Корпоративные карты в командировке (Вожова Е.)

Отправляя сотрудника в командировку, можно выдать ему на руки не наличные, а корпоративную банковскую карту. Это намного практичнее и безопаснее. О том, как получить такую карточку, какие сопроводительные документы оформить и как вести учет трат, "Расчету" рассказала старший юрисконсульт ООО "Центр правового обслуживания" Елена Вожова.

Безналичные расчеты с использованием корпоративных банковских карт значительно упрощают учет и контроль представительских и командировочных расходов. Бухгалтер может посмотреть подробную детализацию всех трат работника в служебной поездке, а после возвращения не возникнет проблемы пересчета и возврата неиспользованных денег или, наоборот, доплаты. Кроме того, значительно сокращается документооборот. И кстати, фирма может использовать сразу несколько корпоративных карт для разных целей.
Еще один плюс в использовании банковских карт, выпущенных на имя организации, - автоматическая конвертация в иностранную валюту на дату платежа без необходимости открытия валютного счета. И самое важное - комиссию банка за открытие и использование карт можно списать как расходы на услуги кредитной организации (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ), а затраты подтвердить договором с банком и выпиской.

Примечание. 1 030 122 корпоративные банковские карты было выпущено в 2015 г. - сообщил Банк России.

Расскажу, как начать использование корпоративной дебетовой карты.

Шаг 1. Внутренние документы

Для начала нужно разработать внутренние документы об использовании карт. Следует создать положение о картах в компании. В документе нужно указать круг лиц, использующих "пластик", а также ответственных за расчеты. Кроме того, необходимо установить лимит расходования средств. Или же предусмотреть ограничения, но сделать это нужно в другом документе - например, в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов. Далее требуется установить порядок передачи карт работникам, а также разработать систему отчетности, в том числе форму авансового отчета. Впрочем, законодательство разрешает использовать форму N АО-1. Не забудьте также создать журнал учета движения корпоративных карт.
С готовыми внутренними документами каждый работник должен быть ознакомлен под роспись. Не стоит пренебрегать инструктажем с разъяснением об ответственности и порядке отчетности при использовании денег на карте.

Шаг 2. Работа с банком

Для выпуска карт нужно заключить договор с кредитным учреждением о выпуске и обслуживании карточек. В договоре будет указано, с какого расчетного счета организации производится перечисление средств. После этого на специально выбранном счете необходимо будет установить расходные лимиты, определить и передать банку список сотрудников, имеющих право на получение и использование денег.
В соответствии с п. 1 ст. 86 Налогового кодекса банки открывают счета компаниям, а также предоставляют им право использовать корпоративные электронные средства только при предъявлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. При этом до 2 мая 2014 г. о каждом вновь открытом счете фирмы обязаны были письменно уведомить инспекции в течение 7 рабочих дней (в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Согласно Федеральному закону от 2 апреля 2014 г. N 52-ФЗ указанные положения утратили силу. Обязанность компании сообщать об открытии или закрытии счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений в ПФР и ФСС также отменены Федеральным законом от 2 апреля 2014 г. N 59-ФЗ.

Шаг 3. Свободное обращение

После того как банк выпустит карты, их можно передать сотрудникам, направляемым в командировку. Во время служебной поездки работник может осуществлять командировочные расходы в безналичном порядке или же снять деньги в банкомате. Отражение в кассовой книге операций в безналичном порядке не предполагается. Хотя на практике налоговые органы на это обращают внимание и имеют совершенно другое мнение относительно отражения таких трат. Однако суды отказывают контролерам во взыскании штрафов с организаций, поскольку деньги в кассу физически не попадают, бухгалтерия не может их оприходовать и выдать под отчет (например, Постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 г. N А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. N А33-15574/2012).

Шаг 4. Контроль использования

Существуют различные способы отслеживания "безналичных" трат в командировках. Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один. Ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме, лимит на операции за рубежом, запрет на использование карты в личных целях и другие.
Во-вторых, организация имеет возможность установить правило о необходимости составления работником заявления об использовании "пластика" (т.е. где, когда, в каком порядке и размере, а также для каких целей будут произведены расходы). Без такого заявления использование средств будет считаться незаконным.
В-третьих, получить отчет о расходовании денег. Как уже говорилось выше, компания может внедрить собственную форму отчета и сроки его представления либо использовать унифицированную форму авансового отчета N АО-1 (Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55).
Есть мнение, что при безналичных расчетах не требуется оформления полноценного авансового отчета, так как все расходы можно увидеть в системе "Банк - Клиент". Однако рекомендуется все-таки требовать от сотрудников представления документов в подтверждение расходов, к ним относятся: кассовые и товарные чеки, накладные и иные документы. К этим бумагам следует прикладывать служебную записку либо авансовый отчет.
В-четвертых, необходимо установить материальную ответственность за использование корпоративного "пластика" - например, в форме договора о полной материальной ответственности.
Если работник не представил отчет и документы в подтверждение произведенных расходов, то компания может удержать потраченные средства из его заработной платы. Сумма, использованная не по назначению, взыскивается с виновного сотрудника в соответствии со ст. ст. 238, 241, 248 ТК РФ. Однако это крайний случай, и перед тем как решиться на подобные меры, нужно проверить, есть ли у компании необходимые доказательства ущерба, определить его сумму. Не забывайте, что материальную ответственность работник несет в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
В заключение обращу ваше внимание на один нюанс в использовании корпоративных банковских карт. Перечислять деньги с корпоративного "пластика" на свою карту нельзя, фактически это будет считаться растратой денег компании. Исключение составляют случаи, когда такой перевод имеет веские основания (приказ работодателя, невозможность использования корпоративной карты и т.д.). К тому же перевод средств с карты компании на свою не приветствуется налоговыми органами. Не разрешается также передавать карту другому сотруднику-коллеге, так как ответственность за ее использование все равно несет держатель, т.е. работник, на имя которого она выдана.

Примечание. Логичный учет
Корпоративные банковские карты учитываются на забалансовом счете. Расходование средств работником с корпоративной карты по экономическому смыслу представляет собой трату подотчетных средств. Поэтому бухгалтеры используют счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной карты, поскольку счет 73 имеет иной смысл. На нем, как правило, отражаются разовые операции: заем работнику, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т.п.