Работы с "разъездным" характером на УСН (Титаева Н.)

Трудовое законодательство гарантирует сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, возмещение расходов, связанных со служебными поездками. "Общережимники" суммы соответствующих компенсаций при наличии документального подтверждения без проблем списывают в налоговом учете, поскольку в их экономической обоснованности сомневаться не приходится. В этой части "упрощенцам" повезло гораздо меньше. Причем на сегодняшний день идеального решения указанной проблемы не существует. Так что, как говорится, из двух зол придется выбрать меньшее.

Условие о разъездном характере работы работника должно быть в обязательном порядке закреплено в заключенном с ним трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК). Таким сотрудникам в соответствии со ст. 129 Трудового кодекса (далее - ТК) может выплачиваться надбавка к окладу в качестве своего рода компенсации за постоянные разъезды.
Кроме того, ст. 168.1 ТК им гарантируется возмещение расходов, связанных со служебными поездками. К таковым отнесены:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо же закрепляются в трудовых договорах.

Компенсация компенсации рознь

И в том и в другом случае речь идет о компенсациях, но... В первом случае компенсация является элементом оплаты труда (надбавка к зарплате), а во втором - мы имеем дело непосредственно с компенсацией в привычном понимании - работнику возмещаются затраты, связанные с выполнением им своих служебных обязанностей (плата за проезд, жилье и т.п.).
Правильно квалифицировать выплачиваемую работнику компенсацию необходимо, прежде всего, потому что от этого зависит порядок налогового учета соответствующих выплат.

Надбавки в "упрощенном" учете

Начать прежде всего стоит с того, что перечень расходов, признаваемых на УСН, приведен в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса. И данный перечень носит исчерпывающий характер. В нем упомянуты, в том числе, расходы на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК). Это позволяет "упрощенцам", применяющим спецрежим с объектом налогообложения "доходы минус расходы", без каких-либо сомнений списывать на расходы затраты в виде надбавки, выплачиваемой сотрудникам за "разъездной" характер работы. Минфин России в Письме от 26 марта 2012 г. N 03-04-06/9-76 также указал, что такие надбавки, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит разъездной характер. Как следствие - на эти надбавки положения п. 3 ст. 217 Налогового кодекса не распространяются, то есть они облагаются НДФЛ в общем порядке. По этой же причине указанные надбавки к зарплате за особые условия труда включаются и в базу по взносам во внебюджетные фонды (см., напр., Письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. N 1343-19).
Итак, надбавка к зарплате, выплачиваемая сотруднику за разъездной характер работ:
- учитывается в составе расходов на оплату труда при расчете "упрощенного" налога;
- облагается НДФЛ в общем порядке;
- включается в базу по взносам во внебюджетные фонды.

Компенсация "разъездных" расходов

Не так все определенно с компенсацией затрат, напрямую связанных с такими поездками, работнику, который по долгу службы вынужден "разъезжать". Контролирующие органы категорически против включения их в состав расходов на оплату труда (см., напр., Письма ФНС России от 4 апреля 2011 г. N КЕ-4-3/5226, от 14 марта 2011 г. N КЕ-4-3/3943 и т.д.). То есть данные компенсации не учитываются при расчете "упрощенного" налога по той простой причине, что в перечне затрат, установленном в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса, они прямо не поименованы.
В то же время нельзя не отметить, что по данному вопросу имеется и иная позиция. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14 ноября 2013 г. по делу N А66-420/2013 судьи, проанализировав положения ст. 168.1 ТК и "прибыльных" пп. 3 и 25 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса, пришли к выводу, что... спорные компенсации "упрощенец" вправе включить в состав расходов на оплату труда в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса.
Зато в части обложения "разъездных" компенсаций НДФЛ и страховыми взносами нет никаких неясностей. Данные компенсации предусмотрены законодательством (ТК) и полностью подпадают под действие п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, то есть не облагаются НДФЛ. Ровно по тем же основаниям на них не нужно начислять взносы во внебюджетные фонды (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ). При этом в Письме от 30 сентября 2014 г. N 17-4/В-462 представители Минтруда России подчеркивают, что говорить об освобождении от уплаты взносов можно только при соблюдении следующих условий:
- в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер;
- выплаты направлены на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками "разъездного" работника;
- размер и порядок возмещения данных расходов определены указанными актами организации;
- возмещаемые расходы документально подтверждены (билеты на проезд, гостиничные счета и т.д.).
Иными словами, при отсутствии подтверждающих расходы документов произведенные выплаты подлежат включению в базу по взносам, поскольку при таких обстоятельствах их уже нельзя назвать компенсационными.
В части обложения "разъездных" компенсаций интерес представляет Письмо Минфина России от 22 января 2015 г. N 03-04-06/1626. В нем указано, что к данным компенсациям не применяются положения абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, согласно которым суточные не облагаются НДФЛ лишь в пределах 700 руб. за каждый день при поездках внутри страны, и 2500 руб. - при загранпоездках. Объясняется это просто: указанные ограничения установлены для суточных, выплачиваемых при направлении работников в служебные командировки, а в соответствии со ст. 166 ТК служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, таковыми не признаются. Таким образом, "разъездные" компенсации не облагаются НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.