Трудовая книжка выдана на руки: возможные осложнения (Дымова Л.)

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При этом работодатель несет ответственность за ее надлежащее хранение и оформление. В то же время Трудовой кодекс обязывает по письменному заявлению сотрудника выдать ему оригинал его трудовой книжки, если она ему требуется для целей обязательного соцобеспечения, например для назначения пенсии. Вместе с тем не исключена ситуация, когда "за время пути" работник непреднамеренно трудовую книжку... потерял.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила), работодатель несет ответственность за надлежащее хранение и оформление трудовой книжки. В общем случае выдавать на руки сотруднику трудовую книжку запрещено (п. 35 Правил). Из этого правила есть только два исключения. Работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку в следующих случаях:
- в день увольнения (в последний день работы) сотрудника. При этом в трудовую должна быть внесена запись об увольнении;
- с целью обязательного социального страхования (обеспечения), то есть для назначения или пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В этом случае трудовая должна быть выдана по письменному заявлению работника, а работодатель обязан выполнить эту просьбу не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Надо сказать, что ст. 62 Трудового кодекса также закреплена обязанность сотрудника вернуть трудовую книжку на предприятие или в учреждение не позднее трех рабочих дней с того дня, как он ее получит в отделении ПФР. Однако при этом не исключена вероятность утери работником трудовой книжки или того, что он по забывчивости ее вовремя не вернет. Кстати говоря, чтобы к организации не было лишних вопросов при выдаче трудовой, следует взять с сотрудника расписку в том, что:
а) он ее получил;
б) обязуется вернуть ее в течение трех дней с момента, как она ему будет возвращена органом, осуществляющим обязательное социальное страхование (обеспечение).

Ответственность

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на работодателя, а также на должностных лиц, которые приказом работодателя назначены ответственными за хранение трудовых книжек (п. 45 Правил). Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП подобное нарушение влечет предупреждение или взыскание административного штрафа в следующих размерах:
- для юрлиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
- для ИП и должностных лиц - от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Между тем в рассматриваемой ситуации обязанность выдать подлинник трудовой книжки на руки сотруднику для представления ее в органы по соцобеспечению предусмотрена Трудовым кодексом. То есть и работодатель, и должностное лицо компании, выдав работнику по его заявлению трудовую книжку для указанных целей, действовали в рамках закона. Соответственно, представляется, что вина в том, что трудовая утрачена, полностью лежит на самом сотруднике. А значит, ни организация, ни ее должностные лица не могут быть привлечены к административной ответственности.

Дубликат

Как бы там ни было, трудовую книжку нужно восстановить. Непосредственно Правилами не регламентирована ситуация, как следует действовать в случае, когда трудовую книжку утратил сотрудник, который еще не уволился. Представляется, что следует действовать по алгоритму, прописанному в п. 31 Правил для случаев, когда вина за потерю трудовой лежит на самом сотруднике. В подобных ситуациях лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю. И здесь же сказано, что работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им соответствующего заявления.
Таким образом, для изготовления дубликата трудовой книжки в первую очередь необходимо, чтобы сотрудник написал соответствующее заявление. На основании п. 32 Правил в дубликат вносятся:
- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие. Данные сведения должны быть подтверждены соответствующими документами, которые имеются в распоряжении работодателя (в том числе представленными самим сотрудником);
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69 (далее - Инструкция).
Так, на первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу делается надпись: "Дубликат" (п. 1.2 Инструкции). Титульный лист заполняется в обычном порядке, то есть как и при оформлении новой трудовой книжки. Важный момент - данные о работнике нужно указывать на дату оформления дубликата. Поэтому учтите, что указанная дата должна быть в пределах 15 дней с момента подачи сотрудником заявления об оформлении ему дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.
Далее в разделе "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в вашу организацию. При этом данные сведения должны быть документально подтверждены. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. То есть графы 1, 2 и 4 этой строки не заполняются.
Затем вносятся записи в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки в хронологическом порядке, то есть сведения о трудовом стаже у всех предыдущих работодателей, которые содержатся в представленных сотрудником документах. Перед каждой записью в графе 3 указывают наименование работодателя, у которого трудился сотрудник. В графах 1 и 2 - номер и дату приема на работу (перевода, увольнения), а в графе 4 - реквизиты документа, на основании которого произведена соответствующая запись. В последнюю очередь вносятся записи о работе сотрудника уже в вашей организации, которые производятся на основании кадровых документов.
Также отметим, что поскольку дубликат оформляется в связи с тем, что сам сотрудник потерял "исходник" трудовой книжки, то организация вправе взыскать с него стоимость бланка (п. 47 Правил). Как правило, в подобных ситуациях стоимость бланка удерживается из зарплаты работника. Однако имейте в виду, что для выдачи нового бланка трудовой от работника требуется получить соответствующее заявление.

Исключительный случай

На практике также возможна ситуация, когда сотрудник, получив на руки трудовую книжку для предъявления ее в ПФР, этот документ не вернул, но при этом увольняется. Очевидно, что в этом случае работодатель при всем желании не сможет внести в его трудовую книжку запись об увольнении. И что самое интересное, такая ситуация опять же не предусмотрена Правилами. А в данном случае работодатель оказывается в весьма и весьма неоднозначном положении. Ведь и дубликат трудовой при отсутствии соответствующего заявления и подтверждающих стаж документов он завести не сможет.
Представляется, что за неимением ничего лучшего при подобных обстоятельствах следует воспользоваться порядком, аналогичным тому, который установлен для случаев, когда уволившемуся сотруднику не удается вручить трудовую книжку. В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса работодатель в этом случае должен направить работнику уведомление о необходимости представить выданную ему ранее для предъявления в ПФР трудовую книжку с целью внесения записи о его увольнении.