Сроки хранения документов по личному составу (Иритикова В.)

В середине марта вступили в силу изменения, согласно которым срок хранения кадровой документации был сокращен. Как теперь определить срок хранения документов по личному составу в связи с изменениями в законодательстве об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.
Из действующей ст. 22 "Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение", в п. 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова "документов по личному составу".
Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий - 2003 г. как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируются достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Статья 22.1 "Сроки временного хранения документов по личному составу"

Если документы по личному составу созданы до 2003 г. (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 г. или ранее), то они подлежат хранению:
- в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
- не менее 75 лет со дня создания - в иных организациях (п. 3 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
- с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения - в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (п. 2 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 г., то в этих же категориях организаций (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня создания.
Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Закон и подзаконный акт

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558 (далее - ПТУД), есть разные сроки хранения у документов по личному составу:
- для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже постоянно;
- для менее ценных они значительно меньше, например 5 лет, 3 года, до замены новыми.
А новая ст. 22.1 Закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы <1>:
- созданные начиная с 2003 г. (им установила срок хранения 75 лет) и
- созданные ранее (хранить 50 лет).
--------------------------------
<1> Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле.

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в Законе просто нет. Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в соответствие новому принятому Закону.
Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50/75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?
Наше мнение следующее.
1. С внесением изменений в Закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:
- 75 лет ЭПК - для документов, созданных до 2003 г., и
- 50 лет ЭПК - для документов, созданных начиная с 2003 г.
То есть по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.
2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 г., срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) Законом обрезали до 50 лет ЭК.
3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном Законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (ч. 1 и 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле) или 50 лет (по ч. 2 ст. 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по ст. 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить.
К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Сроки хранения: как считать

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки Закона при установлении сроков: "в течение 75 лет", "не менее 50 лет", но "со дня создания". Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие "крайние даты" документов дела, т.е. даты начала и окончания дела - это дата составления/регистрации/получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа/завершения дела в делопроизводстве/окончания личного дела <2>, которое определяется датой приказа об увольнении.
--------------------------------
<2> Пункт 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:
- если она 2003 г. и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
- если же она 2002 г. и ранее - то 75 лет.
Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.
И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.