Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы (Елина Л.А.)

Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так.

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте <1>. В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание! При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле "Назначение платежа", что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих дней <2>:
- или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- или со дня возвращения из командировки;
- или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.
Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки <3>. А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.
Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание! Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммам <4>.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника <5>. Для этого нужно <6>:
- не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;
- ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка
Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки <7>.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.
--------------------------------
<1> Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288.
<2> Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
<3> Пункт 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
<4> Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
<5> Статья 137 ТК РФ.
<6> Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0.
<7> Статья 138 ТК РФ.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм
Стельмах Николай Николаевич, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса
- До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгоду <8>. Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.
Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:
- надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньги <9>;
- определяется по правилам гражданского, а не трудового законодательства и равен 3 годам (а не 1 году) <10>.
Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налога <11>.
Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давности <12>.
--------------------------------
<8> Статья 41 НК РФ.
<9> Пункт 1 ст. 210 НК РФ.
<10> Статья 196 ГК РФ; ст. 392 ТК РФ; Письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, от 08.08.2012 N 03-03-07/37; Постановление 12 ААС от 26.02.2010 N А57-3405/2009.
<11> Пункт 2 Приказа ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
<12> Пункт 5 ст. 226 НК РФ.

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.
Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона N 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносы <13>.

Справка
Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, - это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврату <14>.
Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй - его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация - требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штраф <15>. И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньги <16>.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги
Котова Любовь Алексеевна, действительный государственный советник РФ 3 класса
- В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.
Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник <17>:
- или вернет деньги;
- или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

* * *

В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом. И следовательно, должны облагаться:
- НДФЛ;
- страховыми взносами.
--------------------------------
<13> Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250; Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609.
<14> Постановление 19 ААС от 05.04.2016 N 19АП-6638/2015.
<15> Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12, от 05.03.2013 N 13510/12; Письмо ФНС России от 24.12.2013 N СА-4-7/23263.
<16> Постановление АС СЗО от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016.
<17> Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5); Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609.