Отпускные в "неформатных" ситуациях (Петрухина Т.)

Расчет отпускных - вторая по популярности операция среди бухгалтеров по зарплате. После, собственно, самой зарплаты. В обычных случаях с отпускными проблем нет. А вот если сотрудница идет в отпуск после декрета или отдых захватывает разные месяцы, все не так просто и очевидно.

Для начала напомним общие правила расчета отпускных. Первым делом установите расчетный период, далее определите заработок. Затем высчитайте средний дневной заработок за этот период. И уже после этого получите итоговую сумму отпускных, умножив его на количество календарных дней отпуска.

Расчетный период

Обычно расчетный период - 12 месяцев перед тем месяцем, когда человек идет в отпуск. А если сотрудник отработал меньше года? Тогда в расчет принимайте время с даты начала работы до конца месяца перед уходом в отпуск.
Допустим, работник уволился, а потом опять устроился в эту же организацию. В таком случае расчетный период составляет время после поступления на работу повторно. Месяцы, которые отработаны до увольнения, во внимание не принимайте.
При этом есть периоды, которые надо исключать из расчета, - они перечислены в п. 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922). Это все то время, когда сотрудник не работал. Например, был в командировке или в любом отпуске, получал социальное пособие или не мог трудиться по вине организации или внешних обстоятельств (отключили электричество, ураган и пр.).
Будьте внимательны: выходные и праздничные дни входят в расчетный период. Даже если непосредственно перед праздниками человек болел, а сразу после них уехал в командировку. Данные выводы есть в Письме Минтруда России от 15.10.2015 N 14-1/В-847.
Особая ситуация, если весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить. Например, женщина в предыдущие 12 месяцев была в отпуске по уходу за ребенком. А до этого в отпуске по беременности и родам. При расчете отпускных нужно учитывать предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения N 922). Причем брать надо период в 12 месяцев, который был до всех исключаемых периодов. Об этом сказано в Письме Минтруда России от 25.11.2015 N 14-1/В-972.
Бывает также, что до расчетного периода у сотрудника не было фактически отработанных дней, а в нем самом все время нужно исключить. В этом случае в качестве расчетного периода примите дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, до даты его начала. Такое же по сути правило, если в отпуск авансом идет человек в месяце приема на работу (п. 7 Положения N 922).

Заработок для отпускных

В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в вашей организации. То есть это зарплата, премии, гонорары, надбавки и прочее. Учитывайте также компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, - районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно. Полный перечень выплат приведен в п. 2 Положения N 922.
К примеру, при расчете отпускных учитывают зарплату, которую начислили в обособленном подразделении с отдельным балансом до перевода в головное отделение организации. То же самое и с заработком совместителя до перевода на основное место работы. Объяснение одинаковое в обоих случаях - работодатель не меняется.
Есть и перечень выплат, не учитываемых при расчете отпускных. Он приведен в п. 5 Положения N 922. Это выплаты среднего заработка и выплаты социального характера (например, матпомощь).
Отдельно скажем про доплаты к пособию по временной нетрудоспособности и среднему заработку за время командировки.
Доплаты между средней зарплатой и пособием - это выплаты социального характера. Значит, эти суммы не включают в расчет среднего заработка. То же самое касается доплаты за время болезни до оклада или фактического заработка.
А вот доплату между окладом (фактической зарплатой) и средним заработком в период командировки принимайте во внимание. Ведь это часть зарплаты, и ее нужно учитывать при расчете отпускных. Такие разъяснения приведены в Письме Минтруда России от 16.03.2016 N 14-1/В-226.
Что касается выплат по гражданско-правовым договорам, то их во внимание не принимайте. Ведь эти суммы не предусмотрены системой оплаты труда.

Средний дневной заработок

Идеальная ситуация - человек полностью отработал расчетный период и трудится больше года. Тогда средний дневной заработок считать просто. Заработок за расчетный период поделите на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Так предусмотрено ч. 4 ст. 139 Трудового кодекса РФ.
А вот если расчетный период отработан не полностью, сперва нужно определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Формула такая:

Кн = 29,3 : Кп x Кдн,

где: - Кн - количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце;
- Кп - количество календарных дней месяца;
- Кдн - количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце.
Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так будет получен показатель "количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах".
А дальше уже можно считать средний дневной заработок по формуле:

Зсрд = Зр : ((29,3 x Мп) + Кн)),

где: - Зсрд - среднедневной заработок;
- Зр - заработок за расчетный период;
- Мп - количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода;
- Кн - количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце).

Налоги и взносы

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также эти суммы можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль и на "упрощенке".
Проще всего со страховыми взносами - начислили отпускные и не позднее 15-го числа следующего месяца перечисляем все взносы четырьмя платежками (пенсионные, медицинские, социальные, "на травматизм"). Причем перечисляют взносы вместе со взносами с остальных выплат работникам - зарплаты, премий и пр. Кстати, начисляют отпускные вместе со взносами перед началом отпуска. Например, человек идет в отпуск с 1 октября. Тогда взносы начисляют в сентябре и их надо показать в отчетности за 9 месяцев (Письмо Минтруда России от 17.06.2015 N 17-4/В-298).
НДФЛ с отпускных перечисляют по своим правилам. С 2016 г. НДФЛ с отпускных надо перечислять в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. То есть придется оформлять отдельную платежку на налог с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).
С налогом на прибыль есть сложность, если отпуск приходится на два отчетных периода. Например, отдых начинается в сентябре, а заканчивается в октябре. По версии Минфина России, в таком случае отпускные надо разбивать по месяцам. Дескать, расходы на оплату труда, в том числе и отпускные, признаются ежемесячно. И если учесть выплаты единовременно, нарушится принцип метода начисления. Хоть судьи уже давно согласны с тем, что дробить отпускные не надо, чиновники непреклонны (Письма Минфина России от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356 и др.).
Для страховых взносов и НДФЛ не важно, захватывает отпуск разные месяцы или нет. Все стандартно, как мы описали выше.
С "упрощенкой" и ЕНВД тоже никаких подвохов. При объекте "доходы" и на "вмененке" отпускные на сумму единого налога не влияют. Если объект "доходы минус расходы", отпускные учитывают на дату выплаты.

Примечание. А теперь предлагаем вам пройти небольшой тест по теме нашей статьи. Отвечая на вопросы, выберите один правильный ответ из предложенных.
1. Работник уволился в феврале 2016 г. Потом устроился в ту же организацию в июне 2016 г. В сентябре 2016 г. он идет в отпуск. Каков расчетный период?
а) с июня по август 2016 г.;
б) с сентября 2015 г. по август 2016 г.;
в) с января по август 2016 г.
2. Включать ли в расчетный период для отпускных праздничные дни?
а) нет, не включать;
б) да, всегда;
в) да, если сразу перед праздниками или после них не было исключаемых дней.
3. Сотрудница работает в организации с 2012 г. В сентябре 2016 г. она идет в отпуск. С января 2015 г. по август 2016 г. она была сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком. Каков расчетный период для отпускных?
а) с сентября 2015 по август 2016 г.;
б) сентябрь 2016 г.;
в) с января по декабрь 2014 г.
4. Работник устроился в фирму 1 сентября и в этом же месяце (с 26-го числа) берет отпуск авансом. Каков расчетный период?
а) с сентября 2015 г. по август 2016 г.;
б) весь сентябрь 2016 г.;
в) с 1 по 23 сентября 2016 г.
5. Учитывают ли при расчете отпускные районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в особых климатических условиях?
а) да, учитывают;
б) нет, не учитывают;
в) учитывают только районные коэффициенты.
6. Сотрудник идет в отпуск с 26 сентября по 9 октября. Когда перечислять страховые взносы с отпускных?
а) не позднее 15 октября с отпускных за сентябрь, не позднее 15 ноября с отпускных за октябрь;
б) не позднее 15 октября со всей суммы отпускных;
в) не позднее 15 ноября со всей суммы отпускных.

Ответы к тесту по материалам статьи "Отпускные-2016: считаем и учитываем правильно" рубрики "IQ-бухгалтерия".
Вопрос 1. Правильный ответ: а).
Вопрос 2. Правильный ответ: б).
Вопрос 3. Правильный ответ: в).
Вопрос 4. Правильный ответ: в).
Вопрос 5. Правильный ответ: а).
Вопрос 6. Правильный ответ: б).