Рассчитываем отпускные (Семенченко И.)

Согласно ст. 139 Трудового кодекса РФ на время отпуска за работником сохраняется средний заработок. Порядок определения среднего заработка утвержден Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

1. Определяем расчетный период для начисления отпускных

Согласно Постановлению Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее - Порядок) расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев.

Пример. Экономисту Мельниковой Р.М. предоставляется отпуск с 15 сентября 2015 г.; для расчета отпускных будет браться период с 1 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г. Возникает вопрос: как определить расчетный период, если сотрудник уходит в отпуск с 1 сентября 2015 г.? Ведь, как известно, рассчитываем и выплачиваем мы отпускные за три дня до начала отпуска. Соответственно, начислять отпускные мы будем 28 августа 2015 г. Согласно требованиям п. 4 Порядка отпускные должны быть рассчитаны исходя из заработка за период с 1 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г. Но ведь, скорее всего, 28-го числа заработная плата за август в организации еще не начислена. Как быть в сложившейся ситуации? Есть два выхода.
Вариант 1: вы начисляете заработную плату (авансом) за август 2015 г. и включаете данный месяц в расчетный период. В данной ситуации есть свои подводные камни: до начала отпуска еще три дня, и работник может уйти на больничный или просто не выйти на работу.
Вариант 2: вы начисляете отпускные без учета августа, отправляете сотрудника в отпуск. После того как заработная плата за август будет начислена, необходимо провести перерасчет отпуска и недостающую сумму доплатить уже вместе с заработной платой. Но ведь при пересчете сумма отпускных может измениться не только в положительную сторону, но и в отрицательную. На практике бухгалтеры зачастую оплачивают отпуск на один день меньше и при пересчете выплачивают заработную плату с учетом сформировавшейся задолженности.

Как определить расчетный период, если сотрудник уходит в отпуск, не отработав календарный год полностью? Напомним, что согласно нормам ст. 122 Трудового кодекса РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Кроме этого, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до восемнадцати лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Расчетный период в данном случае будет определяться также на основании п. 4 Порядка, то есть расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала отпуска. Например, если сотрудник работает в организации со 2 февраля 2015 г. и написал заявление о предоставлении отпуска с 25 сентября 2015 г., средний заработок будет рассчитываться за период со 2 февраля 2015 г. по 31 августа 2015 г.
При определении расчетного периода стоит помнить, что в соответствии с п. 5 Порядка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Порядка).

Пример. Меркулова работает в организации с 3 сентября 2015 г. По ее заявлению с 25 сентября 2015 г. ей предоставлен отпуск. Поскольку за предыдущие периоды заработок у сотрудницы отсутствует, средний заработок будет определяться исходя из заработка за период с 3 по 24 сентября 2015 г.

2. Определяем средний заработок для расчета отпускных

Согласно ст. 139 Трудового кодекса РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. Пункт 2 Порядка содержит перечень всех выплат, которые следует учитывать при расчете среднего заработка. К ним, в частности, относят:
а) заработную плату, начисленную работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
б) заработную плату, начисленную работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;
в) заработную плату, начисленную работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
г) заработную плату, выданную в неденежной форме;
д) денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;
е) денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;
ж) начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплату их труда, осуществляемую по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
з) заработную плату, начисленную преподавателям профессиональных образовательных организаций за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
и) заработную плату, окончательно рассчитанную по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленную системой оплаты труда, независимо от времени начисления;
к) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;
л) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
м) вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных организаций;
н) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
о) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.
В соответствии с п. 3 Порядка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).
В особом порядке учитываются премии и повышение заработной платы в организации. Согласно п. 15 Порядка при определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:
- ежемесячные премии и вознаграждения - фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Например, сотруднику перед уходом в отпуск начисляют три вида премии: одну за высокие показатели, две другие - за выработку. При расчете отпускных в доходы для исчисления среднего заработка можно будет включить не более 12 премий за высокие показатели и не более 12 премий за выработку;
- премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;
- вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.
В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Порядка, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячных, ежеквартальных и др.).
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном п. 15 Порядка.
При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в порядке, установленном п. 16 Порядка:
- если повышение произошло в расчетный период, - выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода;
- если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, - повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
- если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, - часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода.
В случае если при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения изменяются перечень ежемесячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению и (или) их размеры, средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.
При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность).
При повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются.

3. Определяем средний дневной заработок

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Порядка).
Формулу расчета среднего дневного заработка можно представить следующим образом:

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчетный период / 12 / 29,3.

Пример. Сотрудница Егорова Т.В. уходит в отпуск с 15 сентября 2015 г. Расчетный период для исчисления среднего заработка (с 1 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г.) отработан полностью. Размер заработка за расчетный период составляет 158 600 руб. Средний дневной заработок будет равен 451,08 руб. (158 600 руб. / 12 / 29,3).

Данную формулу можно применить в том случае, если расчетный период отработан полностью. Если расчетный период отработан не полностью или содержит периоды, исключаемые из расчета среднего заработка, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Формула расчета среднего дневного заработка в случае, если расчетный период не отработан полностью, имеет следующий вид:

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчетный период / (29,3 x Число полностью отработанных календарных месяцев + Количество отработанных дней в не полностью отработанных месяцах),

Количество отработанных дней в не полностью отработанных месяцах = 29,3 / Число календарных дней в не полностью отработанном месяце x (Число календарных дней в не полностью отработанном месяце - Число дней, приходящихся на исключаемые в этом месяце периоды).

Пример. Охраннику Скрипникову М. предоставляется ежегодный отпуск с 7 сентября 2015 г. В данной организации сотрудник работает с 1 февраля 2014 г. В период с 1 по 28 декабря 2014 г. сотрудник находился в отпуске, с 14 по 23 июня 2015 г. сотрудник находился на больничном. Таким образом, расчетный период содержит исключаемые периоды. Сумма выплат, включаемых для расчета среднего заработка, составляет 345 628 руб.
Таким образом, в расчетном периоде полностью отработано только 10 месяцев. Среднемесячное количество отработанных календарных дней в декабре 2014 г. составляет 2,8 (29,3 / 31 дн. x 3), в июне 2015 г. - 19,5 (29,3 / 30 x 20). Средний дневной заработок для расчета отпускных составляет 1096,19 руб. (345 628 руб. / ((29,3 x 10 мес.) + 2,8 дн. + 19,5 дн.).

Напомним, что в соответствии с п. 8 Порядка в случае, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).
Формула расчета среднего дневного заработка имеет следующий вид:

Средний дневной заработок = Месячная тарифная ставка (оклад) / 29,3.

Пример. Менеджер компании Иванов М.И. уходит в отпуск с 15 сентября 2015 г. В данной организации сотрудник работает с 12 августа 2015 г., при этом с 12 по 28 августа он находился в командировке, а с 29 августа по 10 сентября - на больничном. Должностной оклад Иванова М.И. составляет 38 000 руб.
Средний дневной заработок менеджера будет равен 1296,93 руб. (38 000 / 29,3).

Средний дневной заработок для сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего дня, рассчитывается на общих условиях, предусмотренных п. 12 Порядка.

Пример. Начальнику отдела кадров Ильиной М.В. установлено неполное рабочее время - по 4 часа в день 3 дня в неделю. Ильиной М.В. предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 октября 2015 г. Сотрудница работает в данной организации с 1 марта 2014 г. Кроме этого, в период:
- с 4 по 24 февраля 2015 г. (21 календарный день) - находилась в отпуске без сохранения заработной платы;
- с 11 по 17 марта 2015 г. - отсутствовала по причине болезни;
- с 5 по 30 мая 2015 г. - она уже находилась в ежегодном отпуске.
Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, за расчетный период составляют 385 000 руб.
Количество полностью отработанных календарных дней в расчетном периоде составляет 9 мес. Среднемесячное количество календарных дней в:
- феврале - 7,3 дн. (29,3 / 28 дн. x 7 дн.);
- марте - 22,7 дн. (29,3 / 31 дн. x 24 дн.);
- мае - 4,7 дн. (29,3 / 31 дн. x 5).
Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1290,21 руб. (385 000 руб. / (29,3 x 9 мес. + 7,3 дн. + 22,7 дн. + 4,7 дн.)).

4. Рассчитываем сумму отпускных

Согласно п. 9 Порядка средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Пример. Вернемся к условиям предыдущего примера. Предположим, что начальнику отдела кадров предоставляется отпуск в размере 14 календарных дней. Сумма среднего заработка за период ее отпуска будет равна 18 062,94 руб. (1290,21 руб. x 14 дн.).

Условия расчета среднего заработка за период отпуска согласно п. 9 Порядка используются в следующих случаях:
- для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска;
- для других случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, кроме случая определения среднего заработка работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени.
С сумм среднего заработка для оплаты отпуска работодатель обязан удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, поскольку в соответствии с нормами ст. 226 Налогового кодекса РФ выступает налоговым агентом. Ставка налога составляет 13%.

Пример. Вернемся к предыдущему примеру. Сумма среднего заработка на время отпуска составляет 18 062,94 руб. На руки сотрудница получит сумму за вычетом НДФЛ, которая составит 15 714,75 руб. (18 062,94 руб. - (18 062,94 руб. x 13%)).
Напомним также, что при удержании НДФЛ с сумм среднего заработка налоговая база может быть уменьшена на сумму стандартных вычетов, но только при том условии, что в текущем месяце вычет еще не был применен.

На суммы начисленных отпускных необходимо начислить и уплатить страховые взносы:
- в ПФР, ФФОМС и ФСС (на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены отпускные (ч. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ);
- в ФСС (на страхование от несчастных случаев на производстве) - одновременно с выплатой заработной платы за месяц, в котором начислены отпускные (п. 4 ст. 22 Закона N 125-ФЗ).
Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Согласно Письму Федеральной службы по труду и занятости от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1 оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В ст. 136 Трудового кодекса РФ не определено, какие дни учитываются при расчете - календарные или рабочие.
Исчисление сроков устанавливается в ст. 14 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 14 Трудового кодекса РФ течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14 Трудового кодекса РФ).
Из системного толкования этих норм Трудового кодекса РФ следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях.
При этом необходимо учитывать, что в соответствии с ч. 8 ст. 136 Трудового кодекса РФ при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня.
Вместе с тем Трудовой кодекс РФ не запрещает производить выплату отпускных в более ранний срок.
Таким образом, на основании вышеизложенного полагаем, что выплата отпускных может быть произведена как в пятницу (за три дня до начала отпуска), так и в четверг.
По вопросу извещения сотрудников о начале отпуска сообщаем, что ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ требует от работодателя извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
По нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также считаем допустимым внести изменения в форму N Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска.
Согласно п. 5.5.4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. N 324, Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.