Зачем работодателю ИНН работника? (Орлова Е.)

Идентификационный номер налогоплательщика - это персональный номер физического лица в налоговых органах РФ. Он нужен для учета сведений о налогооблагаемых доходах конкретного гражданина и учета уплачиваемых им налогов в качестве номера учетного дела этого гражданина. ИНН применяется исключительно в целях упорядочения учета налогоплательщиков внутри системы налоговых органов, а также служит только для ускорения обработки огромного потока информации в интересах соблюдения прав налогоплательщиков.

А в каких случаях и зачем он нужен работодателю? Надо ли ему представлять свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе, в котором указан ИНН? Давайте разберемся.

Что такое ИНН?

Пунктом 7 ст. 84 НК РФ установлено, что каждому налогоплательщику присваивается единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН).
При этом налогоплательщиками признаются в том числе физические лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ возложена обязанность уплачивать налоги (ч. 1 ст. 19 НК РФ). Для целей НК РФ физическим лицами являются граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства (п. 2 ст. 11 НК РФ).
ИНН присваивается при первичной постановке гражданина на учет в налоговом органе по месту жительства или (при его отсутствии) по месту пребывания. При отсутствии на территории РФ и места жительства, и места пребывания ИНН присваивается по месту нахождения недвижимости или транспортного средства на территории РФ (п. 7 ст. 84 НК РФ; п. 9 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@ (далее - Порядок N ММВ-7-6/435@)). Таким образом, каждый гражданин РФ или иностранный гражданин, который зарегистрирован в налоговом органе в качестве налогоплательщика, в соответствии и на основании Порядка, установленного Приказом Минфина России от 05.11.2009 N 114н "Об утверждении Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц - граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента" (далее - Порядок N 114н), имеет ИНН.
Факт постановки на учет подтверждается свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет, утвержденная Приказом ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@), в котором, в частности, указывается присвоенный физическому лицу ИНН.
На основе данных учета организаций и физических лиц в налоговых органах ФНС России ведет Единый государственный реестр налогоплательщиков (далее - ЕГРН), в который включаются, в частности, сведения об ИНН в целях упорядочения учета указанных лиц (п. 8 ст. 84 НК РФ).
ИНН по существу является номером записи о лице в ЕГРН и представляет собой цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева направо код налогового органа, который присвоил ИНН, порядковый номер и контрольное число.
ИНН физического лица состоит из 12 арабских цифр, из которых первые две представляют собой код субъекта РФ согласно ст. 65 Конституции РФ, следующие две - номер местной налоговой инспекции, следующие шесть - номер налоговой записи налогоплательщика и последние две - так называемые контрольные цифры для проверки правильности записи (пп. 2 п. 1 Порядка N ММВ-7-6/435@).
Присвоение гражданину ИНН по своей сути не является вторжением в частную жизнь гражданина. ИНН не содержит в себе информацию личного характера, касающуюся семейного положения, родственных и дружеских связей, а также других личных отношений конкретного физического лица (Письма Минфина России от 07.04.2014 N 03-01-11/15580, от 05.12.2012 N 03-01-11/6-350, от 19.11.2012 N 03-01-11/6-336).
ИНН, присвоенный физическому лицу (п. п. 9, 16, 17, 19 Порядка N ММВ-7-6/435@):
- не может быть повторно присвоен другому физическому лицу;
- не подлежит изменению, за исключением случаев внесения изменений в нормативные правовые акты РФ либо изменения его структуры, установленной Порядком;
- не изменяется при внесении изменений в сведения о месте жительства (месте пребывания) физического лица, содержащиеся в ЕГРН;
- сохраняется при снятии с учета физического лица по всем основаниям, предусмотренным НК РФ (за исключением случая его смерти).
Первоначально выданное налоговым органом физическому лицу свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (форма N 2-1-Учет) в случае изменения его места жительства замене не подлежит (п. п. 29, 35 Порядка N 114н).
Если физическое лицо изменяет Ф.И.О., пол, дату рождения, место рождения, а также если свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе утеряно, ему выдадут новое (при утрате - повторное) свидетельство (форму N 2-1-Учет) с указанием в нем присвоенного ранее такому физическому лицу ИНН (п. 36 Порядка N 114н).
ИНН не заменяет имя человека и подлежит использованию налоговыми органами наряду с другими сведениями о налогоплательщиках исключительно в целях учета организаций и физических лиц в налоговых органах и налогового контроля, а также для ускорения обработки огромного потока информации, содержащейся в информационных системах налоговых органов. ИНН не является информацией, входящей в перечень персональных данных. При постановке на учет в налоговых органах в состав сведений о налогоплательщиках - физических лицах включаются также их персональные данные: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; пол; адрес места жительства; данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность налогоплательщика; данные о гражданстве (п. 1 ст. 84 НК РФ, Письмо Минфина России от 23.12.2015 N 03-02-08/75666).
ИНН используется налоговым органом в качестве номера учетного дела физического лица (п. 12 Порядка N ММВ-7-6/435@).
Налоговый орган указывает ИНН физического лица во всех направляемых ему уведомлениях, а также в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе и в уведомлении о постановке на учет в налоговом органе (абз. 2 п. 7 ст. 84 НК РФ, п. 13 Порядка N ММВ-7-6/435@). При этом указание ИНН налоговыми органами в направляемых ими документах налогоплательщику не предусматривает замену имени человека номером, так как фамилия, имя и отчество также указываются в этих документах (Письмо Минфина России от 23.12.2015 N 03-02-08/75666).
Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вправе не указывать ИНН в представляемых в налоговые органы налоговых декларациях, заявлениях или иных документах, указывая при этом свои персональные данные, предусмотренные п. 1 ст. 84 НК РФ (абз. 5 п. 7 ст. 84 НК РФ, п. 14 Порядка N ММВ-7-6/435@). При этом отказ (нежелание) физического лица указывать ИНН в документах не означает его отсутствие.
Нормы абз. 5 п. 7 ст. 84 НК РФ, п. 14 Порядка N ММВ-7-6/435@ распространяются на случаи представления налогоплательщиками документов в налоговые органы (Письмо Минэкономразвития России от 24.05.2011 N д06-2610).

Пример. Утвержденный Приказом Минэкономразвития России от 15.02.2010 N 54 Порядок проведения открытых торгов в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве (далее - Порядок N 54), устанавливает требования к документам и сведениям для признания лица участником таких торгов (в частности, для регистрации на электронной площадке - указания сведений об ИНН). Обязанность соблюдения установленных Порядком N 54 требований распространяется на лиц, изъявивших желание участвовать в открытых торгах в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве.
При этом участие в открытых торгах в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве, является добровольным.
А положения абз. 5 п. 7 ст. 84 НК РФ распространяются на случаи представления налогоплательщиками документов в налоговые органы (Письмо Минэкономразвития России от 24.05.2011 N д06-2610).
Поэтому, если физическое лицо хочет принять участие в открытых торгах в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников, оно должно указать ИНН при заполнении необходимых документов.

ИНН, присвоенный физическому лицу, в случае необходимости подтверждается свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе или уведомлением о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет и форма N 2-3-Учет, утвержденные Приказом ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@), сведениями из ЕГРН, полученными в установленном порядке (п. 15 Порядка N ММВ-7-6/435@, п. 34 Порядка N 114н).
Сведения об ИНН гражданина РФ по его желанию могут быть внесены налоговым органом в паспорт гражданина РФ путем проставления отметки об ИНН на 18 странице бланка паспорта гражданина РФ (п. 5 Положения о паспорте гражданина РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828, пп. "а" п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 20.12.2006 N 779, п. 15 Порядка N ММВ-7-6/435@, Письмо ФНС России от 12.12.2014 N СА-4-14/25741@).
Наличие ИНН в паспорте гражданина существенно облегчит и упростит подтверждение соответствия сведений конкретному лицу, которое может быть востребовано при оформлении документов: договоров гражданско-правового характера, сделок с недвижимостью, а также при проверке достоверности информации о конкретном лице в целях обеспечения выполнения норм п. 3 ст. 17 и ст. 24 Конституции РФ, подтверждении через налоговые органы достоверности сведений о доходах при начислении пенсий.
Сведения об ИНН не относятся к налоговой тайне (пп. 2 п. 1 ст. 102 НК РФ).
Узнать ИНН физического лица можно с использованием онлайн-сервиса "Узнать свой/чужой ИНН" на сайте ФНС России (https://www.nalog.ru/) в разделе "Физические лица".

Самостоятельное получение работником свидетельства о постановке на учет

Постановка на налоговый учет физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, осуществляется самим налоговым органом независимо от наличия заявлений со стороны гражданина (ст. 83 НК РФ, п. 9 Порядка N ММВ-7-6/435@, п. п. 14, 16 Порядка N 114н). Например, постановка на учет осуществляется на основании сведений о регистрации по месту жительства физического лица, которые передаются в налоговую инспекцию органом, осуществляющим регистрационный учет согласно п. 3 ст. 85 НК РФ. Постановка на учет подтверждается свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет) (п. 34 Порядка N 114н).
Физическое лицо, состоящее на учете в налоговом органе по месту жительства на основании сведений, сообщенных органами, указанными в ст. 85 НК РФ, которое не получило свидетельство (форму N 2-1-Учет), вправе обратиться в соответствующий налоговый орган с целью получения такого свидетельства (п. 23 Порядка N 114н).
Кроме того, гражданин РФ, не состоящий на учете в налоговом органе по месту жительства, вправе обратиться в налоговый орган по своему месту жительства с заявлением о постановке на учет (п. 22 Порядка N 114н).
Таким образом, получение свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет) является правом гражданина, но не обязанностью.
Аналогичный порядок постановки на учет в российском налоговом органе предусмотрен и для иностранных граждан, работающих на территории РФ, зарегистрированных по месту жительства (поставленных на учет по месту пребывания в РФ, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортного средства (ст. 83 НК РФ, п. 3.2 Определения КС РФ от 30.09.2010 N 1244-О-О, п. п. 4, 7 Особенностей учета в налоговых органах физических лиц - иностранных граждан, не являющихся индивидуальными предпринимателями, утвержденных Приказом Минфина России от 21.10.2010 N 129н, далее - Особенностей учета N 129н). Налоговая инспекция ставит на учет иностранных граждан на основе сведений, которые получает, в частности, из ФМС России (п. 3 ст. 85 НК РФ).
Иностранный гражданин, не состоящий на учете в налоговом органе по месту жительства (месту пребывания), также вправе обратиться в налоговый орган по месту жительства (месту пребывания) с заявлением о постановке на учет в налоговом органе (п. 11 Особенностей учета N 129н). Постановка на учет иностранного гражданина подтверждается свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет) (п. 34 Особенностей учета N 129н).
Чтобы иностранному гражданину получить на руки свидетельство, в котором будет указан российский ИНН, ему следует подать в ИФНС по месту жительства (пребывания) ряд документов, список которых приведен (в зависимости от статуса иностранного гражданина) в п. п. 16 - 20 Особенностей учета N 129н.
Использовать иностранный номер налогоплательщика на территории России нельзя. Например, для граждан Республики Казахстан - это индивидуальный идентификационный номер (ИИН) - уникальный номер, формируемый для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде личного предпринимательства (пп. 3 п. 1 ст. 1 Закона Республики Казахстан от 12.01.2007 N 223-III "О национальных реестрах идентификационных номеров"); для граждан Республики Беларусь - идентификационный номер (ИН) (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 N 418-З "О регистре населения").

Множественность ИНН физических лиц

На практике иногда имеют место случаи множественности ИНН физических лиц в информационном ресурсе ЕГРН, когда одному физическому лицу налоговыми органами присваивается более одного ИНН либо один ИНН присваивается нескольким физическим лицам (п. 4 Временного порядка, утвержденного в Приложении N 2 к Приказу ФНС России от 16.12.2014 N ММВ-7-14/651@, Письма ФНС России от 22.05.2013 N ПА-4-6/9126@, от 02.06.2011 N ПА-4-6/8773@).
Налоговыми органами проводится работа по уточнению сведений ЕГРН в отношении конкретных физических лиц, в том числе проверка на множественность ИНН. Такая работа в случае наличия в информационном ресурсе ЕГРН у физического лица более одного ИНН регламентируется Методическими указаниями по работе налоговых органов с множественными ИНН физических лиц, а также процедуре снятия с учета физического лица в налоговом органе по причине ошибочной постановки на учет, направленными Письмом ФНС России от 20.09.2012 N ПА-5-6/1101дсп@. По результатам проводимой работы "множественные" ИНН выявляются и признаются недействительными.
Множественность ИНН у одного физического лица приводит к ошибкам в работе налоговых органов, не позволяет физическому лицу получить электронные государственные услуги, воспользоваться онлайн-сервисами ФНС России, а также приводит к ошибкам и предоставлению некорректных сведений об ИНН работников при сдаче налоговой и страховой отчетности организациями и, как следствие, к применению к последним штрафов.
В связи с этим особое значение приобретает принятие компаниями мер по актуализации информации об ИНН своих сотрудников.

Трудовое законодательство об ИНН

По общему правилу, установленному ч. 1 ст. 65 ТК РФ, свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет) не входит в перечень документов, которые нужно обязательно представить работодателю при заключении трудового договора. Обычный человек, не зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя, может вообще не иметь такого свидетельства, поскольку Налоговый кодекс РФ не обязывает его получать этот документ (п. 14 Порядка N ММВ-7-6/435@).
Свидетельство требуется в качестве дополнительного документа лишь в отдельных случаях, предусмотренных законом (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Например, при заключении служебного контракта с гражданским служащим, при поступлении на муниципальную службу (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", пп. 7 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").
Поэтому работодатель не имеет права:
- требовать представить свидетельство и по причине непредоставления (отсутствия) этого документа отказывать в заключении трудового договора (ст. 64 ТК РФ);
- обязывать получить свидетельство (при его отсутствии у кандидата) в качестве дополнительного условия приема на работу.
Тем более что, как сказано выше, получение свидетельства является правом, а не обязанностью физического лица. Этот документ работник может дополнительно представить по своему желанию.
Отсутствие свидетельства у человека не препятствует заключению с ним трудового договора и не влечет никаких санкций для него со стороны работодателя.
Кроме того, согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в числе необходимых сведений должен быть указан идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Таким образом, согласно ст. 57 ТК РФ указание в трудовом договоре ИНН является обязательным только в отношении самой организации-работодателя.
Несмотря на то что работник является плательщиком НДФЛ (п. 1 ст. 207 НК РФ), требование о наличии его ИНН в трудовом договоре нормативно-правовыми актами не предусмотрено.
При отсутствии у работника свидетельства работодатель не обязан оформлять его работнику, работники делают это самостоятельно.

Документы кадрового учета

По общему правилу для документов кадрового учета, а также первичной учетной документации по учету труда и его оплаты реквизит "ИНН" не является обязательным. Это нужно учитывать организации при самостоятельной разработке форм первичных учетных документов (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Если согласно локальным нормативным актам работодателя и бухгалтерской учетной политике организация использует унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, то ИНН работника указывается:
- в форме N Т-2 "Личная карточка работника" - в таблице заголовочной части. Но поскольку в перечне документов, установленных ст. 65 ТК РФ, отсутствует свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет), требовать его от работника кадровик не имеет права. Если работник не представит свидетельство, реквизит "ИНН" останется незаполненным;
- в форме N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" - в таблице заголовочной части. Здесь реквизит "ИНН" должен быть обязательно заполнен, поскольку свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе (форма N 2-1-Учет) нужно предъявлять при заключении служебного контракта с гражданским служащим, при поступлении на муниципальную службу (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", пп. 7 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

ИНН в справках 2-НДФЛ

Все организации должны ежегодно представлять в свою ИФНС справки по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Форма сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ), Порядок ее заполнения и Формат ее представления в электронной форме утверждены Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
Справка 2-НДФЛ с признаком "1" представляется по каждому физическому лицу, которому организация выплачивала доходы, кроме тех, кому были выплачены только доходы по договорам купли-продажи имущества и имущественных прав, по договорам, заключенным с физическим лицом как с индивидуальным предпринимателем; а также доходы в виде дивидендов (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228, п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2014 N 03-04-06/10185, ФНС России от 02.02.2015 N БС-4-11/1443@).
Справку 2-НДФЛ с признаком "2" надо представить на тех физических лиц, с доходов которых организация не смогла полностью удержать исчисленный НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ, разд. II Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ), утвержденного Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@). По таким физическим лицам необходимо также сдать справку 2-НДФЛ с признаком "1".
Справку 2-НДФЛ с признаком "2" надо сдать не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, а справку 2-НДФЛ с признаком "1" - не позднее 1 апреля (п. 7 ст. 6.1, п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Разделом IV Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ), утвержденного Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@, установлено, что:
- в поле "ИНН в Российской Федерации" указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, подтверждающий постановку данного физического лица на учет в налоговом органе РФ. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется (Письма ФНС России от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@, от 09.03.2016 N БС-3-11/959@, N БС-3-11/957@, N БС-4-11/3697@);
- в поле "ИНН в стране гражданства" указывается ИНН налогоплательщика (или его аналог) в стране гражданства для иностранных лиц при наличии информации у налогового агента.
С 01.01.2016 представление налоговым агентом налоговому органу справок по форме 2-НДФЛ, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждую представленную справку, содержащую недостоверные сведения (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, п. 8 ст. 1, ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2015 N 113-ФЗ).
В связи с этим ФНС России в Письмах от 18.12.2015 N БС-4-11/22203@, от 17.12.2015 N БС-4-11/22148@ рекомендует налоговым агентам в целях представления достоверных сведений в справках 2-НДФЛ в налоговый орган принять меры по актуализации персональных данных физических лиц - получателей дохода. Кроме того, ФНС считает целесообразным при наличии у налогоплательщика ИНН указывать его в соответствующем поле справки по форме 2-НДФЛ. Информация об ИНН физического лица может быть получена путем использования сервиса "Узнай свой ИНН" (https://service.nalog.nj/inn.do), размещенного на сайте ФНС России www.nalog.ru (Письмо ФНС России от 17.12.2015 N БС-4-11/22148@). При выявлении фактов представления документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе персональные данные физических лиц), производство по делу о предусмотренных НК РФ налоговых правонарушениях осуществляется в порядке, установленном ст. 101.4 НК РФ (Письмо ФНС России от 18.12.2015 N БС-4-11/22203@).
С целью исключения недостоверных сведений в справках 2-НДФЛ на этапе форматно-логического контроля этих документов в отношении реквизита "ИНН в Российской Федерации" проводится (Письма ФНС России от 11.02.2016 N БС-4-11/2224@, от 03.02.2016 N БС-4-11/1584@, от 27.01.2016 N БС-4-11/1068@, от 23.11.2015 N 11-2-06/0733@):
- проверка на наличие обязательности заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" при реквизите "Гражданство (код страны)", равном "643". Результатом данного контроля является формирование Протокола приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения налоговому агенту вида "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России". При этом ИФНС примет справку 2-НДФЛ, даже если в ней не заполнен ИНН физического лица (при отсутствии других нарушений);
- проверка структуры заполненного поля "ИНН в Российской Федерации" на разрядность и корректность контрольного числа ИНН (в том числе на заполнение данных произвольными техническими значениями, начинающимися с 0000000000, 1234567890 и т.п.);
- проверено отсутствие в поле "ИНН в Российской Федерации" значений из перечня "00", "90", "93", "94", "95", "96", "97", "98" в двух первых разрядах.
Представление сведений о доходах физического лица с указанием некорректного ИНН (присвоенного иному физическому лицу) является представлением налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, и образует состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена п. 1 ст. 126.1 НК РФ (Письма Минфина России от 30.06.2016 N 03-04-06/38424, ФНС России от 09.03.2016 N N БС-3-11/959@, БС-3-11/957@, БС-4-11/3697@, от 12.02.2016 N БС-4-11/2303@, от 11.02.2016 N БС-4-11/2224@). Штраф составляет 500 руб. за каждую справку 2-НДФЛ, содержащую недостоверные сведения.
При этом согласно п. 2 ст. 126.1 НК РФ установлено, что налоговый агент освобождается от ответственности, предусмотренной ст. 126.1 НК РФ, в том случае, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены налоговому органу уточненные документы до момента, когда налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений (Письмо Минфина России от 30.06.2016 N 03-04-06/38424). Ретроспектива позиции контролирующих органов в отношении применения к налоговым агентам ответственности за указание в справках 2-НДФЛ некорректных ИНН приведена в таблице.

Таблица

Учитывая приведенные выше разъяснения контролирующих органов, отказов в приеме справок 2-НДФЛ без указания в них ИНН быть не должно, такие справки 2-НДФЛ пройдут форматно-логический контроль (Письма ФНС России от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@, от 12.02.2016 N БС-4-11/2303@, от 11.02.2016 N БС-4-11/2224@, от 02.02.2016 N БС-3-11/358@, от 02.02.2016 N БС-3-11/360@, от 27.01.2016 N БС-4-11/1068@). Тем не менее при выявлении недостоверных сведений в справках 2-НДФЛ налоговый агент может быть оштрафован по п. 1 ст. 126.1 НК РФ. С 01.01.2016 справки 2-НДФЛ надо представлять в ИФНС в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, если численность физических лиц, получивших от организации доходы в периоде, за который представляются справки 2-НДФЛ, составляет 25 и более человек (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС России от 05.11.2015 N БС-4-11/19263).
В связи с этим многие разработчики программного обеспечения настроили свои системы для отправки справок 2-НДФЛ через спецоператора электронного документооборота так, что те просто не позволяют отправить справки, в которых не указан ИНН. Поскольку проверке корректности заполнения реквизита "ИНН в Российской Федерации" в справках 2-НДФЛ на этапе форматно-логического контроля налоговые органы уделяют особое внимание, рекомендуем работодателям во избежание налоговых штрафов не усложнять отношения со своей налоговой инспекцией, принять меры, направленные на уточнение информации об ИНН работников.
Например, можно в информационном письме обратиться к работникам с просьбой представить свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе, в котором указан их ИНН, объяснив это необходимостью корректного заполнения справок 2-НДФЛ. Лояльные работники вряд ли откажутся пойти навстречу работодателю в такой ситуации и помогут работодателю избежать проблем, связанных с отсутствием ИНН работников.
Более того, информация об ИНН работников также необходима для формирования новой ежемесячной отчетности в ПФР.

ИНН в новой ежемесячной отчетности в ПФР

В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (в ред. пп. "а" п. 2 ст. 2, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2015 N 385-ФЗ) страхователь ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о страховых взносах начисляются страховые взносы) следующие сведения:
1) страховой номер индивидуального лицевого счета;
2) фамилию, имя и отчество;
3) идентификационный номер налогоплательщика.
Таким образом, с указанной даты организации (помимо привычного ежеквартального представления сведений персонифицированного учета в составе расчета по форме РСВ-1 ПФР) должны представлять в ПФР новую ежемесячную отчетность - форму СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утвержденную Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах" (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Электронные форматы СЗВ-М утверждены Распоряжением Правления ПФР от 25.02.2016 N 70р.
Отчет по форме СЗВ-М также относится к сведениям персонифицированного учета (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.01.1996 N 27-ФЗ).
При заполнении разд. 4 формы СЗВ-М работодателям нужно указывать:
- фамилию, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) застрахованного лица;
- ИНН, который заполняется при наличии у страхователя (работодателя) данных об ИНН физического лица).
В пп. 3 п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (в ред. ст. 1 Федерального закона от 01.05.2016 N 136-ФЗ) прямо указано, что в форме СЗВ-М указывается ИНН налогоплательщика при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица.
Порядок заполнения формы (форматы) СЗВ-М отдельно не приводится ни в Постановлении Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п, ни в Распоряжении Правления ПФР от 25.02.2016 N 70р. Из информации, приведенной непосредственно в разд. 4 формы СЗВ-М, следует, что ИНН указывается только в том случае, если страхователю известен этот номер. То есть при отсутствии ИНН форма СЗВ-М должна быть принята региональным отделением ПФР.
За нарушение сроков подачи формы СЗВ-М и/или представление недостоверных сведений в такой отчетности предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 3 ст. 2, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2015 N 385-ФЗ).
Учитывая, что представление работником свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе упростит сдачу налоговой и страховой отчетности, ускорит представление работодателем работнику имущественных и социальных налоговых вычетов по НДФЛ, работодатель может (в том числе при приеме на работу) только предложить (а не потребовать, за исключением случаев, установленных законом) представить этот документ.
И если работники представят такие свидетельства, работодателю целесообразно изготовить и хранить у себя их копии, несмотря на то что трудовое законодательство не обязывает работодателя это делать.