Оформление товарной накладной N ТОРГ-12 (Буланцов М.)

Рассмотрим такую ситуацию. При оформлении товарной накладной по форме N ТОРГ-12 в графах "Отпуск груза разрешил", "Главный (старший) бухгалтер", "Отпуск груза произвел" сотрудники подписывают товарную накладную на основании доверенностей, подписанных генеральным директором организации.

Разберем, является ли нарушением подписание товарной накладной по форме N ТОРГ-12 по доверенности или необходимо издавать приказ и в накладной указывать, что сотрудник действует на основании приказа.

В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества - его руководитель (п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ, подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Как вытекает из п. 1 ст. 182 ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из п. 1 ст. 182 и ст. 402 ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ, не является исчерпывающим (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).

То есть всем иным лицам, кроме руководителя, действующим от имени организации, требуется доверенность для подтверждения их полномочий, за исключением случаев, когда соответствующие полномочия явствуют из обстановки, в которой участвует представитель организации.

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. От имени юридического лица доверенность выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В случае если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком (иным материально ответственным лицом), приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи). О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в Постановлениях Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/2015, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N 13АП-22097/2015, Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/2015 по делу N А19-5697/2014.

В Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или доверенностью.

Кстати, и в отношении счета-фактуры п. 6 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что этот документ подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товарных накладных формы N ТОРГ-12 реквизиты приказов и других внутренних документов организации. Такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Как сказано в Постановлениях Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/2016, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть определены руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Однако из текста вопроса следует, что в приведенном случае организация использует унифицированную форму N ТОРГ-12.

Если организация использует при отгрузке товара унифицированную форму N ТОРГ-12 и при этом не исключила из нее никаких реквизитов, изначально включенных в эту форму, то при передаче накладной покупателю должны быть заполнены все имеющиеся реквизиты, в том числе проставлены подписи (с расшифровкой) и наименование должностей всех предусмотренных этой формой лиц (главного бухгалтера, лица, разрешившего отпуск груза, лица, которое произвело отпуск груза). В то же время незаполнение поставщиком дополнительных реквизитов в документе на отгрузку не влечет за собой каких-либо отрицательных последствий для покупателя, в частности негативных налоговых последствий. Первичный учетный документ с незаполненными реквизитами, которые не упоминаются в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, по своей сути не перестает отвечать требованиям Закона N 402-ФЗ.

Более того, оформлять доверенность, подтверждающую полномочия работника, выполняющего свои должностные обязанности либо распоряжения руководства для реализации обычной трудовой функции непосредственно на территории организации, не обязательно.

Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание п. 1 ст. 182 ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется (см., например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 03.08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 (Определением ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (Определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010).

Как указано в п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей или основывались на доверенности либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ). Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ст. 182 ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N 09АП-4524/2016, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/2016). Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, поставки товара не опровергает (Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.04.2016 N 17АП-3514/2016-ГК, Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/2016, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N 11АП-12963/2016, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/2016-ГК).

В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и приводить реквизиты доверенности в накладной формы N ТОРГ-12. Например, в Постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.

Подтвердить сказанное также можно таким аргументом. Так, Приказом ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ принят рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, согласно приложению N 1 к этому Приказу (далее - Формат). Формат описывает требования к xml-файлам (файлам обмена) передачи по телекоммуникационным каналам связи электронного первичного учетного документа (товарная накладная (ТОРГ-12)). В таблице 9.7 в отношении элемента "Сведения по доверенности" указан признак обязательности элемента "Н". Исходя из п. 7 Приложения N 1 Формата признак обязательности элемента определяет обязательность присутствия элемента в файле обмена. Признак обязательности элемента может принимать следующие значения: "О" - наличие элемента в файле обмена обязательно; "Н" - присутствие элемента в файле обмена необязательно, т.е. элемент может отсутствовать.

Значит, указание реквизитов доверенности в ТОРГ-12 не является обязательным. О каких-либо ссылках на обязательность наличия сведений о приказе, подтверждающем полномочия подписавших, в Формате ничего не сказано.

Заметим, что приведенная выше судебная практика и мнение налоговых органов в основном представлены по ситуации, когда факт поставки товаров поставщиком оспаривался из-за возможного отсутствия необходимых полномочий со стороны физических лиц - представителей покупателя. Тем не менее высказанная правовая позиция применима в отношении подписания товарной накладной как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Из сказанного можно сделать такие выводы:

1. Руководитель организации имеет право предоставить сотруднику право подписи товарных накладных (и других первичных документов) как с помощью внутренних документов организации (трудового договора, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи), так и путем выдачи сотруднику доверенности.

2. В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товарных накладных формы N ТОРГ-12 реквизиты приказов и других внутренних документов организации.

3. Организация может приводить реквизиты доверенностей в накладных формы N ТОРГ-12, однако это не является обязательным.