Чем грозят ошибки в кадровом делопроизводстве? (Ларина С.)

Давайте разберемся, за какие ошибки в кадровом делопроизводстве какие штрафы грозят? Чем могут заинтересоваться государственная инспекция труда и налоговики?

Довольно долгое время за нарушения в кадровом делопроизводстве наказания были несущественными. Пожалуй, единственным, что больше всего пугало работодателей, был риск восстановления незаконно уволенного сотрудника на работе с выплатой всей заработной платы за вынужденный прогул.
Однако с начала прошлого года ситуация резко изменилась. Законодатель за нарушения норм трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрел повышенную ответственность. Теперь работодателям стоит бояться не только ретивых бывших сотрудников, но и проверяющих, штрафы которых за нарушение, в том числе и кадрового делопроизводства, могут довольно серьезно ударить по бюджету организации.
С 1 января 2015 г. начали действовать изменения в Кодексе РФ об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) <1>, затрагивающие нарушение норм трудового законодательства. Именно измененная этим Законом ст. 5.27 КоАП РФ и будет нам интересна. Дело в том, что она разделила нарушения на 3 группы, две из которых касаются кадрового делопроизводства:
- ошибки при заключении трудовых договоров;
- все остальные ошибки в кадровом делопроизводстве.
--------------------------------
<1> Внесены Федеральным законом от 28.12.2013 N 421-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда".

Ошибки при заключении трудового договора

До сих пор на практике довольно часто встречаются ситуации, связанные с нарушениями работодателей при оформлении трудовых договоров. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, а также фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Кроме того, его содержание должно соответствовать условиям, перечисленным в ст. 57 ТК РФ (например, обязательное указание в договоре трудовой функции, условий оплаты труда, режима рабочего времени и времени отдыха и пр.). Как видите, закон устанавливает довольно много требований, касающихся трудового договора. И это не удивительно, ведь это основной документ, регламентирующий права и обязанности работника и работодателя.
В ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечен к ответственности, если:
- уклоняется от оформления трудового договора с сотрудником;
- не выполнил правила о надлежащем оформлении трудового договора;
- заключил гражданско-правовой договор вместо трудового.
Все три нарушения будут затрагивать кадровое делопроизводство:
- в первом случае работодатель всячески оттягивает заключение трудового договора (даже несмотря на то, что сотрудник начал у него трудиться);
- во втором - при составлении текста трудового договора компания не выполнила требования ТК РФ, например не включив обязательные условия (ст. 57 ТК РФ), или включив условия, нарушающие права сотрудника (например, заключив срочный трудовой договор с сотрудником без должных оснований, ч. 6 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ);
- в третьем случае - работодатель, чтобы сэкономить на фонде оплаты труда, вместо трудового договора оформляет гражданско-правовые договоры (ст. 19.1 ТК РФ).
Если любая из перечисленных здесь ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:
- должностное лицо работодателя (скорее всего, руководителя компании) оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб.,
- а саму организацию на гораздо более ощутимую сумму - от 50 000 до 100 000 руб.
Приведем пример вынесения постановления с назначением штрафа за заключение вместо трудовых гражданско-правовых договоров. Однако имейте в виду, данное решение было принято еще до вступления в силу изменений в КоАП РФ, поэтому вместо ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ работодатель был наказан по ч. 1 указанной статьи.

Судебная практика. В связи с многочисленными жалобами граждан о нарушениях трудовых прав прокуратура выдала государственной инспекции труда (ГИТ) требование о проведении внеплановой проверки соблюдения трудового законодательства у работодателя (ООО). Трудовая инспекция установила, что, несмотря на то, что в 2014 г. работодатель заключал гражданско-правовые договоры по оказанию услуг, между исполнителями и заказчиком работ, выступающим фактически в роли работодателя, установлены признаки трудовых отношений. Поэтому отношения со всеми работниками были признаны трудовыми.
В связи с этим было установлено, что работодатель:
- не оформил трудовые договоры в письменной форме при фактическом допущении сотрудников к работе (в нарушение ч. 2 ст. 67 ТК РФ);
- не издал приказы о приеме их на работу (в нарушение ч. 1 ст. 68 ТК РФ);
- не вел трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (в нарушение ч. 3 ст. 66 ТК РФ);
- заработную плату работникам выплачивал реже, чем каждые полмесяца (в нарушение ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
На основании этого работодатель был оштрафован на 50 000 руб. Суд признал предписание ГИТ законным (см. Решение Московского городского суда от 10.08.2015 N 7-8309/15).

Кстати, обратите внимание, чаще всего именно обиженные работники становятся тем самым источником, который сообщает о нарушениях работодателя в трудовую инспекцию и на основании их жалоб контролеры приходят в компанию с внеплановой проверкой.

Иные ошибки в кадровом делопроизводстве

Вторая группа нарушений более широкая. В нее согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ попадают любые нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, которые не попали в ч. 2 (фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем в случае, если последний отказывается признавать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и работодателем) и ч. 3 указанной статьи (о них мы написали выше).
Таким образом, сюда относятся все остальные нарушения в ведении кадрового делопроизводства, например:
- ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, увольнении, переводе и пр.;
- отсутствие ознакомления работника под подпись с локальными нормативными актами и др. кадровыми документами;
- ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей в них;
- ошибки при составлении штатного расписания;
- отсутствие графика отпусков или нарушения в его ведении/внесении изменений;
- ошибки при составлении должностных инструкций и пр.
Как видите, это любые требования ТК РФ и других нормативных правовых актов, которые содержат нормы трудового права и затрагивают порядок ведения кадрового делопроизводства. К таким нормативным правовым актам можно отнести, например, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, или Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Наказание за подобные нарушения немного ниже, чем за ошибки при заключении трудового договора:
- должностное лицо организации будет оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 руб.,
- а юридическое лицо - от 30 000 руб. до 50 000 руб.
Поясним один момент, в отношении которого у практиков порой возникают вопросы. С какими кадровыми приказами работника обязательно нужно знакомить под подпись? С любыми, где он фигурирует, или только с теми, которые прямо указаны в нормативных правовых актах?

Действительно, трудовое законодательство определяет конкретный перечень приказов, которые необходимо доводить до сведения работников под личную подпись с указанием даты ознакомления (т.к. законодатель обычно еще и предписывает, в течение какого времени с даты издания акта работника нужно с ним ознакомить). Среди них приказы о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ), о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Однако есть целый ряд иных приказов, с которыми нужно знакомить сотрудников, несмотря на то, что прямого указания в ТК РФ на это нет. Например, приказ о направлении работника в командировку или о введении режима неполного рабочего времени и пр.
Для чего работников ознакамливают с приказами? Есть два основных повода:
- приказ регулирует трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения с данным работником, например, работника принимают на работу или увольняют, ему объявляется выговор за нарушение трудовой дисциплины, его переводят на другую работу и т.д. Конечно, он должен об этом знать;
- приказ содержит поручение, ответственным исполнителем по которому назначен данный работник.

Пример 1. Бухгалтер Иванова должна пересчитать полагающиеся менеджеру Комарову денежные выплаты. В данном случае приказ касается трудовых отношений с Комаровым, но исполнителем является Иванова. Трудовое законодательство не требует ознакамливать ее с данным приказом, это следует из практики управления (причем в некоторых организациях Иванову не просили бы поставить подпись об ознакомлении на бумажном приказе, а просто выслали бы ей для ознакомления скан-копию документа в рамках СЭД, которая протоколирует действия пользователей).

В ст. 22 ТК РФ в обязанностях работодателя указано, что он должен знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Конечно, между приказом и локальным нормативным актом нельзя поставить знак равенства, но это не отменяет того факта, что работники должны знать, как меняются условия их труда.
Еще одним аргументом в пользу того, что надо получить подпись сотрудника и на других приказах, является то, что в унифицированных формах, которые были обязательными до 2013 г., предусмотрен реквизит ознакомления работника с документом. Это, например, не упомянутые выше приказ о переводе на другую работу (форма N Т-5), приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6), приказ о направлении в командировку (форма N Т-9), приказ о поощрении работника (форма N Т-11).
Ну и наконец, не лишним будет получить подпись сотрудника на других приказах, например о переносе отпуска и отзыве из него, затрагивающих порядок оплаты труда, влекущих изменение режима работы, и пр. (по сути, любые приказы, которые так или иначе касаются прав и обязанностей сотрудников).
Если прямой обязанности работодателя ознакомить с документом работника под подпись, прописанной в нормативных правовых актах, нет, то тогда уже ознакамливать можно и иными способами, особенно если его нужно доводить до сведения многих (например, когда премируются все сотрудники организации). В ход идут рассылки по информационной системе уведомлений или скан-копии документа, вывешивание его копии на доске объявлений на проходной и т.п.
Чем обусловлено такое послабление? Дело в том, что для применения штрафов по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ сотрудники трудовой инспекции в своем предписании должны сослаться на конкретную правовую норму, которая была нарушена при неознакомлении работника с документом под подпись. Если такой нормы нет, то и оштрафовать будет не за что.
Однако это может позволить работнику при неисполнении приказа утверждать, что никто ему ничего не поручал, что он видит этот документ в первый раз.

Пример 2. С приказом о направлении сотрудника в командировку законодательство не обязывает ознакамливать работника под подпись. Но представьте такую ситуацию: человеку непосредственный руководитель сказал, что нужно ехать в командировку, деньги на нее ему перечислили на карточку, в эту командировку сотрудник и не хотел ехать... решил пойти на принцип и не поехал, а подписи об ознакомлении с соответствующим поручением у работодателя нет! За что зацепиться, чтобы признать его нарушителем трудовой дисциплины? Если в этой ситуации работодатель еще и решит применить к нему дисциплинарное взыскание, то работник может продолжать настаивать на том, что про командировку не знал и потом оспорить это взыскание в трудовой инспекции или в суде.

Однако обратите внимание, что в ТК РФ есть ряд статей (затрагивающих изменения определенных сторонами условий трудового договора), которые хоть и не устанавливают обязанность работодателя ознакомить сотрудника под личную подпись с приказом, но требуют получить от него согласие или уведомить его о чем-либо. Например, в случае введения неполного рабочего дня (смены). Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца о предстоящих изменениях и причинах, вызвавших такую необходимость. Или в случае увольнения сотрудника в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников работодатель должен персонально и под собственноручную подпись предупредить сотрудника не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Некоторые организации в подобных ситуациях для упрощения документооборота вместо подготовки письменного уведомления оповещают сотрудников о предстоящих изменениях путем ознакомления под личную подпись непосредственно с приказом. Делать это не запрещено.
Анализируя судебную практику, можно сделать вывод, что трудовые инспекторы охотно штрафуют организации именно по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, ведь сюда подпадает любое нарушение норм трудового права. В рассмотренном ниже деле инспектор нашел сразу несколько нарушений у работодателя.

Судебная практика. Государственная инспекция труда в г. Москве 05.06.2015 признала работодателя (ООО) виновным в совершении правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и назначила наказание в виде штрафа в размере 30 000 руб. В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:
- локальными нормативными актами не установлен и не утвержден порядок индексации заработной платы (в нарушение ст. 134 ТК РФ);
- в положении об оплате труда не определена система оплаты труда в части установления размеров тарифных ставок окладов/должностных окладов (в нарушение ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
- в локальном нормативном акте (инструкции о разъездном характере работы) не установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (в нарушение ст. 168.1 ТК РФ);
- на экземпляре трудового договора одного из работников, хранящегося у работодателя, отсутствует подпись о получении работником экземпляра трудового договора на руки (в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Работодатель пытался оспорить указанное постановление, но суд признал его законным (см. Решение Московского городского суда от 10.09.2015 по делу N 7-9383).
См. также Решение Московского городского суда от 18.09.2015 N 7-9856/15, в котором было признано законным постановление ГИТ о штрафе работодателя (ФГУП) на 30 000 руб. за отсутствие в ЛНА порядка и размеров индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

Если работодатель не является малым предприятием, то за повторное нарушение он будет оштрафован в повышенном размере. Так, если ранее он подвергался наказанию за правонарушения, предусмотренные ч. 1 - 3 ст. 5.27 КоАП РФ, то:
- должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет;
- а организация будет оштрафована на сумму от 100 000 до 200 000 руб.

Поблажки для "самых маленьких" от ГИТ

Итак, мы разобрались, что за нарушения в сфере кадрового делопроизводства могут оштрафовать по ч. 1 и 3 ст. 5.27 КоАП РФ. Это входит в компетенцию государственной инспекции труда (ГИТ).
С конца прошлого года Федеральная служба по труду и занятости изменила принцип применения административных наказаний в отношении малых предприятий (о направлении соответствующего письма в свои территориальные органы в ходе заседания Общественного совета при Роструде сообщил глава ведомства Всеволод Вуколов):
- если инспектор обнаруживает нарушение у работодателя впервые, и оно не связано с непосредственной угрозой жизни работников,
- то руководителю малого предприятия выдается предупреждение и предписание исправить нарушение. Штраф будет накладываться только в случае повторного выявления правонарушения.
В этой связи напомним, какие предприятия признаются малыми. К ним относятся коммерческие организации либо потребительские кооперативы, которые соблюдают условия, приведенные в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" (далее - Закон N 209-ФЗ):
- лимит средней численности работников за предшествующий календарный год не должен превышать 100 человек включительно (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ);
- лимит выручки от реализации товаров (работ, услуг) за предшествующий календарный год без учета НДС - 800 млн руб. (п. 3 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 13.07.2015 N 702 "О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства");
- доля в уставном капитале (паевом фонде) малого предприятия, принадлежащая российским организациям, не являющимся малыми, а также иностранным организациям, не должна превышать 49% каждая (подробнее см. п. 1 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ).

Что может заинтересовать налоговиков?

Некоторые из кадровых документов одновременно являются первичными учетными документами в бухгалтерии. Раньше их унифицированные формы были утверждены Госкомстатом России <2>. Среди них были:
- приказы о приеме на работу и увольнении, о переводе, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении;
- личные карточки работника и госслужащего;
- штатное расписание;
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
- документы, связанные с командировкой;
- табель учета рабочего времени;
- расчетная и платежная ведомости с журналом регистрации;
- лицевой счет;
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
- записка-расчет при прекращении трудового договора с работником;
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
--------------------------------
<2> См. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Они просуществовали до конца 2012 г., т.к. с начала 2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) потребовал от организаций применять утвержденные своим руководством формы (так сказать, предоставил свободу действий в принудительном порядке). Кто-то воспользовался этим и разработал собственные формы, но большинство переутвердило старые привычные и продолжило ими пользоваться.
Так вот, если в организации забыли утвердить эти формы либо они не содержат предписанных реквизитов <3>, то данное нарушение входит в компетенцию налоговых органов, а не ГИТ. Судя по сложившейся практике, трудовая инспекция наказывать за это не будет, а вот сообщить коллегам из налоговой инспекции вполне может (территориальные органы данных ведомств активно обмениваются информацией).
--------------------------------
<3> Их перечень дан в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Напомним, что любые первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены правильно (в т.ч. в соответствии со ст. 9 Закона о бухучете). Документы, которые составлены с нарушением, не могут быть приняты к учету. При проверке налоговики могут посчитать, что тем самым компания нарушила правила учета доходов и/или расходов, и привлечь ее по ст. 120 НК РФ к ответственности:
- 10 000 руб. штрафа грозит организации за нарушение в одном налоговом периоде;
- 30 000 руб. - если компания будет поймана на нарушениях, совершенных в течение более одного налогового периода.