Сложные вопросы по начислению больничных и отпускных (Разумова И.)

Несмотря на то что кадровики непосредственно не занимаются начислением больничных и отпускных, с вопросами по их выплате они сталкиваются постоянно, причем не только от работников, но и проверяющих. Что делать, если работник не принес справку о зарплате с предыдущего места работы? Нужно ли оплачивать больничный совместителю? Как быть, если работник во время отпуска заболел? Каков порядок учета премий при расчете отпускных?

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам застрахованное лицо представляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией, справку (справки) о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места (мест) работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей). Об этом говорит ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ).

Обратимся к сложным вопросам, возникающим на практике.

Отсутствие справки с предыдущего места работы

Пособия исчисляются исходя из среднего заработка, который рассчитывается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, в том числе и за время работы у других страхователей (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Но как произвести расчет пособия, если работник не представил справку о сумме заработка с предыдущего места работы?
Приведем пример.

Пример 1. Сотрудник находился на больничном с 14.03.2016 по 22.03.2016. В 2014 - 2015 гг. он работал в другой организации, которая прекратила свою деятельность. Справка о сумме заработной платы с данного места работы утеряна, но имеется справка 2-НДФЛ за 2014 и 2015 гг. Как правильно рассчитать пособие? Можно ли сделать расчет на основании справки 2-НДФЛ?

Как установлено ч. 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, в средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).
Если бывший работодатель прекратил свою деятельность, а также если по иным причинам работник не может представить справку о суммах заработка, работодатель на основании его письменного заявления обязан направить запрос в территориальный орган ПФР о предоставлении данных о суммах заработка на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Сделать это нужно не позднее двух рабочих дней со дня получения такого заявления (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ, п. 5 Порядка направления запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н).
Таким образом, доходы, полученные работником у другого работодателя, подтверждаются:
- либо справкой о сумме заработка, выданной им;
- либо сведениями о заработке застрахованного лица, предоставленными территориальным органом ПФР.
Закон N 255-ФЗ не предусматривает иных способов подтверждения заработка, полученного у предыдущего работодателя, в том числе сведениями справки по форме 2-НДФЛ.

Судебная практика. Суды также указывают, что справка о заработной плате по форме 2-НДФЛ не подтверждает размер заработка по прежнему месту работы для целей расчета пособия по временной нетрудоспособности (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.09.2013 N 33-12662/2013, Апелляционное определение Костромского областного суда от 26.03.2012 N 33-384).

Если справка о сумме заработной платы отсутствует, пособие необходимо исчислить на основании сведений, имеющихся у работодателя, назначающего и выплачивающего пособие (в данном случае это будет минимальная зарплата, ч. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). После получения от территориального органа ПФР необходимого документа о сумме заработка следует произвести перерасчет назначенного пособия, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (справок) о сумме заработка (ч. 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Больничный совместителю

Все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, предоставляются лицам, работающим по совместительству, в полном объеме (ст. 287 ТК РФ).
Рассмотрим ситуацию с совместительством работницы, ушедшей в отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ).
Согласно ч. 2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ женщина, работающая на момент наступления страхового случая и в двух предшествующих календарных годах у нескольких страхователей, получает пособие по беременности и родам у страхователей по всем местам работы (службы, иной деятельности), которое исчисляется из среднего заработка, определяемого в соответствии со ст. 14 Закона N 255-ФЗ.
При этом согласно п. 4 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, ей выдается несколько больничных по каждому месту работы (Письмо ФСС РФ от 14.11.2013 N 15-03-14/12-13959).

Пример 2. Женщина, работающая в организации по внешнему совместительству с 2011 г., ушла с 21.03.2016 в отпуск по беременности и родам. В предыдущие два года (2014 - 2015) по основному месту она работала только у одного страхователя. Сотрудница хочет получить пособие по беременности и родам как по основному месту работы, так и по совместительству.
Максимальная величина среднего дневного заработка для расчета пособия по беременности и родам в 2016 г. составляет 1772,60 руб. ((624 000 руб. + 670 000 руб.) / 730 дней).
При расчете среднего дневного заработка по совместительству он составил 1539,63 руб. В каком размере организация может выплатить пособие внешнему совместителю, если предполагается, что общий размер среднего дневного заработка по основному месту работы и по совместительству составит более 1772,60 руб.?

Средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие по беременности и родам, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленную в соответствии с Законом N 212-ФЗ на соответствующий календарный год предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ. Если назначение и выплату пособия по беременности и родам осуществляют несколько работодателей, средний заработок, исходя из которого исчисляются указанные пособия, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей указанную предельную величину, при исчислении данных пособий каждым из работодателей (ч. 3.2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).
Таким образом, максимальная величина среднего дневного заработка работодателем-совместителем рассчитывается без учета заработка по основному месту работы. То есть в рассматриваемой ситуации организация должна выплатить женщине, работающей по совместительству, пособие по беременности и родам исходя из среднего дневного заработка.

Оплата больничного, выданного в иностранном государстве

Как указано в ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ, для назначения и выплаты пособия работнику следует представить листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по форме и в Порядке, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере здравоохранения, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда и социальной защиты населения, Фондом социального страхования Российской Федерации.
Форма бланка листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н.
Но как быть, если больничный выдан в другой стране?

Пример 3. Работник российской организации - белорус, временно проживающий на территории РФ, - находясь в отпуске на родине, заболел. При возвращении из отпуска он принес больничный лист белорусского образца. Может ли российская организация оплатить ему пособие по временной нетрудоспособности по такому больничному листу за счет ФСС РФ?

Как указано выше, для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности работник должен представить работодателю больничный, выданный медицинской организацией по указанной форме. Следовательно, лист нетрудоспособности, выданный иностранной медицинской организацией, не соответствует данной форме и не может служить основанием для оплаты листа за счет ФСС РФ.
Однако ФСС РФ в Письме от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П отметил, что законодательство РФ не ограничивает права работодателей по выплате пособий таким работникам за счет собственных средств.

Перенос даты начала отпуска по беременности и родам

Женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 <1> календарных дней до родов и 70 <2> календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном федеральными законами размере (ст. 255 ТК РФ).
--------------------------------
<1> В случае многоплодной беременности - 84.
<2> В случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110.

Пособие по беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ и п. 6 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375).
Чтобы уйти в декретный отпуск, женщина должна его оформить, представив работодателю больничный по беременности и родам и написав заявление (см. Информацию ФСС РФ "Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" <3>).
--------------------------------
<3> http://fss.ru/ru/faq/117075/index.shtml.

Давайте разберемся, как быть в ситуации, когда в больничном указана одна дата, а в заявлении на отпуск - другая, более поздняя.

Пример 4. В организации сотрудница принесла листок нетрудоспособности с кодом "05" (отпуск по беременности и родам), который начинается 22.12.2015. Исходя из даты начала нетрудоспособности расчетными годами для данного листка должны быть 2014 и 2013 (согласно правилам расчета). Но сотрудница будет продолжать работать, и в своем заявлении о предоставлении отпуска по беременности и родам указала дату начала - 11.01.2016, и попросила для расчета среднего заработка расчетный период принять 2015 и 2014. Можно ли пойти навстречу работнице?

Право выбора сотрудницы оформить отпуск по беременности и родам и получить декретное пособие либо продолжать работать и получать зарплату подтверждено Верховным Судом РФ.

Судебная практика. Верховный Суд РФ в Решении от 14.11.2012 N АКПИ12-1204 указал, что листок нетрудоспособности подтверждает освобождение беременной сотрудницы от работы на период, установленный ст. 255 ТК РФ, и является основанием для предоставления отпуска. Сам же отпуск предоставляется исключительно по заявлению работницы, заставить ее написать заявление с той даты, которая указана в больничном, нельзя. Поэтому беременная женщина может либо оформить декретный отпуск с получением взамен заработка пособия по беременности и родам за счет средств обязательного социального страхования, либо продолжать работать и получать от работодателя плату за труд в соответствии с трудовым договором. Кроме того, суд сделал вывод, что работница не может удлинить отпуск за счет того, что напишет заявление позже даты, указанной в больничном листе.

Поэтому получив от сотрудницы заявление на предоставление отпуска по беременности и родам, дата начала которого не совпадает с датой открытия листка нетрудоспособности, работодатель должен оформить его числом, указанным в заявлении.
Напомним, в соответствии со ст. ст. 3, 10 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" страховой случай - это событие, представляющее собой реализацию социального страхового риска, с наступлением которого возникает обязанность страховщика осуществлять обеспечение по социальному страхованию. При этом основанием для выплаты страхового обеспечения являются документы, подтверждающие достоверность страхового события.
Для выплаты пособия по временной нетрудоспособности страховым событием являются заболевание, травма и другие виды временной нетрудоспособности. Документом, подтверждающим это событие, является больничный листок, в котором отмечается начало возникновения страхового случая (дата открытия листка), его завершение (дата его закрытия). На это указал ФСС РФ в Письме от 18.08.2004 N 02-18/11-5676.
Для назначения и выплаты пособия по беременности и родам застрахованное лицо представляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ, пп. "а" п. 16 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н).
На основании изложенного ФСС РФ на практике настаивает, что пособие по беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам, дата начала которого фиксируется в листке нетрудоспособности, а не в заявлении сотрудницы. Таким образом, указание в заявлении принять за расчетный период 2015 и 2014 гг. в связи с тем, что сотрудница фактически уходит в отпуск по беременности и родам только в 2016 г., неправомерно, так как момент наступления страхового случая приходится на 2015 г. Соответственно, расчет среднего заработка, по мнению Фонда, организация должна произвести исходя из среднего заработка за 2013 - 2014 гг.
Однако из буквального прочтения ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ следует, что пособие по беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам. Если вернуться к нашему примеру, то при уходе в отпуск в 2016 г. расчет среднего заработка организация может произвести исходя из среднего заработка за 2014 - 2015 гг.
Следовательно, свершившееся событие, с наступлением которого возникает обязанность страховщика осуществлять страховое обеспечение, - фактическое начало отпуска по беременности и родам согласно заявлению. Ведь именно в этот момент реализуется страховой риск - утрата застрахованным лицом заработка. Поэтому признание до начала отпуска по беременности и родам свершившегося страхового случая будет не совсем корректно.
Таким образом, указание в заявлении принять за расчетный период 2015 и 2014 гг. в связи с тем, что сотрудница фактически уходит в отпуск по беременности и родам только в 2016 г., будет более правильным, но с этим может не согласиться ФСС РФ, так как максимальный размер среднего дневного заработка для расчета пособия при таком варианте может оказаться больше. Поэтому будьте готовы к тому, что вам придется отстаивать свою позицию в суде.

Два года для расчета пособия

Еще один спорный момент касается ситуаций, когда пособие рассчитывается сотруднице, находящейся в декрете дольше двух лет. И в частности, какие годы при определении среднего заработка берутся для расчетного периода.
Напомним, что пособия исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующие году наступления страхового случая - болезни, отпуска по беременности или по уходу за ребенком, в том числе за время работы у другого страхователя. Если в этих двух календарных годах либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие годы по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами. Замена может осуществляться при условии, что это приведет к увеличению размера пособия (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).
Причем, по мнению Минтруда России (Письмо от 03.08.2015 N 17-1/ООГ-1105) и ФСС РФ (Письма от 30.11.2015 N 02-09-11/15-23247 и от 11.11.2015 N 02-09-14/15-19989), замена календарных лет, которые используются для расчета среднего заработка, может осуществляться не на любые годы, а на годы, непосредственно предшествующие годам, в которых женщина находилась в декрете или отпуске по уходу за ребенком.
Ведомство приводит пример, когда отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком продолжались у работницы в период с 2011 по 2014 гг., поэтому в расчете среднего заработка для исчисления пособий по страховым случаям, наступившим в 2015 г., 2014 и 2013 календарные годы могут быть заменены на 2010 и 2009 календарные годы при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.

Работник заболел во время отпуска

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. В ст. 139 ТК РФ сказано, что для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных настоящим ТК РФ, устанавливается единый порядок его исчисления.

Итак, при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Если работник заболел во время ежегодного отпуска (основного или дополнительного), он должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Период отпуска не продлевается на дни болезни, которые приходятся на нерабочие праздничные дни, так как отпуском они не являются на основании ч. 1 ст. 120 ТК РФ.
В случае заболевания (травмы) работника в период нахождения в отпуске выданный ему на этот период листок нетрудоспособности подлежит оплате в общеустановленном порядке (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830). При этом при продлении отпуска у организации отсутствует обязанность по пересчету отпускных, так как число его дней не меняется.
Если же отпуск по заявлению работника будет перенесен на иной срок, то организации необходимо повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни на основании ст. ст. 114, 139 ТК РФ. Выплаченные ранее отпускные могут быть зачтены в счет будущих отпускных выплат. При этом нормами ТК РФ не предусмотрена возможность работодателя удерживать ранее начисленные отпускные из заработной платы работника за неиспользованные дни отпуска по причине его болезни (ст. 137 ТК РФ).

Учет премий при расчете отпускных

Особенности порядка исчисления средней заработной платы установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение). Согласно п. 2 Положения при расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.
Пункт 15 Положения регулирует учет премии и вознаграждения при определении среднего заработка. Так, при определении среднего заработка учитываются ежемесячные премии и вознаграждения, полностью начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. То есть если за последние 12 месяцев было начислено 13 ежемесячных премий за один показатель, то одна из них не учитывается. Порядок учета премий должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте. Если этого нет, как правило, берутся наиболее выгодные для работника премии при расчете среднего заработка.
Ежеквартальные премии - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, то их учитывают в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий календарный год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы) учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
В практике может возникнуть ситуация, когда женщине, находящейся в отпуске по беременности и родам, выплачена годовая премия, а после указанного отпуска она сразу берет ежегодный отпуск.

Пример 5. Сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам в 2016 г., в период нахождения в отпуске ей была выплачена премия по итогам работы за 2015 г. Ежегодный отпуск предоставляется в 2016 г. сразу после окончания отпуска по беременности и родам. Как посчитать ей средний заработок? Учитывать ли годовую премию?

Порядок исчисления среднего заработка в рассматриваемой ситуации установлен ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения. В частности, средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев. При этом вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, учитывается для определения размера среднего заработка независимо от времени начисления вознаграждения (абз. 4 п. 15 Положения).
Начисленное вознаграждение по итогам работы за 2015 г. предшествует началу ежегодного отпуска в 2016 г., несмотря на то, что сам момент начисления вознаграждения приходится на период, исключаемый из расчетного.
Так как расчетный период у сотрудницы отработан не полностью, в нем был отпуск по беременности и родам, который подлежит исключению из расчетного периода на основании пп. "б" п. 5 Положения, при расчете среднего заработка вознаграждение по итогам работы за год учитывается:
- полностью, если оно было начислено с учетом фактически отработанного в расчетном периоде времени;
- в сумме, пропорциональной времени, отработанному в расчетном периоде, при начислении такого вознаграждения без учета фактически отработанного в расчетном периоде времени (п. 15 Положения, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 N 2337-17).