Учет "зимних" трат (Косульникова М.)

С приходом зимы у любой компании возникают дополнительные расходы, будь то на отопительные приборы для сотрудников компании или расчистку снега на прилегающей к офису территории. Давайте разберемся, как на учет таких и подобных им затрат смотрит налоговая инспекция.

Отопительные приборы

Многие работодатели для более комфортной работы в офисе и других помещениях приобретают отопительные приборы. Напомним: работодатель обязан обеспечить безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда (ст. 22 ТК РФ). В СанПиН 2.2.4.548-96.2.2.4 "Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы", утвержденных Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 N 21 (далее - СанПиН 2.2.4.548-96), прописаны оптимальные и допустимые параметры микроклимата на рабочих местах в зависимости от категории работ. К примеру, при работах, сопровождающихся незначительным физическим напряжением (в сфере управления и т.д.), в холодное время года оптимальная температура воздуха на рабочем месте должна составлять 22 - 24 град. Цельсия (п. 5.4 СанПиН 2.2.4.548-96).
Кроме того, лицам, трудящимся в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, в необходимых случаях предоставляются специальные перерывы для обогревания и отдыха, которые включаются в рабочее время. В обязанности работодателя входит оборудование специальных помещений для обогрева и отдыха работников (ст. 109 ТК РФ). Температура воздуха в местах обогрева должна поддерживаться на уровне 21 - 25 град. Цельсия. Также помещения следует оборудовать устройствами для обогрева кистей и стоп, температура которых составляет 35 - 40 град. Цельсия (см. п. 5.8 "МР 2.2.7.2129-06.2.2.7. Физиология труда и эргономика. Режимы труда и отдыха работающих в холодное время на открытой территории или в неотапливаемых помещениях. Методические рекомендации", утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ 19.09.2006).
Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н утвержден Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению профессиональных рисков (далее - Типовой перечень). В частности, к указанным в нем мероприятиям относятся устройство новых и реконструкция имеющихся (п. п. 15 и 17 Типового перечня):
- отопительных и вентиляционных систем в производственных и бытовых помещениях, тепловых и воздушных завес с целью обеспечения нормального теплового режима;
- мест обогрева работников при работах на открытом воздухе.
В бухгалтерском учете обогреватели стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 руб. за единицу, могут быть отражены на счете 10 "Материалы" (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н).

К сведению. В налоговом учете амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. (п. 1 ст. 256 НК РФ).

По мере отпуска в эксплуатацию обогреватели списывают на соответствующие счета учета затрат (п. 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99), и п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания)). В целях обеспечения сохранности обогревателей должен быть организован надлежащий контроль за их движением (например, учет на забалансовом счете).
При расчете налога на прибыль указанные затраты списывают в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством или реализацией, по обеспечению нормальных условий труда, предусмотренных законодательством (Письмо Минфина России от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112).
А вот у компаний на упрощенной системе налогообложения с учетом обогревателей могут возникнуть вопросы. Чиновники считают, что расходы на обеспечение нормальных условий труда ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены (Письмо Минфина России от 24.10.2014 N 03-11-06/2/53908). Следовательно, затраты, связанные с приобретением обогревателей для административного здания, не учитываются при определении налоговой базы (Письмо Минфина России от 26.01.2007 N 03-11-04/2/19).

Уборка снега

Организации обязаны обеспечивать своевременную и качественную очистку и уборку принадлежащих им земельных участков и прилегающих территорий. Это следует из ст. 210 ГК РФ и п. 8.2.1 Методических рекомендаций по разработке норм и правил по благоустройству территорий муниципальных образований, утвержденных Приказом Минрегиона России от 27.12.2011 N 613 (далее - Рекомендации). Уборка снега относится к деятельности по уборке территорий (п. 1.5 Рекомендаций).
Мероприятия по содержанию территорий среди прочего включают в себя:
- очистку территорий от снега;
- погрузку и вывоз снега;
- в случае скользкости - посыпку песком, обработку противогололедными материалами;
- удаление снежно-ледяных образований и уплотненного снега.
При этом уборка снега должна проходить по определенным правилам. Скажем, очистку от снега крыш и удаление сосулек производят с обеспечением следующих мер безопасности: назначение дежурных, ограждение тротуаров, оснащение страховочным оборудованием лиц, работающих на высоте. Снег, сброшенный с крыш, следует немедленно вывозить. На проездах, убираемых специализированными организациями, снег следует сбрасывать с крыш до вывозки снега, сметенного с дорожных покрытий, и укладывать в общий с ними вал (п. 8.4.5 Рекомендаций). Вывоз снега возможен только на специально отведенные места отвала (п. 8.4.7 Рекомендаций).
По нашему мнению, обосновать затраты можно санитарно-эпидемиологическими требованиями. Приведем примеры:
- на предприятиях производства строительных материалов и конструкций территория в зимнее время должна очищаться от снега и льда и посыпаться песком (п. 2.7 СанПиН 2.2.3.1385-03.2.2.3 <1>);
- на предприятиях, вырабатывающих спирт этиловый ректификованный и ликеро-водочные изделия, в зимнее время на территории проходы и проезды очищаются от снега и льда, во время гололеда - посыпаются песком (п. 3.9 СанПиН 2.3.4.704-98.2.3.4 <2>);
- на предприятиях молочной промышленности в зимнее время проезжую часть территории и пешеходные дорожки следует систематически очищать от снега и льда и посыпать песком (п. 4.9 СанПиН 2.3.4.551-96.2.3.4 <3>) и т.д.
--------------------------------
<1> СанПиН 2.2.3.1385-03.2.2.3 "Гигиена труда. Предприятия отдельных отраслей промышленности, сельского хозяйства, связи. Гигиенические требования к предприятиям производства строительных материалов и конструкций. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы", утвержденные Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 11.06.2003 N 142.
<2> СанПиН 2.3.4.704-98.2.3.4 "Предприятия пищевой и перерабатывающей промышленности. Производство спирта этилового ректификованного и ликероводочных изделий. Санитарные правила и нормы", утвержденные Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 18.05.1998 N 18.
<3> СанПиН 2.3.4.551-96.2.3.4 "Предприятия пищевой и перерабатывающей промышленности (технологические процессы. Сырье). Производство молока и молочных продуктов. Санитарные правила и нормы", утвержденные Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 04.10.1996 N 23.

Отметим, что указанные санитарные правила утверждены для многих отраслей экономики.
Имейте в виду, что расходы являются обоснованными, если уборка территории непосредственно связана с деятельностью организации (сдача в аренду площадей, автостоянки, рынки и т.д.). Затраты на реагенты учитывают в составе материальных расходов. Снегоуборочную технику, относящуюся к основным средствам, списывают в расходы через амортизацию.
Заказывая услуги по уборке и вывозу снега, учтите, что налоговики зачастую требуют предоставить конкретные сведения об объеме убранного снега, применительно к которому исчислялся тариф, и о транспортных средствах, использованных для этой операции.

Судебная практика. Суд указал, что реальность оказания услуг по уборке снега наряду с первичными документами подтверждается талонами, распечатанными на основании магнитных карт, в которых содержатся сведения о госномере автомобиля, фамилии водителя, количестве перевезенного снега, счетами транспортной компании за оказание услуг по перевозке снега с приложением реестра и отрывных талонов путевых листов, документами, представленными организацией, осуществляющей прием и переработку снега (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.01.2015 N Ф05-16379/2014).

Лицам, применяющим упрощенную систему налогообложения (УСН), доказать правомерность расходов по уборке снега будет еще сложней. Финансисты считают, что расходы по уборке территорий и кровли домов от снега и наледи, а также по оплате услуг сторонней организации по вывозу снега при расчете единого налога не учитываются. Объясняют они это тем, что перечень расходов на УСН является закрытым и данные расходы в нем не значатся. Указанный вывод прозвучал в Письмах Минфина России от 20.02.2012 N 03-11-06/2/27, от 22.10.2010 N 03-11-06/2/163, от 19.10.2010 N 03-11-06/2/157 и от 24.09.2010 N 03-11-06/2/152.
Учтите, что непроведение предусмотренных муниципальными правовыми актами работ по содержанию и уборке территорий и объектов благоустройства грозит существенными штрафами, которые прописаны в местных законодательных актах.

Сезонная вакцинация

Рассмотрим правомерность учета в расходах затрат на проведение сезонной вакцинации работников от гриппа. Согласно ст. 11 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (далее - Закон N 52-ФЗ) работодатели обязаны разрабатывать и проводить санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия.
Одним из таких мероприятий является проведение профилактических прививок (п. 1 ст. 29 Закона N 52-ФЗ). При этом национальный календарь профилактических прививок включает, в частности, прививки от гриппа (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 17.09.1998 N 157-ФЗ "Об иммунопрофилактике инфекционных болезней", далее - Закон N 157-ФЗ).
Лица, которые должны быть вакцинированы, указаны в Приложении N 1 к Приказу Минздрава России от 21.03.2014 N 125н. Вакцинации против гриппа подлежат работники медицинских и образовательных организаций, транспорта, коммунальной сферы, беременные женщины, взрослые старше 60 лет, а также лица, подлежащие призыву на военную службу.
Решение о проведении иммунизации населения в рамках календаря профилактических прививок по эпидемическим показаниям принимают главные государственные санитарные врачи субъектов РФ (п. 18.3 "СП 3.1/3.2.3146-13. Общие требования по профилактике инфекционных и паразитарных болезней. Санитарно-эпидемиологические правила", утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 16.12.2013 N 65). Главным государственным санитарным врачом РФ рекомендовано руководителям организаций рассмотреть вопрос о выделении финансовых средств на организацию и проведение вакцинации сотрудников против гриппа (п. 2.1 Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 20.08.2015 N 39 "О мероприятиях по профилактике гриппа и острых респираторных вирусных инфекций в эпидсезоне 2015 - 2016 годов").
Кстати, заставить работника прививаться нельзя, он имеет право на отказ от профилактических прививок (см. п. 1 ст. 5 Закона N 157-ФЗ, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 04.08.2014 N 33-6974,Б-57).
Минфин России в Письме от 01.06.2007 N 03-03-06/1/357 указал, что если организация исполняет возложенные на нее законом обязанности, то расходы на обязательную вакцинацию учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Судебная практика. Налогоплательщики вправе включать в состав прочих расходов затраты на проведение вакцинации против гриппа работников организации. Дело в том, что согласно пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в частности, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством (Постановления ФАС Московского округа от 16.07.2007, 18.07.2007 N КА-А40/5665-07, Уральского округа от 19.12.2007 N Ф09-10406/07-С3 (Определение ВАС от 06.06.2008 N 4905/08)).

Для подтверждения обоснованности расходов на вакцинацию следует собрать следующие документы:
- приказ по организации о проведении вакцинации;
- списки работников, согласившихся на вакцинацию;
- договор с медицинской организацией на оказание платных медицинских услуг;
- акт приемки-передачи результатов оказанных услуг.
Отметим, что существуют судебные решения, где сказано, что медицинские услуги по вакцинации против гриппа отсутствуют в перечне расходов.

Судебная практика. Судьи решили, что согласно ст. 264 НК РФ медицинские услуги по вакцинации против гриппа, отнесенные предпринимателем на прочие расходы, учитываемые при определении НДФЛ, отсутствуют в перечне прочих расходов, связанных с производством и реализацией (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.09.2007 N А19-5905/07-40-Ф02-6667/07).

По нашему мнению, если вакцинация сотрудников является обязательной, то затраты на ее проведение можно учесть в расходах.

Затраты на транспорт

Зимние шины

Эксплуатация транспортных средств, не укомплектованных зимними шинами, в зимний период (декабре, январе, феврале) запрещается (п. 5.5 Приложения N 8 к Техническому регламенту Таможенного союза "О безопасности колесных транспортных средств" (ТР ТС 018/2011), утвержденному Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N 877 (далее - Приложение N 8)).
При покупке автомобильные шины учитывают на счете 10 "Материалы".
По мере отпуска шин со склада в эксплуатацию их списывают на соответствующие счета учета затрат (п. 16 ПБУ 10/99 и п. 93 Методических указаний).
В налоговом учете расходы по отпуску шин в эксплуатацию отражают либо в материальных (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В свою очередь, летние шины возвращают на склад и в целях контроля учитывают на забалансовом счете.
Нормы эксплуатационного пробега шин приведены в Правилах эксплуатации автомобильных шин (АЭ 001-04), утвержденных Распоряжением Минтранса от 21.01.2004 N АК-9-р (далее - Правила). Минюст России в Письме от 21.09.2009 N 03-2609 указал, что ими следует руководствоваться в целях организации эксплуатации транспортных средств. А в Информационном письме Минтранса России от 07.12.2006 N 0132-05/394 сообщается, что Правила применяются без ограничения срока действия до вступления в силу соответствующих технических регламентов.
Установлена остаточная глубина протектора для различных типов шин на разных транспортных средствах. Также не допускаются к эксплуатации поврежденные шины с пробоями, порезами и пр. (п. 5.6 Приложения N 8 и п. 5 Приложения к Основным положениям по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанностям должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090).

ГСМ

Наиболее значительным расходом, связанным с содержанием транспорта, являются затраты на горюче-смазочные материалы. Многие считают, что Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации), являются обязательными для применения. Это не так. На то они и рекомендации, что вы вправе, но не обязаны ими воспользоваться (Заключение Минэкономразвития России от 20.04.2012 и Письмо Минфина России от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
Как правило, зимой траты на ГСМ увеличиваются (прогрев машины, пользование отопителями). В зависимости от климатических районов страны - это от 5 до 20% (п. 5 Методических рекомендаций).
Чиновники предложили период применения зимних надбавок к норме и их величину оформить распоряжением местных органов власти, а при отсутствии соответствующих распоряжений - приказом руководителя предприятия. При междугородных перевозках грузов и пассажиров (поездках в другие климатические зоны) рекомендовано применять надбавки, установленные для начального и конечного пунктов маршрута (Приложение N 2 к Методическим рекомендациям).
В налоговом учете расходы на ГСМ учитывают как для целей налогообложения прибыли, так и на УСН (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). При этом не предусмотрено нормирование указанных расходов (Письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 и от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097). Чтобы не возникало претензий от налоговиков, следует составить расчет зимних повышенных норм ГСМ.