Требовать ли свидетельство об ИНН при приеме на работу (Елина Л.А.)

Данные об ИНН работников надо указывать в персонифицированной отчетности и в отчетности по НДФЛ. За их неверное указание организацию могут оштрафовать. В связи с этим компании при приеме на работу новых сотрудников требуют у них актуальное свидетельство о присвоении ИНН (о постановке на налоговый учет). Но это незаконно.

Перечень документов, необходимых для устройства на работу, небесконечный

В Трудовом кодексе установлен закрытый перечень документов, которые надо предъявить работодателю при приеме на работу <1>. К ним относятся:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или на условиях совместительства);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании - при поступлении на работу, требующую специальных знаний.
В отдельных случаях по законодательству требуется предъявление дополнительных документов. Однако свидетельство о присвоении ИНН в общем случае не входит в перечень ни основных, ни дополнительных обязательных документов. Это свидетельство работник должен представлять только при поступлении на государственную гражданскую службу для заключения служебного контракта <2>.
Поэтому нельзя ни требовать предъявления свидетельства о присвоении ИНН при приеме на работу, ни отказать в приеме на работу по причине отсутствия такого свидетельства <3>.
--------------------------------
<1> Статья 65 ТК РФ.
<2> Подпункт 6 п. 2 ст. 26 Закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ.
<3> Часть 3 ст. 65 ТК РФ.

ИНН-свидетельство на старую фамилию действительно

Иногда при приеме на работу человек представляет свидетельство о присвоении ИНН, где указана его прежняя фамилия. К примеру, женщина вышла замуж и сменила фамилию. Конечно, соответствие прежней фамилии настоящей легко подтвердить свидетельством о браке. Однако поскольку фирме придется указывать ИНН работницы в отчетности, надо, чтобы он соответствовал именно ее новой фамилии. Что делать?
Во-первых, уже ясно, что организация не может отказать в приеме на работу из-за того, что в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия. Ведь, как мы уже разобрались, свидетельство можно было вообще не приносить <1>.
Во-вторых, надо понимать, что такое свидетельство - действующее. Ведь недействительным оно может быть признано лишь в двух случаях <4>:
(или) выдано новое свидетельство;
(или) указанный в свидетельстве ИНН признан недействительным.

Примечание
Серии и номера свидетельств, признанных недействительными, размещаются на сайтах региональных управлений ФНС.

Внимание! Если в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия соискателя, это не повод для того, чтобы считать такое свидетельство недействительным.

В-третьих, организация не должна требовать от работницы получения нового свидетельства о присвоении ИНН. Конечно, по собственному желанию при смене фамилии каждый гражданин может получить новое ИНН-свидетельство - для этого нужно подать в инспекцию по месту жительства новое заявление о постановке на учет <5>. Сделать это можно и через личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru.
Однако ни в НК, ни в Порядке присвоения ИНН нет обязательного требования об обращении в налоговые органы за оформлением свидетельства на новую фамилию <6>. Не предусматривает этого и действующая форма свидетельства о постановке физлица на налоговый учет <7>.
В-четвертых, смена фамилии изменения самого ИНН не влечет <8>. Так что даже если работница обратится за новым свидетельством, то номер ИНН в нем будет указан прежний.
О смене фамилии граждан налоговики должны оперативно узнавать от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам о регистрации брака в течение 10 рабочих дней <9>. А органы внутренних дел должны в течение 5 рабочих дней сообщить в инспекцию о выдаче нового паспорта <10>. Получив такие сведения, налоговый орган должен внести в свою базу изменения и привязать ИНН работницы к ее новой фамилии.
--------------------------------
<4> Пункт 37 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.11.2009 N 114н.
<5> Пункт 36 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 05.11.2009 N 114н.
<6> Статья 23 НК РФ; Порядок, утв. Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@.
<7> Форма N 2-1-Учет, утв. Приказом ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@.
<8> Пункт 16 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@.
<9> Пункт 3 ст. 84, п. 3 ст. 85 НК РФ.
<10> Пункт 3 ст. 84, п. п. 3, 8 ст. 85 НК РФ.

Разбираемся с указанием ИНН в отчетности

Указание ИНН предусмотрено при заполнении справки 2-НДФЛ и формы СЗВ-М. Однако это необязательный реквизит <11>. Поэтому безопаснее вообще его не указывать, если вы не знаете ИНН работника либо сомневаетесь в его правильности.
Проверить, учтена ли в реестре налоговиков смена фамилии работника, можно, к примеру:
- с помощью сервиса "Узнай свой/чужой ИНН" на сайте ФНС России (https://service.nalog.ru/inn.do);
- попросив у работника распечатку начальной страницы из личного кабинета налогоплательщика на сайте nalog.ru.

* * *

Учтите, что если вы в форме 2-НДФЛ укажете ошибочный ИНН, старую фамилию работника или другие неактуальные персональные данные, вашу организацию могут оштрафовать - 500 руб. за каждую справку с недостоверными данными <12>.
Такой же штраф - 500 руб. за ошибку в одном ИНН - грозит организации при представлении СЗВ-М <13>.
--------------------------------
<11> Пункты 2.2, 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; Письма ФНС России от 16.02.2016 N БС-3-11/590@, от 02.02.2016 N БС-3-11/360@.
<12> Пункт 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515, от 16.02.2016 N БС-3-11/590@.
<13> Статья 17 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.