Оформляем дубликат трудовой книжки (Саркисян А.)

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила)). Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Действующими Правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:
- утрата (потеря) трудовой книжки работником;
- невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние - если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);
- наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);
- наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;
- массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.

1. Утрата (потеря) трудовой книжки.
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.
Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.

2. Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению.
Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат, серия... номер...". В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.
После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись "Взамен выдан дубликат, серия... N...", документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.
Правила внесения записей в разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как и в предыдущем случае.

3. Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат, серия... N...", и она возвращается владельцу.

4. Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.
Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.
Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.
В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат, серия... N...", и она возвращается владельцу.

5. Массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологическими и техногенными катастрофами, пожарами, стихийными бедствиями, массовыми беспорядками и другими чрезвычайными обстоятельствами). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовых договоров, справок, профсоюзных билетов, учетных карточек члена профсоюза, расчетной книжки и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.
Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжки взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими Правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.
Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу - в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.
Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие - полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Дубликат трудовой книжки выдается на основании заявления работника. Заявление пишется на имя директора.

При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее - Инструкция).
Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек - Правилами.
В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:
- о работнике (на титульном листе);
- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).
При оформлении дубликата используется утвержденная форма - чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово "Дубликат".
На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- дата рождения;
- образование;
- профессия;
- специальность.
Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел "Сведения о работе" вносятся записи о работе, в раздел "Сведения о награждении" - о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.
Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела "Сведения о работе" первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел "Сведения о работе" в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:
- в графе 1 - порядковый номер записи;
- в графе 2 - дату приема на работу;
- в графе 3 - данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;
- в графе 4 - наименование, дату и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.
Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.
После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:
- в графе 1 указывается порядковый номер записи;
- в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 - причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
После заполнения раздела "Сведения о работе" содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов. Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.
В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.
В справках о работе необходимы ссылки на основания их выдачи, т.е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.
Рассмотрим часто возникающие вопросы.

Как поступить, если сотрудница, обратившаяся за дубликатом трудовой книжки, после увольнения сменила фамилию?

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы (п. 31 Правил). Работодатель обязан выдать бывшему работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Пунктом 7.1 Инструкции установлено, что дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разд. 1 - 6 Инструкции. Таким образом, в соответствии с п. 2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Поскольку на дату оформления дубликата работница имела уже новую фамилию, дубликат выдается на новую фамилию в соответствии с паспортными данными. То есть на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике, соответствующие данным на момент выдачи дубликата.
Заключение брака и перемена фамилии удостоверяются свидетельством о регистрации брака (ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния").
Таким образом, для подтверждения факта, что именно с этой работницей заключен трудовой договор, работнице необходимо представить свидетельство о браке и паспорт.

Возможно ли заменить трудовую книжку, если она испачкана (не читаема)?

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентирован Правилами. Пунктом 38 Правил предусмотрено, что вкладыш в трудовую книжку вшивается только в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. При этом вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, в случаях выдачи дубликата вкладыша трудовой книжки применяется порядок выдачи дубликата трудовой книжки.
Работнику выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п. 33 Правил). При этом согласно п. 31 Правил дубликат должен быть выдан прежним работодателем не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Следовательно, оформить именно дубликат вкладыша в трудовую книжку работнику в данном случае должен тот работодатель, у которого он работал перед трудоустройством к новому работодателю.
Дубликат вкладыша в трудовую книжку оформляется в порядке, предусмотренном для дубликата трудовой книжки (п. 32 Правил, п. 7.2 Инструкции).
Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Следовательно, в данном случае обязанность по восстановлению вкладыша в трудовую книжку может быть возложена либо на работодателя по последнему месту работы (выдача дубликата вкладыша), либо на нового работодателя (оформление нового вкладыша). Таким образом, если работник обратится с письменным заявлением к новому работодателю, последний, по нашему мнению, обязан оформить новый вкладыш в трудовую книжку. Трудовым законодательством не предусмотрен особый порядок заполнения вкладыша в данной ситуации.

Взамен испорченной трудовой книжки выдан дубликат. Как хранить саму трудовую книжку?

В соответствии с п. 33 Правил, если трудовая книжка пришла в негодность, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи. Пришедшая в негодность трудовая книжка оформляется в установленном порядке (делается запись о выдаче дубликата, регистрируется в книге учета движения) и возвращается ее владельцу.
При оформлении дубликата из-за того, что трудовая книжка пришла в негодность, на титульном листе трудовой книжки делается запись о выдаче дубликата с указанием серии и номера выданного дубликата (п. 1.2 Инструкции).
В соответствии с п. 41 Правил трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.
Если основная трудовая книжка пришла в негодность и возвращена работнику (под роспись), то в книгу учета вносятся данные о возврате оригинала и сведения о выданном дубликате.
Если же работник не забрал оригинал трудовой книжки, работодатель хранит его до востребования в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43 Правил). В соответствии со ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет.
За нарушение установленного Правилами порядка ведения и хранения трудовых книжек виновные лица несут административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если в оригинале содержится множество ошибок и неточностей?

В Правилах оговорены такие случаи выдачи дубликата трудовой книжки:
- потеря (п. 31 Правил);
- приход в негодность (трудовая книжка обгорела, порвана, испачкана и т.д.) (абз. 3 п. 33 Правил);
- в трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил).
Данный перечень случаев выдачи дубликата трудовой книжки является исчерпывающим. Таким образом, если трудовая книжка содержит многочисленные ошибки, работодатель не должен выдавать дубликат трудовой книжки. Вместе с тем в случае обнаружения ошибок в трудовой книжке в нее вносятся исправления.
Исправления могут внести:
- виновная организация, допустившая ошибку;
- новый работодатель.
Новый работодатель вносит исправления на основании официального документа организации, допустившей неточность (п. 27 Правил).
Новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы работника. Исправления вносятся в порядке, установленном разд. III Правил.
Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. В этом случае работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

Дубликат трудовой книжки уничтожен: как быть?

Законодательством РФ напрямую не разъяснено, каким образом следует поступить работодателю, если дубликат трудовой книжки работника, например, сгорел при пожаре в организации.
Дубликат дубликата трудовой книжки законодательством РФ также не предусмотрен.
Следует предположить, что работодателю следует вновь выдать работнику дубликат трудовой книжки. При этом необходимо перенести все сведения из обгоревшего дубликата трудовой книжки в новый дубликат. Если какие-то данные невозможно прочитать из-за повреждений от пожара, то работнику следует представить документы, подтверждающие данный период работы. Напомним, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции).
Также отметим, что в п. 1.2 Инструкции отмечено, что при выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. Полагаем, что аналогично на первой странице (титульном листе) прежнего дубликата трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. А на новом дубликате трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись "Дубликат".