Готовимся к проверке трудовой инспекции (Иванова Е.)

Для того чтобы проверка трудовой инспекции прошла соответствующим образом, необходимо провести мероприятия по подготовке к ней. Для этого нужно проверить наличие необходимых документов, а также их соответствие законодательным нормам. Какие документы понадобится подготовить и на какие нюансы стоит обратить внимание?

Все организации независимо от организационно-правовой формы, а также вида деятельности должны неукоснительно соблюдать нормы и требования трудового законодательства. Кроме этого, соблюдать трудовое законодательство должны и физические лица (индивидуальные предприниматели), привлекающие к трудовым отношениям работников. Трудовая инспекция, в свою очередь, контролирует и проверяет действия указанных лиц в области трудовых отношений.
Во время проверки организации трудовой инспекцией могут быть затребованы практически все документы. В связи с этим к проверке рекомендуется подготовиться заблаговременно. Какие документы необходимо подготовить и проверить? Рассмотрим более подробно.

Локально-нормативные документы

1. Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 Трудового кодекса РФ).
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.
Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.
Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с ч. 1 ст. 33 Трудового кодекса РФ. При этом правом представлять интересы работников наделяется представитель работников этого подразделения, определяемый в соответствии с правилами, предусмотренными для ведения коллективных переговоров в организации.
Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами (ст. 41 Трудового кодекса РФ).
В коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:
- формам, системам и размерам оплаты труда;
- выплате пособий, компенсаций;
- механизму регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
- занятости, переобучению, условиям высвобождения работников;
- рабочему времени и времени отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
- улучшению условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;
- соблюдению интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;
- экологической безопасности и охране здоровья работников на производстве;
- гарантиям и льготам работникам, совмещающим работу с обучением;
- оздоровлению и отдыху работников и членов их семей;
- частичной или полной оплате питания работников;
- контролю за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;
- отказу от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;
- другим вопросам, определенным сторонами.
В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.
2. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 Трудового кодекса РФ). Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 Трудового кодекса РФ).

Трудовые договоры

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Все законодательные аспекты заключения трудового договора предусмотрены нормами разд. III Трудового кодекса РФ. Данный раздел содержит общие требования к заключению трудового договора, содержание трудового договора, внесение в него изменений, а также порядок прекращения трудового договора.
До начала проверки необходимо проверить содержание трудового договора: соблюдение обязательных условий трудового договора, а также его соответствие требованиям трудового законодательства. В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в Квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ч. 1 и 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
- об испытании;
- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
- о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Таким образом, в случае отсутствия каких-либо данных в трудовом договоре необходимо его дополнить. Если в ходе деятельности были произведены какие-либо должностные изменения работника, это также необходимо отразить в трудовом договоре, заключив дополнительное соглашение.
Данные трудового договора должны соответствовать локально-нормативным документам организации, таким как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положениям об оплате и премировании и т.д. Так, к примеру, следует проверить соответствие условий труда в трудовом и коллективном договорах. В случае каких-либо расхождений необходимо внести соответствующие поправки.

График отпусков

В соответствии с требованиями ст. 114 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 Трудового кодекса РФ).
Согласно со ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
Таким образом, перед началом проверки рекомендуется отобразить в графике отпусков информацию о фактическом начале и окончании отпуска сотрудников. В том случае, если работник более двух лет не был в отпуске, отправить данного сотрудника в отпуск рекомендуется до начала проверки.
Постановлением Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. N 875 утверждено Положение о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (далее - Положение).
Согласно Положению контроль за соблюдением норм трудового законодательства организациями может осуществляться:
- руководителем Федеральной службы по труду и занятости - главным государственным инспектором труда Российской Федерации;
- заместителями руководителя Федеральной службы по труду и занятости - заместителями главного государственного инспектора труда Российской Федерации;
- руководителем структурного подразделения центрального аппарата Федеральной службы по труду и занятости, на которое возложены функции по организации и осуществлению федерального государственного надзора в сфере труда, - главным государственным инспектором труда;
- заместителями руководителя структурного подразделения центрального аппарата Федеральной службы по труду и занятости, на которое возложены функции по организации и осуществлению федерального государственного надзора в сфере труда, - главными государственными инспекторами труда;
- начальниками отделов структурного подразделения центрального аппарата Федеральной службы по труду и занятости, на которое возложены функции по организации и осуществлению федерального государственного надзора в сфере труда, - главными государственными инспекторами труда, их заместителями;
- главными государственными инспекторами труда, старшими государственными инспекторами труда, государственными инспекторами труда отделов структурного подразделения центрального аппарата Федеральной службы по труду и занятости, на которое возложены функции по организации и осуществлению федерального государственного надзора в сфере труда;
- главными государственными инспекторами труда в субъектах Российской Федерации;
- заместителями главных государственных инспекторов труда в субъектах Российской Федерации;
- руководителями структурных подразделений соответствующих территориальных органов Федеральной службы по труду и занятости - главными государственными инспекторами труда, их заместителями;
- главными государственными инспекторами труда, старшими государственными инспекторами труда, государственными инспекторами труда соответствующих территориальных органов Федеральной службы по труду и занятости.
Федеральная инспекция труда осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по федеральному государственному надзору в установленной сфере деятельности, иными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами прокуратуры, профессиональными союзами (их объединениями), объединениями работодателей, другими организациями.
Федеральный государственный надзор в сфере труда осуществляется посредством проведения плановых и внеплановых проверок, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составления протоколов об административных правонарушениях в пределах полномочий государственных инспекторов труда, подготовки других материалов (документов) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (п. 7 Положения).
Плановые и внеплановые проверки проводятся в форме документарных проверок и (или) выездных проверок в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" с учетом особенностей, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации.
Плановые проверки проводятся государственными инспекторами труда на основании разрабатываемых в соответствии с полномочиями федеральной инспекции труда ежегодных планов не чаще чем один раз в 3 года. Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2010 г. N 489 утверждены Правила подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - Правила).
Согласно п. 3 Правил при разработке ежегодных планов территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора) и муниципального контроля, предусматриваются:
а) включение плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и индивидуальных предпринимателей в проект ежегодного плана;
б) определение юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и индивидуальных предпринимателей, плановые проверки которых включаются в проект ежегодного плана, с учетом оценки результатов проводимых за последние 3 года внеплановых проверок указанных лиц, анализа состояния соблюдения ими обязательных требований законодательства Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или требований, установленных муниципальными правовыми актами, а также оценки потенциального риска причинения вреда, связанного с осуществляемой юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем деятельности;
в) согласование с другими заинтересованными органами проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и индивидуальных предпринимателей в случае, если осуществление плановых проверок намечается совместно с указанными органами;
г) составление проекта ежегодного плана по форме, предусмотренной Приложением к настоящим Правилам;
д) направление проекта ежегодного плана до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, для рассмотрения в орган прокуратуры по месту нахождения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в отношении которых планируется проведение плановых проверок;
е) доработка проекта ежегодного плана с учетом предложений органа прокуратуры, поступивших по результатам рассмотрения указанного проекта и его утверждение руководителем соответствующего органа.
Утвержденный ежегодный план на бумажном носителе (с приложением копии в электронном виде) направляется до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, в соответствующий орган прокуратуры заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 4 Правил).
Утвержденные ежегодные планы представляются до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, в соответствующие федеральные органы исполнительной власти. Ежегодный план включает сведения утвержденных ежегодных планов территориальных органов указанного федерального органа исполнительной власти о проведении плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на территориях субъектов Российской Федерации и федеральных округов.
Указанный ежегодный план разрабатывается федеральным органом исполнительной власти до 31 декабря года, предшествующего году проведения плановых проверок.
Внесение изменений в ежегодный план допускается только в случае невозможности проведения плановой проверки деятельности юридического лица и индивидуального предпринимателя в связи с ликвидацией или реорганизацией юридического лица, прекращением юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем деятельности, эксплуатации (использования) объектов защиты, объектов использования атомной энергии, опасных производственных объектов, гидротехнических сооружений, подлежащих проверке, а также с наступлением обстоятельств непреодолимой силы.
Основаниями для проведения внеплановой проверки являются:
а) истечение срока исполнения работодателем выданного государственными инспекторами труда предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований;
б) поступление в федеральную инспекцию труда:
- обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти (должностных лиц федеральной инспекции труда и других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор), органов местного самоуправления, профессиональных союзов, из средств массовой информации о фактах нарушений работодателями обязательных требований, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
- обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав;
- запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со ст. 219 Трудового кодекса Российской Федерации;
в) наличие приказа (распоряжения) руководителя (заместителя руководителя) Федеральной службы по труду и занятости или государственной инспекции труда о проведении внеплановой проверки, изданного в соответствии с поручением Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации либо на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.
Организации, подведомственные федеральным органам исполнительной власти в области обороны, безопасности, внутренних дел, исполнения наказаний и уполномоченному органу управления использованием атомной энергии, подлежат проверке с учетом следующих особенностей:
а) в отношении их проводятся только выездные плановые и внеплановые проверки;
б) доступ для государственных инспекторов труда в эти организации осуществляется в порядке, определяемом федеральными органами исполнительной власти в области обороны, безопасности, внутренних дел, исполнения наказаний и уполномоченным органом управления использованием атомной энергии по согласованию с Федеральной службой по труду и занятости;
в) проведение проверок откладывается во время маневров или учений, в период проведения контртеррористической операции, при ликвидации последствий аварий, катастроф природного и техногенного характера и других чрезвычайных ситуаций до окончания соответствующих мероприятий или ликвидации указанных последствий.
Срок проведения каждой из проверок не может превышать 20 рабочих дней.
В отношении работодателей - субъектов малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия в год.
В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений государственных инспекторов труда, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен руководителем Федеральной службы по труду и занятости или государственной инспекции труда, но не более чем на 20 рабочих дней, в отношении малых предприятий - не более чем на 50 часов, в отношении микропредприятий - не более чем на 15 часов.
Сроки и порядок расследования несчастных случаев на производстве при осуществлении федерального государственного надзора в сфере труда определяются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
При осуществлении федерального государственного надзора в сфере труда государственные инспекторы труда имеют право:
а) беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать работодателей в целях проведения их проверки;
б) запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и иных организаций и безвозмездно получать от них документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
в) изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составляют соответствующий акт;
г) расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
д) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений обязательных требований в сфере труда, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
е) направлять в суды требования о ликвидации юридических лиц (организаций) или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
ж) выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
з) запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным требованиям охраны труда;
и) составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах своих полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
к) выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных требований в сфере труда, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве;
л) предъявлять организации, проводящей специальную оценку условий труда, обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений требований законодательства о специальной оценке условий труда.
По результатам проверки государственный инспектор труда составляет акт проверки по установленной форме. Решения государственных инспекторов труда, вынесенные по результатам проверки, могут быть обжалованы соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд.
Решения главного государственного инспектора труда Российской Федерации могут быть обжалованы в суд.
По результатам проверки государственные инспекторы труда принимают меры по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений работодателями обязательных требований, а также привлечению виновных в их нарушении лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.