Выдача справок в последний день работы (Иоффе Л.)

При прекращении трудового договора с увольняющимся сотрудником у работодателя в соответствии с законодательством РФ возникает ряд обязанностей.
Так, статья 84.1 ТК РФ, которой определен общий порядок оформления прекращения трудового договора, обязывает работодателя, в частности, выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, если тот обратился с соответствующим письменным заявлением.
Днем прекращения трудового договора согласно части 3 статьи 84.1 ТК РФ является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним согласно ТК РФ или иному федеральному закону сохранялось место работы (должность).
В перечне обязанностей страхователя, приведенном в пункте 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", значится в том числе и выдача застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) справки (подп. 3):
- о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в Фонд социального страхования РФ в соответствии с Федеральным законом от 14.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (за период по 31 декабря 2016 года включительно) и (или) в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (начиная с 1 января 2017 года);
- и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись.
Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", которой определен порядок представления сведений о страховых взносах и страховом стаже в территориальный орган ПФР, обязывает страхователя в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" начисляются страховые взносы, передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 - 2.3 статьи 11 Закона N 27-ФЗ.
Как видим, некоторые справки выдаются обязательно, другие же - по запросу работника.

Обязательные

- справка о сумме заработка за последние два года для ФСС России

Размер страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в частности:
- пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью;
- пособия по беременности и родам;
- ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им полутора лет, -
рассчитывается исходя из среднего заработка застрахованного лица (п. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).
В общем случае средний заработок определяется исходя из выплат в пользу физического лица, полученных им за два календарных года, предшествующие наступлению страхового случая, на которые начислялись страховые взносы в ФСС России в соответствии с упомянутым Законом N 212-ФЗ (за период по 31 декабря 2016 года включительно) и (или) в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах (начиная с 1 января 2017 года). При исчислении при этом учитываются в том числе и выплаты, начисленные за указанный период иными работодателями, если сотрудник был принят на работу после начала указанного периода.
Исходя из этого во многих случаях для расчета размера пособия работнику потребуются сведения о выплатах, начисленных ему работодателями, у которых он трудился ранее. В связи с этим законодателем установлена вышеприведенная обязанность работодателя по выдаче работникам в день увольнения (или по их письменному заявлению) справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, а также за текущий календарный год.
Форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись, и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.
Выдача справки осуществляется в день прекращения работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение времени выполнения которой физическое лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
При невозможности вручения справки непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.
После прекращения работы (службы, иной деятельности) справка выдается по письменному заявлению бывшего работника не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Заявление может подаваться застрахованным лицом лично либо через его законного представителя (доверенное лицо) или направляться по почте.
Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.
Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой) при ее наличии.
В случае отсутствия печати к справке работодатель должен приложить заверенные в установленном порядке копии:
- документа (документов), подтверждающего (подтверждающих) полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени юридического лица без доверенности;
- доверенности на подписание справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
- документа, удостоверяющего личность физического лица.
При отсутствии печати у индивидуального предпринимателя ему к выдаваемой справке надлежит приложить заверенную копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

- сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах

Как было сказано выше, абзацем 2 пункта 4 статьи 11 Закона N 27-ФЗ установлена обязанность работодателя по выдаче сотруднику в день его увольнения сведений, указанных в пунктах 2 - 2.3 статьи 11 Закона N 27-ФЗ. Норма пункта 4 с 1 января 2017 года изложена в новой редакции (подп. "ж" п. 4 ст. 2 Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование").
До конца же прошлого года рассматриваемая норма предписывала страхователю в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начислялись страховые взносы, передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 - 2.2 статьи 11 Закона N 27-ФЗ.
Пункт 2 статьи 11 Закона N 27-ФЗ в прежней редакции обязывал страхователя представлять о каждом работающем у него застрахованном лице сведения ежеквартально в составе расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР (форма РСВ-1 ПФР, утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2015 N 2п). Требуемая информация приводилась в разделе 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета.
В настоящее время аналогичная норма приведена в пункте 2.3 статьи 11 Закона N 27-ФЗ. Согласно ей в составе расчета по страховым взносам в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах (форма расчета по страховым взносам утв. Приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@) страхователь должен представлять в территориальный орган ПФР о каждом работающем у него застрахованном лице сведения:
- о сумме заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
- и сумме начисленных страховых взносов.
Данная информация приводится в разделе 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета.
Указанный раздел заполняется плательщиками на всех застрахованных лиц за последние три месяца расчетного (отчетного) периода, в том числе в пользу которых в отчетном периоде начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа (п. 22.1 порядка заполнения расчета, утв. приведенным Приказом ФНС России N ММВ-7-11/551@).
Пункт 2.2 статьи 11 Закона N 27-ФЗ предписывает страхователю ежемесячно представлять данные о каждом работающем у него застрахованном лице. Для этого используется форма "Сведения о застрахованных лицах" (форма СЗВ-М) (утв. Постановлением правления ПФР от 01.02.2016 N 83п).
В обязанность страхователя, осуществляющего перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", согласно пункту 2.1 статьи 11 Закона N 27-ФЗ входит представление реестров застрахованных лиц (форма ДСВ-3, утв. Постановлением правления ПФР от 09.06.2016 N 482п).
Страхователь в соответствии с действующей с начала текущего года редакцией пункта 2 статьи 11 Закона N 27-ФЗ (подп. "в" п. 4 ст. 2 Закона N 250-ФЗ) должен ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, представлять в территориальный орган ПФР о каждом работающем у него застрахованном лице сведения по персонифицированному учету в части его страхового стажа.
Исходя из этого увольняемому работнику в последний день его работы работодатель должен выдать:
- копии раздела 3 расчета по страховым взносам в части его за отчетные периоды календарного года;
- выписки из представленных в территориальный орган форм СЗВ-М за отчетные периоды текущего года;
- выписки из реестров застрахованных лиц (форма ДСВ-3) в части перечисленных сумм дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, удерживаемых из заработка работника, а также сумм уплаченных взносов работодателя.
При передаче сведений работнику необходимо заручиться у него письменным подтверждением получения этих сведений. Однако, в какой форме это должно быть сделано, Закон N 27-ФЗ не уточняет. Так что работодатель вправе использовать для этого применяемый им документ по учету выданных справок.
Отметим, что до конца прошлого года копии сведений о каждом застрахованном лице, предусмотренные пунктами 2 - 2.2 статьи 11 Закона N 27-ФЗ, страхователю предписывалось передавать застрахованному лицу в сроки их подачи в территориальный орган ПФР. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н) обязывала страхователя передавать копии сведений, представленных в территориальный орган ПФР для включения в лицевой счет застрахованного лица, застрахованному лицу в недельный срок с даты приема сведений территориальным органом фонда (п. 33).

По запросу

- справка о среднем заработке

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима будет бывшему работнику в том случае, если после увольнения он не может трудоустроиться. В таком случае уволенный работник имеет право встать на учет в центре занятости, представив необходимые документы, указанные в пункте 2 статьи 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации".
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы включена в пакет документов, подаваемый в государственное учреждение службы занятости для постановки на регистрационный учет:
- гражданина в целях поиска подходящей работы (подп. "в" п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, утв. Постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891);
- безработных граждан (подп. "г" п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 891).
Справка о среднем заработке не названа среди обязательных документов, выдаваемых работнику в день увольнения. Для ее получения работнику необходимо подать заявление. Причем он может обратиться за данной справкой уже после увольнения. Указанная справка необходима для определения размера пособия по безработице.
О том, что форма справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, а также порядок ее выдачи нормативными правовыми актами РФ не утверждены, Роструд сообщил в письме от 08.11.2010 N 3281-6-2. В связи с этим работодатель, по мнению чиновников, мог выдать указанную справку в произвольной форме с указанием общепринятых для документов организации (работодателя) реквизитов и сведений о среднем заработке, рассчитанном в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости (утв. Постановлением Минтруда России от 12.08.2003 N 62).
В письме при этом была оговорена возможность использования справки, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ. Так, в Московской области форма справки приведена в распоряжении Мособлтруда от 22.02.2013 N 13-р "Об утверждении Административного регламента Комитета по труду и занятости населения Московской области исполнения государственной функции осуществления регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и регистрации безработных граждан".
Непредставление справки по форме, утвержденной нормативными правовыми актами субъекта РФ, по мнению руководства службы, не могло служить основанием для отказа в признании гражданина безработным и начислении пособия по безработице.
Несколько позднее Минтруд России для обеспечения единых подходов при постановке граждан на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы рекомендовал использовать форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, приведенную в его письме от 15.08.2016 N 16-5/В-421.
В данном письме при этом повторен тезис из письма Роструда о том, что, если указанная справка составлена работодателем в произвольной форме и содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, основания для отказа в ее принятии отсутствуют.
В рекомендуемой форме предлагается привести следующие реквизиты:
- наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
- средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
- продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
- информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
- основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы).
Код ОКВЭД в текущем году указывается в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (утв. Приказом Росстандарта от 31.01.2014 N 14-ст).
Рекомендовано составлять данную справку на фирменном бланке организации или проставлять в верхнем левом углу соответствующий штамп с указанием юридического адреса. Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и заверяется печатью при ее наличии у экономического субъекта.
В рекомендованной форме справки содержится специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом следует отразить:
- количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
- период привлечения к работе на таких условиях;
- статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).
Соответствующая информация должна быть и в справке, оформляемой по произвольной форме.
Если справка оформляется по форме, утвержденной в регионе, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчетом на полный рабочий день (неделю). Например, если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени шесть часов в день (30 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), в результате пересчета получится 3/4 недели.
Данная информация необходима, поскольку пособие по безработице начисляется уволенным по любым основаниям гражданам (п. 1 ст. 33 Закона N 1032-1):
- которые признаны в установленном порядке безработными и
- которые в течение 12 месяцев, предшествовавших началу безработицы, имели оплачиваемую работу:
не менее 26 недель на условиях полного рабочего дня (полной рабочей недели) или
на условиях неполного рабочего дня (неполной рабочей недели) с пересчетом на 26 недель с полным рабочим днем (полной рабочей неделей).
Работодатель на основании письменного заявления работника согласно статье 62 ТК РФ обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (в том числе справки о заработке), в течение трех рабочих дней. Норма же упомянутой статьи 84.1 ТК РФ, которой руководствуются при оформлении прекращения трудовых отношений, обязывает работодателя выдать работнику в день расторжения трудового договора трудовую книжку, произвести с ним расчет, а также по его письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Поскольку к таким документам относится и справка о заработке, при наличии заявления работника выдать ее работодателю надлежит в день увольнения.

- справка о полученных доходах

Законодатель обязал налоговых агентов, осуществляющих начисление доходов, включаемых в облагаемую базу по НДФЛ, выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). Для этого используется форма 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год" (утв. Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@).
ФНС России в письме от 22.12.2016 N БС-3-11/6524@ указала, что налоговый агент на основании заявления работника в соответствии с упомянутым пунктом 3 статьи 230 НК РФ обязан выдать ему справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ независимо от указанной причины в заявлении.
Такое заявление может подать и увольняющийся работник, имеющий право на стандартный налоговый вычет на ребенка (детей).
Такой налоговый вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода налоговым агентом, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 350 000 руб., налоговый вычет не применяется (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Стандартный налоговый вычет на ребенка (детей) предоставляется налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты (п. 3 ст. 218 НК РФ). Документом же, подтверждающим непревышение исчисленным нарастающим итогом с начала налогового периода доходом налогоплательщика предельных 350 000 руб., для нового налогового агента будет справка 2-НДФЛ, выданная прежним его работодателем.
Минфин России при рассмотрении обращения по вопросу представления налоговым агентом физическому лицу справки о полученных доходах и удержанных суммах налога в письме от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 указал, что НК РФ не установлена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки.
В то же время согласно статье 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). К указанным документам может быть также отнесена и справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.
Несколько позднее Минфин России в письме от 26.08.2016 N 03-04-05/50030 уточнил, что установление срока выдачи налоговым агентом физическим лицам справок о полученных доходах и удержанных суммах налога не относится к предмету правового регулирования НК РФ.
Поставленный в обращении вопрос о сроке выдачи справки по форме 2-НДФЛ налоговым агентом физическому лицу относится к правоотношениям между работодателем и работником.
По письменному заявлению увольняемого работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой (абз. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В статье 62 ТК РФ, определяющей порядок выдачи копий документов, связанных с работой, среди таковых законодатель упомянул, в частности:
- приказ о приеме на работу;
- приказы о переводах на другую работу;
- приказ об увольнении с работы;
- выписки из трудовой книжки;
- справки:
о заработной плате;
начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
периоде работы у данного работодателя.
Роструд в письме от 20.12.2012 N ПГ/9518-6-1 разъяснил, что указанная статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику. Единственным условием для ограничения такого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного сотрудника.
Копии документов, связанных с работой, при этом должны быть заверены надлежащим образом.
Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан", действующим в части, не противоречащей ТК РФ.
Работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (п. 1 Указа).
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
Если заверяемая копия содержит несколько страниц, то возможны два способа ее заверения:
- заверить каждый лист документа отдельно или же
- прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью (например, "Копия на 8 листах верна").
Копии документов, связанных с работой, работодателем должны предоставляться работнику безвозмездно.