737).

НДФЛ при выплате суточных в иностранной валюте

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц.
В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода по налогу на доходы физических лиц определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией - налоговым агентом в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки, а исчисление сумм налога производится налоговыми агентами в соответствии с п. 3 ст. 226 НК РФ на дату фактического получения дохода.
Пунктом 5 ст. 210 НК РФ установлено, что доходы (расходы, принимаемые к вычету в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 218 - 221 НК РФ) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).
Таким образом, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату фактического получения дохода (Письмо Минфина России от 21.01.2016 N 03-04-06/2002).

НДФЛ при выплате суточных в рублях, размер которых установлен в иностранной валюте

Как сказано выше, суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день при загранкомандировках (п. 3 ст. 217 НК РФ). С суммы сверх указанных лимитов работодатель - налоговый агент должен начислить и удержать НДФЛ при ближайшей выплате денег работнику.
При выплате суточных в иностранной валюте выданную сумму следует пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату получения работником дохода, то есть на последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.01.2016 N 03-04-06/2002).
На практике часто возникают ситуации, когда суточные выплачиваются в рублях, но их размер в локальном нормативном акте работодателя установлен в иностранной валюте.
Поскольку в таких ситуациях выплаты суточных производятся в рублях, а не в иностранной валюте, курс Банка России на дату выплаты суточных для целей обложения налогом на доходы физических лиц значения не имеет.
То есть в ситуации, когда сумма суточных только установлена в валюте в локальном нормативном акте работодателя, а фактически выплачивается в рублях, дополнительно пересчитывать ничего не нужно. Это связано с тем, что суточные изначально получены работником в рублях и именно исходя из этой суммы определяется, есть ли налогооблагаемое превышение лимита или нет (Письмо Минфина России от 09.02.2016 N 03-04-06/6531).

Отчет о расходовании суточных не нужен

Размер и порядок выплаты суточных должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ суточные относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли организаций учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, расходы на командировки в виде суточных учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета. При этом представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

Возмещение расходов при однодневной командировке по России

По общему правилу при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). В то же время в п. 24 Положения N 749 сказано, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В соответствии с абз. 2 п. 11, п. 24 Положения N 749 и ч. 4 ст. 168 ТК РФ нормы суточных (как и других расходов на командировки) определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом (например, Положением о служебных командировках компании), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Согласно правовой позиции, приведенной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12, выплаченные суммы по однодневным командировкам не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
В Постановлении АС Центрального округа от 18.03.2016 N Ф10-334/2016 по делу N А83-1440/2015 судьи оценили представленные доказательства и установили, что возмещение спорных расходов произведено с ведома работодателя и обусловлено внутренним Положением о служебных командировках, подтверждается авансовыми отчетами, приказами о направлении сотрудников в служебные командировки, командировочными удостоверениями. Командировочные удостоверения работников оформлены на один день, работники фактически возвращались из однодневных командировок в тот же день к месту своего постоянного жительства. Из авансовых отчетов работников, утвержденных руководителем, следует, что работникам, направленным в однодневную командировку, было выплачено возмещение в фиксированной сумме - в размере 700 руб., что соответствует локальному акту предприятия. Ввиду вышеизложенного апелляционный суд пришел к правильному выводу о том, что предприятие в рассматриваемом случае не должно представлять дополнительные документы, подтверждающие размер несения расходов, необходимость документального подтверждения которых указанным Положением не предусмотрена.
Таким образом, если организация отправляет своего сотрудника в однодневную командировку, то суточные ему не выплачиваются. Но при этом она может ему возместить любые расходы, связанные с такой служебной поездкой. Представлять дополнительные документы, подтверждающие несение расходов в таком случае не нужно.

Налог на прибыль

Денежные средства, выплаченные работнику вместо суточных за время нахождения в однодневной командировке, учитываются в расходах при налогообложении прибыли в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 1 ст. 252, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 16.07.2015 N 03-03-07/40892, от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916).
В Постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 10.02.2016 по делу N А64-2400/2014 судьи также пришли к выводу, что выплаты за однодневные командировки организация может учесть в расходах при исчислении налога на прибыль.
Так, Решением Арбитражного суда Тамбовской области по делу N А64-3152/2013 установлено, что такие выплаты, произведенные работникам общества, не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
Налоговым кодексом РФ не установлен перечень первичных документов, подлежащих оформлению при совершении налогоплательщиком тех или иных хозяйственных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению (заполнению).
Суд апелляционной инстанции правомерно указал, что при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли необходимо исходить из того, подтверждаются ли документами, имеющимися у налогоплательщика, произведенные им расходы или нет, то есть условием для включения затрат в расходы для целей налогообложения является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. При этом должны учитываться представленные налогоплательщиком доказательства, подтверждающие факт и размер этих затрат, которые подлежат правовой оценке в совокупности.
В подтверждение понесенных расходов по однодневным командировкам налогоплательщиком в адрес налогового органа в ходе выездной налоговой проверки, а также в материалы дела представлены командировочные удостоверения, служебные задания с отметками о выполнении, авансовые отчеты. Поэтому суды правомерно пришли к выводу, что расходы общества по указанному эпизоду обоснованны и документально подтверждены.

НДФЛ

Указанная компенсация не облагается НДФЛ только в пределах нормативов, установленных для обычных суточных. Если же сумма возмещения превысит 700 руб. (при командировке внутри страны), то с разницы необходимо удержать НДФЛ (Письма Минфина России от 01.10.2015 N 03-04-06/56259, от 02.09.2015 N 03-04-06/50607, от 26.05.2015 N 03-03-06/30062, Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12).

Страховые взносы

Деньги, выплаченные взамен суточных работнику, направленному в однодневную командировку по России, облагаются страховыми взносами в полном объеме (Письма Минтруда России от 01.04.2015 N 17-3/В-156, ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357 (п. 1)).

НДФЛ при командировке дистанционного работника

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 1, 2 ст. 312.1 ТК РФ).
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). Следовательно, на дистанционного работника распространяются гарантии, предусмотренные ст. 167 ТК РФ для командированных сотрудников. Поэтому работодатель обязан возместить им расходы, связанные со служебной командировкой.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
На этом основании, если поездка работника, выполняющего работу дистанционно, для выполнения служебного поручения работодателя признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов такого работника применяются нормы п. 3 ст. 217 НК РФ. То есть возмещение дистанционному работнику понесенных им при такой служебной поездке расходов не облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 30.11.2015 N 03-04-06/69428, от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).

Резидентство работника при частых загранкомандировках и ставка НДФЛ

Согласно п. 2 ст. 207 НК РФ налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за пределы территории Российской Федерации для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.
Из-за частых загранкомандировок работник может утратить статус налогового резидента РФ. Для того чтобы избежать налоговых рисков, налоговому агенту - работодателю нужно ежемесячно определять статус физического лица как налогового резидента в соответствии с п. 2 ст. 207 НК РФ. То есть налоговому агенту надо устанавливать, находилось ли физическое лицо на территории Российской Федерации 183 календарных дня в течение последних 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода. И в зависимости от этого средняя заработная плата, ежемесячно выплачиваемая работнику за время исполнения им трудовых обязанностей за границей (ст. 167 ТК РФ), может облагаться налогом в Российской Федерации по ставке 13 или 30 процентов в зависимости от статуса работника как налогового резидента.
Кроме того, согласно положениям п. 3 ст. 217 НК РФ суточные в иностранной валюте в пределах сумм, эквивалентных 2500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, налогообложению не подлежат независимо от налогового статуса их получателя. А вот с суммы превышения необходимо исчислить НДФЛ по ставке 13 или 30 процентов в зависимости от статуса работника как налогового резидента (Письмо ФНС России от 15.03.2016 N ОА-4-17/4241@).

НДФЛ с доходов сотрудника от работы за границей

Ставка по НДФЛ с вознаграждения сотрудника при его работе за границей, обложение такого дохода НДФЛ или освобождение от налогообложения зависят от сроков пребывания работника за пределами России и условий трудового договора.
Объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками (п. 2 ст. 207, ст. 209 НК РФ):
- от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации, - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
- от источников в Российской Федерации, - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.
Если работник находится в загранкомандировке, то вознаграждение, получаемое им от российского работодателя, облагается НДФЛ. До тех пор, пока командированный признается резидентом РФ (т.е. находится за границей менее 183 календарных дней в течение следующих подряд 12 месяцев) - по ставке 13%, после утраты резидентства - по ставке 30%.
В случае если трудовой договор предусматривает определение места работы сотрудника как место нахождения его рабочего места в иностранном государстве, поездка работника для выполнения трудовых обязанностей в месте, предусмотренном трудовым договором, не будет требовать оформления командировки, а вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами Российской Федерации, согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, будет относиться к доходам от источников за пределами Российской Федерации. То есть в ситуации, когда на момент выплаты дохода работник признается резидентом РФ, НДФЛ нужно рассчитывать по ставке 13%, а при утрате статуса резидента НДФЛ не нужно исчислять (Письмо Минфина России от 01.02.2016 N 03-04-05/4368).

Документальное подтверждение срока нахождения в командировке в отдельных ситуациях

Виды документов, подтверждающих срок пребывания работника в командировке, нормами действующего трудового законодательства не установлены.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (абз. 1 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение N 749).
Согласно абз. 4 п. 7 Положения N 749 при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
В ситуации, когда работник не представил проездные документы (например, потерял билеты на проезд и не смог их восстановить), срок пребывания в командировке он может подтвердить (абз. 4 п. 7 Положения N 749, Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1):
- документами по найму жилья в месте командировки (например, документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг);
- служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки. В этой записке должностное лицо организации, куда был направлен ваш работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командировки и убытия оттуда.
Часто на практике возникает ситуация, когда работник направляется в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты).
Абзацем 2 п. 7 Положения N 749 предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).
При этом нормы Положения N 749, регулирующие способ подтверждения срока нахождения работника в командировке, охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, Положением N 749 прямо не установлен способ определения фактического срока пребывания работника в месте командирования при направлении его в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которой не оформляются проездные документы (билеты).
Однако, поскольку определение срока нахождения работника в командировке в случаях, когда проезд осуществляется способом, не предусматривающим оформление проездных документов, регулируется только положениями абз. 2 п. 7 Положения N 749, положения данного абзаца, помимо случаев проезда работника в место командировки и обратно на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), могут быть применимы также для любых иных ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов.
Согласно п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок.
Таким образом, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку (Письмо ФНС России от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).

НДФЛ при выплате компенсации стоимости билетов и суточных физическому лицу, работающему по гражданско-правовому договору

Положения п. 3 ст. 217 НК РФ предусматривают освобождение от обложения НДФЛ сумм возмещения командировочных расходов, в том числе суточных (в части установленных предельных сумм), выплачиваемых в соответствии с заключенными трудовыми договорами. Поэтому оснований для освобождения от обложения НДФЛ сумм компенсации стоимости билетов и суточных, выплачиваемых организацией физическому лицу, работающему по гражданско-правовому договору, не имеется и данные суммы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке (пп. 6, 10 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ, Письмо Минфина России от 24.02.2016 N 03-04-05/10023).

НДФЛ с доходов граждан Белоруссии, направленных в командировку в постоянное представительство белорусской организации в России

На практике нередки ситуации, когда граждане Республики Беларусь направляются в командировку для выполнения каких-либо работ в постоянное представительство белорусской организации в России. Расходы по выплате заработной платы таким лицам несет белорусская организация, находящаяся на территории Республики Беларусь.
Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения налогом на доходы физических лиц признается доход, полученный налоговыми резидентами РФ как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, - от источников в Российской Федерации.
Вознаграждение (заработная плата), полученное гражданином Республики Беларусь за выполнение трудовых обязанностей на территории Российской Федерации, на основании пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ относится к доходам от источников в Российской Федерации.
На основании ст. 73 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014 доходы от работы в Российской Федерации, полученные работниками - гражданами Республики Беларусь, независимо от их налогового статуса с 1 января 2015 г. облагаются по ставке 13 процентов.
Распределение налоговых прав между государствами в отношении таких доходов осуществляется на основании Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от уплаты налогов в отношении налогов на доходы и имущество от 21.04.1995 (далее - Соглашение от 21.04.1995).
С учетом положений ст. 14 Соглашения от 21.04.1995 доходы налогового резидента Республики Беларусь от работы по найму в Российской Федерации могут облагаться налогом в России, если расходы по выплате вознаграждения несет постоянное представительство, которое белорусский наниматель имеет в России. Это положение касается доходов в виде заработной платы, выплачиваемой таким постоянным представительством гражданам Республики Беларусь, направленным на работу в Российскую Федерацию.
При этом постоянное представительство белорусской организации в Российской Федерации, выплачивающее заработную плату работникам - гражданам Республики Беларусь, по отношению к указанным лицам на основании п. 1 ст. 226 НК РФ признается налоговым агентом. В связи с чем данное постоянное представительство обязано исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить соответствующую сумму налога на доходы физических лиц.
В случае если расходы по выплате заработной платы налоговым резидентам Республики Беларусь не несет постоянное представительство белорусской организации (то есть белорусская организация не учитывает данные выплаты в качестве расходов постоянного представительства в Российской Федерации), то такие выплаты на основании ст. 14 Соглашения от 21.04.1995 не облагаются НДФЛ в России.
Такие разъяснения даны в Письме ФНС России от 15.03.2016 N БС-4-11/4221.

Налоговый учет суточных и расходов на проживание в гостинице при загранкомандировке

На практике часто возникает ситуация, когда при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства организация перечисляет на его банковскую карту денежные средства в рублях на оплату проживания и суточные.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он заплатил за проживание в гостинице.
Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам, оформленным в соответствии с положениями ст. 252 НК РФ, по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318).

Налоговый учет валютных расходов командированного работника при утере справки об обмене валюты

В соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.
Расходы организации на командировочные расходы в этом случае нужно определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи.
Учитывая, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток), то в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (Письмо Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059).

Расходы на аренду квартиры, понесенные работниками для проживания в командировке

Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрено включение в составе расходов на командировки затрат на наем жилого помещения.
В связи с этим расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На этом основании расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль организаций за период, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников.
Абзац 4 п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признавать расходы на содержание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней командированных сотрудников во время командировки.
Такими документами могут являться (Письма Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803, от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@, от 16.04.2010 N 16-15/040653@):
- приказ по организации о необходимости аренды квартиры;
- приказ о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- проездные документы до места командирования;
- договор аренды жилого помещения. В нем целесообразно указать целевое назначение арендуемой квартиры - проживание сотрудников арендатора, направляемых в служебные командировки в данный населенный пункт, и др.
Причем в этом случае командированные работники не должны представлять документы о проживании в ином помещении, например в гостинице (Письма от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58, от 20.06.2006 N 03-03-04/1/533, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112).
Плата за аренду квартиры за период, когда помещение не использовалось (квартира пустовала), не может быть учтена в расходах по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 N 16-15/040653@).

Расходы на проживание в гостинице, не включенной в ЕГРЮЛ

Если организация оплатила проживание командированных работников в гостиницах, не зарегистрированных в ЕГРЮЛ, такие расходы она сможет учесть при исчислении налога на прибыль, но при условии, что такие гостиницы выбраны организацией не намеренно (Определение ВС РФ от 23.12.2015 N 309-КГ15-16360 по делу N А76-21252/2014, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28.08.2015 N Ф09-5678/15 по делу N А76-21252/2014).
Так, при вынесении судебных актов в части эпизода отнесения к расходам при начислении налога на прибыль затрат на гостиничное проживание работников общества "Уфалейникель" суды сделали вывод о правомерности требований налогоплательщика в данной части.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам по налогу на прибыль организаций, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе по найму жилого помещения.
По мнению налогового органа, общество "Уфалейникель" неправомерно списало в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль за 2009 - 2011 гг., затраты на проживание в гостиницах работников, услуги гостиничных комплексов (стоянка автомобилей) на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом инспекция исходила из того, что фактически хозяйствующие субъекты, оказывающие названные услуги, от имени которых оформлены и предъявлены документы, на учете в налоговых органах в период 2009 - 2011 гг. не состояли и не состоят, в Едином государственном реестре юридических лиц и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей не значатся.
При этом налоговым органом не оспаривался факт того, что названные расходы носят производственный характер (произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) и являются обоснованными (экономически оправданными).
Обществом "Уфалейникель", в свою очередь, в обоснование понесенных расходов по найму жилых помещений представлены документы, подтверждающие направление работников в командировку и их нахождение в месте командировки, а также документы, подтверждающие внесение работниками денежных средств в счет оплаты проживания в гостиницах в месте командировки, которые содержали все необходимые реквизиты, подписаны работниками гостиниц, заверены печатями, в них указаны места нахождения гостиниц.
При рассмотрении данного спора в указанной части судами верно определено, что исходя из обычаев делового оборота и специфики оказанных спорных услуг идентификационный номер налогоплательщика, наименование контрагента, его адрес становятся известными только после получения первичных документов по факту оказанной услуги.
Таким образом, работники общества "Уфалейникель" не имели возможности проверить правоспособность организаций в момент оказания спорных услуг.
Доказательства, свидетельствующие о намеренном выборе работниками налогоплательщика несуществующих партнеров, и того, что работникам общества "Уфалейникель" не были оказаны соответствующие услуги, налоговым органом в ходе выездной налоговой проверки не получены.
При таких обстоятельствах рассмотренный вывод судов соответствует нормам действующего законодательства, оснований для отмены или изменения судебных актов в названной части не имеется.

Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов, вокзалов

Многие организации, направляя своих топ-менеджеров в командировки, пользуются услугами VIP-залов на вокзалах и в аэропортах. В таких случаях налоговые последствия будут следующими.

Налог на прибыль

Расходы на оплату услуг VIP-залов учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов без ограничений (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 12 Положения N 749, Письма Минфина России от 05.03.2014 N 03-03-10/9545 (направлено ФНС России для сведения и использования в работе Письмом от 05.06.2014 N ГД-4-3/10784), от 25.10.2013 N 03-04-06/45215, от 10.09.2013 N 03-03-06/1/37238 (п. 2), от 15.08.2013 N 03-04-06/33238 (п. 2)).
Обосновать расходы на оплату VIP-залов (п. 1 ст. 252 НК РФ) можно, например, так:
- обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия (Постановления ФАС Московского округа от 23.09.2009 N КА-А40/9487-09 по делу N А40-10222/08-20-16; ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 по делу N Ф04-7102/2006(27676-А67-40);
- в зале повышенной комфортности можно вести переговоры с соблюдением конфиденциальности и коммерческой тайны, решать различные производственные задачи (Постановление ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 по делу N А40-34897/08-117-96).

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в облагаемый НДФЛ доход работника не включаются, в частности, затраты на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов и др.
Средства, возмещаемые работнику при оплате услуг VIP-залов, не включаются в его налогооблагаемый доход (Письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45215, от 20.09.2013 N 03-04-06/39125, от 15.08.2013 N 03-04-06/33238 (п. 1), Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.04.2013 по делу N А42-7726/2011). При этом оплату услуг VIP-залов можно отнести к расходам по проезду до места назначения, поскольку каких-либо ограничений в отношении порядка проезда работников к месту командировки абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ не установлено (Письмо Минфина России от 15.08.2013 N 03-04-06/33238 (п. 1)).

Страховые взносы

Все командировочные расходы, не включенные в закрытый перечень не подлежащих обложению страховыми взносами командировочных расходов, установленный ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на общих основаниях (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. п. 1, 2 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 06.08.2010 N 2538-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Постановление АС Уральского округа от 23.03.2016 N Ф09-1893/16 по делу N А71-6876/2015).
Данный вывод согласуется с позицией, отраженной в Определениях Верховного Суда РФ от 07.11.2014 N 306-КГ14-3179 по делу N А12-9952/2013 и от 01.12.2015 N 303-КГ15-15040 по делу N А73-15950/2014, согласно которой выплаты, связанные с оплатой услуг бизнес-зала аэропорта, подлежат обложению страховыми взносами, поскольку не относятся к сборам за услуги аэропортов (Постановление АС Уральского округа от 23.03.2016 N Ф09-1893/16 по делу N А71-6876/2015).
Поэтому со стоимости услуг VIP-залов, оплаченных работнику, нужно уплатить страховые взносы в общеустановленном порядке.

Вернуться на предыдущую страницу