Последние новости:

Все статьи Иные вопросы Электронное хранение документов в организации (Мухина М.С.)

Ситуация: В связи с большим объемом архивирования документов общество планирует частично хранить на электронных носителях: лицевые счета; карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов; регистры налогового учета по НДФЛ; форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в ФФОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР). 

Вопросы: Можно ли хранить в электронном виде названные документы? Какие документы нельзя хранить в электронном виде? На каких электронных носителях можно хранить документы? Какой вид электронной подписи надо применять при оформлении первичных учетных документов? Каков срок хранения документов в электронном виде? 

Ответ: В соответствии с действующим законодательством в электронном виде могут храниться документы, которые изначально составлены в электронной форме. Данный вывод подтверждается следующим. 

О составлении документов в электронном виде (электронных документов) 

Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

По смыслу п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ различают простую и усиленную электронную подпись (неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись).

В силу ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Если согласно федеральным законам, принимаемым в соответствии с ними нормативным правовым актам или обычаю делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Таким образом, электронный документ может быть составлен при соблюдении следующих условий:

- наличия электронной подписи соответствующего уровня;

- отсутствия законодательного требования об обязательном составлении документа исключительно на бумажном носителе;

- установления такой возможности законодательством, соглашением сторон. 

О хранении документов в электронном виде 

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).

Согласно ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Вместе с тем непосредственно порядок хранения документов в электронном виде данным Законом не предусмотрен.

В настоящее время такой порядок установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Правила работы архивов).

Отметим, что в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105; далее - Положение N 105), применяющемся в части, не противоречащей действующему законодательству, нормы, касающиеся хранения документов в электронном виде, отсутствуют, поскольку в период принятия данного Положения электронный документооборот не существовал.

Во введении к Правилам работы архивов указано, что эти Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Следовательно, для общества данный акт носит рекомендательный характер.

Согласно п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- архив управленческой документации;

- научно-технический архив;

- аудиовизуальный архив;

- архив документации на электронных носителях.

В п. 1.3.4 Правил работы архивов указано, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Правилами работы архивов установлены этапы подготовки по передаче в архив документов бухгалтерского учета в электронном виде (п. 2.3.5), порядок определения места хранения электронных документов (п. 4.4.2.4), обязательные условия архивного хранения электронных документов (п. 4.4.2.5).

Следовательно, запрет на хранение электронных документов в Правилах работы архивов отсутствует, напротив, хранение таких документов допускается и регламентировано.

Также Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила организации хранения документов).

Правила организации хранения документов также содержат положения о порядке хранения электронных документов (п. п. 2.30 - 2.39).

Вместе с тем данный нормативный акт не конкретизирует круг субъектов, на которые распространяются его положения.

Согласно п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015 "О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков" до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) и Правила организации хранения документов.

Минфин России в Письме от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273, отвечая на вопрос о сроке хранения документов в целях налогового и бухгалтерского учета, также отметил, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Таким образом, в настоящее время законодательством разрешается хранение электронных документов. При этом в законодательстве отсутствуют положения, обязывающие организацию дублировать хранение электронных документов в виде копий на бумажных носителях.

Рассмотрим, могут ли храниться электронные документы, перечисленные в описанной ситуации, без дублирования на бумажных носителях. 

Лицевые счета 

Унифицированная форма лицевого счета N Т-54 утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Исходя из п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в учете, включая виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами независимо от вида экономической деятельности. Федеральные стандарты относятся к документам в области регулирования бухгалтерского учета и являются обязательными к применению, если только иное не предусмотрено самими этими стандартами (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 21 Закона N 402-ФЗ).

На сегодня федеральный стандарт, содержащий требования о том, какие виды электронных подписей могут использоваться при составлении первичного учетного документа в виде электронного документа, не принят.

Поэтому, как отмечено в Письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. N ЕД-4-15/19671 "Об использовании самостоятельно разработанных форматов документов", до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой из видов электронной подписи.

Авторы не выявили требований законодательства, устанавливающих обязанность оформления лицевых счетов исключительно на бумажных носителях. Следовательно, данный первичный документ может быть составлен в электронном виде с использованием электронной подписи любого вида.

Также лицевые счета, будучи электронными документами, могут храниться в электронном виде без дублирования в виде копий на бумажных носителях. 

Регистры налогового учета по НДФЛ 

Согласно п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Составление налоговых регистров по НДФЛ в электронном виде с проставлением электронной подписи является допустимым, поскольку в налоговом законодательстве отсутствует указание на обязанность их оформления исключительно на бумажном носителе. Соответственно, хранение данных электронных документов без дублирования в виде копий на бумажных носителях также допустимо.

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ определено, что истребуемые документы могут быть представлены налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. ФНС России Приказом от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ утвердила соответствующий Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - Порядок N ММВ-7-2/168@), положения которого распространяются и на налоговых агентов (п. 3).

Пунктом 20 Порядка N ММВ-7-2/168@ установлено, что истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого требования о представлении документов, подписывается электронной цифровой подписью налогоплательщика и направляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа.

Таким образом, налоговые регистры по НДФЛ могут быть представлены налоговому органу как в электронном виде, так и в виде копий на бумажных носителях (например, в случае отсутствия у налогового органа технической возможности для получения электронных документов).

Поскольку в законодательстве не указан вид электронной цифровой подписи, которой должны заверяться налоговые регистры по НДФЛ, полагаем, что они могут быть заверены электронной цифровой подписью любого вида.

Данный вывод подтверждается арбитражной практикой. Так, Восьмой ААС в Постановлении от 24 июня 2008 г. по делу N А46-10902/2007 указал, что налоговый агент имел право вести и хранить налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ в электронном виде, но в установленный в требовании о представлении документов для проведения выездной налоговой проверки срок обязан был обеспечить их вывод на бумажный носитель и представить налоговому органу. 

Форма РСВ-1 ПФР 

В соответствии с ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) плательщики страховых взносов обязаны представлять в орган контроля за уплатой страховых взносов расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, по форме РСВ-1 ПФР.

Форма РСВ-1 ПФР утверждена Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п "Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, и Порядка ее заполнения".

Согласно ч. 10 ст. 15 Закона N 212-ФЗ плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, в орган контроля за уплатой страховых взносов по форматам и в порядке, которые установлены органом контроля за уплатой страховых взносов, в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.

Расчет принимается в органах контроля за уплатой страховых взносов по Формату, установленному Постановлением Правления ПФР от 2 июля 2015 г. N 243п.

Таким образом, по нашему мнению, хранение в электронном виде без дублирования в виде копий на бумажных носителях возможно при условии составления расчета по форме РСВ-1 ПФР по установленному Формату с проставлением усиленной квалифицированной подписи. 

Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов 

Согласно ч. 6 ст. 15 Закона N 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. Специальная форма ведения такого учета Законом N 212-ФЗ не установлена.

Данная форма рекомендована Письмом ПФР, ФСС РФ от 9 декабря 2014 г. N АД-30-26/16030/17-03-10/08/47380 "О карточке учета взносов": "В рамках совершенствования и унификации ведения плательщиками страховых взносов учета объектов обложения страховыми взносами и начислений страховых взносов, предусмотренного частью 6 статьи 15 и пунктом 2 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", организовать работу по информированию плательщиков о возможности ведения данного учета по прилагаемой карточке".

Обратите внимание: данная форма носит рекомендательный характер. Общество может применять ее, при необходимости дополнив нужными графами, либо разработать форму такого расчета самостоятельно.

Данная позиция поддерживается контролирующими органами (см., например, Письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. N 286-19 "Страховые взносы: выплаты гражданам без трудовых и гражданско-правовых договоров").

Соответственно, на наш взгляд, в данном случае составление и хранение карточки индивидуального учета в виде электронного документа без дублирования на бумажном носителе допустимы.

Поскольку в законодательстве не указан вид электронной цифровой подписи, которой должны заверяться карточки индивидуального учета, полагаем, что они могут быть заверены электронной цифровой подписью любого вида. 

Документы, хранение которых в электронном виде недопустимо 

Ранее был сделан вывод о том, что все перечисленные в рассматриваемой ситуации документы могут быть составлены в электронном виде и, соответственно, могут храниться в исходном состоянии (т.е. в виде электронного документа). Законодательство не обязывает общество создавать копии данных документов на бумажном носителе для целей хранения. Копии на бумажных носителях могут создаваться по мере надобности, чтобы представить их государственным органам, аудиторам, иным лицам.

Обратите внимание: недопустимо хранение только в электронном виде тех документов, которые в силу законодательства, принятой в обществе практики, отношений с контрагентами и по иным причинам изначально составлены на бумажном носителе. В этом случае электронный документ будет электронной копией оригинала документа, созданного на бумажном носителе. 

Об электронных носителях хранения информации 

Ни законодательство, ни Правила организации хранения документов не устанавливают ограничений в применении того или иного вида материального носителя электронной информации. Указанными Правилами в отношении хранения электронных документов установлены следующие требования материально-технического обеспечения архива информации в электронном виде (п. п. 2.30, 2.32):

- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

- в целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы;

- электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов (на бумажных носителях).

Таким образом, электронные документы могут храниться на любом накопительном устройстве (компьютерном жестком диске, USB-накопителе, дисковом массиве и т.д.). Однако при этом должны соблюдаться указанные требования об обеспечении безопасности электронных документов, о наличии возможности для вывода информации с электронных носителей, об обеспечении контроля за физическим и техническим состоянием электронных носителей и др.

В связи с этим полагаем, что для соблюдения указанных требований архив электронных документов общества должен размещаться на материальных носителях, находящихся во владении и распоряжении общества. Хранение документов на материальных носителях других организаций (арендованных серверах, "облачных" хранилищах и др.) повлечет за собой нарушение правил хранения электронных документов. 

О сроках хранения документов в электронном виде 

Законодательство не устанавливает специальных сроков хранения для электронных документов. Следовательно, сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения, установленным для документов на бумажных носителях.

Согласно ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ, - в течение четырех лет.

Согласно п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. 

Вернуться на предыдущую страницу