Если сотрудник заболел... (Вишневская И.)

Заболеть может каждый. Но если заболел сотрудник компании, то за время отсутствия на рабочем месте ему положены больничные. Пособие выплачивает работодатель, который затем возмещает свои расходы из Фонда социального страхования.

Рассчитаем больничное пособие

Итак, сотрудник принес после болезни больничный листок. На его основании бухгалтер должен рассчитать сумму пособия за все дни болезни.
Пособие по временной нетрудоспособности определяется исходя из среднего заработка сотрудника, рассчитанного за два года, предшествующих году, в котором он заболел (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", далее - Закон N 255-ФЗ). Например, если работник заболел в июне 2016 г., то расчетным периодом будут являться 2014 и 2015 гг.
При расчете среднего заработка компания должна учесть все выплаты в пользу работника, на которые в расчетном периоде были начислены взносы в ФСС РФ, в том числе отпускные (ч. 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). При этом важно знать, что величина выплат, включаемых в расчет среднего заработка, за каждый год расчетного периода не может превышать предельную базу для начисления взносов в ФСС РФ в соответствующем году (ч. 3.2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Напомним, что предельная база для начисления взносов в ФСС РФ в 2015 г. составляла 670 000 руб., а в 2014 г. - 624 000 руб.
После того как компания суммирует все необходимые выплаты за два предшествующих года, полученную величину она должна поделить на 730 (ч. 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). В итоге данных расчетов будет получена сумма среднего дневного заработка сотрудника, из которого затем будет исчислено больничное пособие.
При расчете пособия значение имеет страховой стаж сотрудника. Так, если его страховой стаж более 8 лет, то ему положено 100% среднего заработка. Если страховой стаж заболевшего от 5 до 8 лет, то положено 80%. С меньшим страховым стажем (до 5 лет) положено только 60%. Такой порядок следует из ч. 1 ст. 7 Закона N 255-ФЗ.
Далее важно количество дней болезни, указанное в больничном листе. Пособие нужно начислять за весь период болезни (ч. 1 ст. 6 Закона N 255-ФЗ). Если период болезни "захватил" выходные и нерабочие праздничные дни, то за эти дни также начисляется пособие.

Пример 1. Золотухина Р.А. 27 июня 2016 г. не вышла на работу в связи с плохим самочувствием. Болела она по 5 июля 2016 г., а 6 июля вышла на работу и представила в отдел кадров больничный лист. Пособие по временной нетрудоспособности ей положено за 9 календарных дней. Страховой стаж работницы составляет 10 лет.
В расчетном периоде Золотухиной Р.А. были начислены облагаемые взносами в ФСС РФ выплаты в сумме:
- в 2014 г. - 420 000 руб.;
- в 2015 г. - 456 000 руб.
Данные суммы не превышают предельную базу для начисления взносов в ФСС РФ, поэтому все указанные выплаты учитываются при расчете среднего заработка для оплаты больничного.
Средний дневной заработок Золотухиной Р.А. для оплаты больничного составит 1200 руб. ((420 000 руб. + 456 000 руб.) / 730). Поскольку страховой стаж сотрудницы превышает 8 лет, то ей положено 100% среднего заработка.
Сумма пособия по временной нетрудоспособности за оплачиваемые дни болезни составит 10 800 руб. (1200 руб. x 100% x 9 дн.).

В расчетном периоде сотрудник менял работу

Может случиться так, что в предыдущие два года, которые берутся для расчета больничного пособия, сотрудник сменил место работы. В этом случае нынешний работодатель при расчете среднего заработка должен учесть зарплату, полученную сотрудником у предыдущего работодателя. Такой порядок следует из ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, а также п. 6 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375.
Но для того, чтобы нынешний работодатель учел доходы, полученные сотрудником на прошлом месте работы, сотрудник должен принести в бухгалтерию своей организации справку об этих доходах. Форма справки и Порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Судебная практика. Использование вместо указанного документа справки 2-НДФЛ невозможно (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.09.2013 N 33-12662/2013, Апелляционное определение Костромского областного суда от 26.03.2012 N 33-384).

Если же необходимую справку работник не представит, компания рассчитает ему больничное пособие исходя из МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).
Но сотрудник может позже принести справку о доходах с прежнего места работы. В этом случае работодатель должен произвести перерасчет пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (справок) о сумме заработка.
У гражданина, не имеющего возможности получить с прежнего места работы такую справку, например в связи с ликвидацией фирмы, есть альтернативный вариант. Он может подать в свою организацию заявление с просьбой направить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ запрос о предоставлении сведений о зарплате, а также об иных выплатах и вознаграждениях. Форма заявления сотрудника о направлении запроса в ПФР, форма запроса работодателя в территориальный орган ПФР, а также Порядок его направления утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н. После получения необходимых сведений из отделения ПФР компания должна будет использовать их для расчета пособия.

Дата выплаты пособия

После того как работник представил больничный лист, у работодателя есть 10 календарных дней для назначения пособия. А сама выплата пособий осуществляется страхователем в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы. Такой порядок установлен ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Для выплаты зарплаты в компании установлен срок - 7-е число следующего месяца.
Поскольку Золотухина Р.А. принесла больничный листок 6 июля 2016 г., то пособие должно быть назначено в срок не позднее 15 июля 2016 г. Соответственно, сама выплата пособия должна быть произведена вместе с июньской зарплатой 7 июля 2016 г.

Как возместить за счет средств фонда

Как мы уже отметили выше, больничное пособие выплачивается за все дни болезни. Однако не всю выплаченную сумму компания сможет возместить за счет ФСС РФ. Дело в том, что первые три дня болезни должны оплачиваться за счет работодателя, что четко следует из п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ. Таким образом, если сотрудник болел 9 дней, то за счет ФСС РФ пособие будет выплачено только за 6 дней.
Возмещение расходов на выплату пособия за счет ФСС РФ производится путем уменьшения страховых взносов, подлежащих уплате в этот фонд (ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ). Если сумма пособия, возмещаемого за счет фонда, оказалась выше суммы страховых взносов, то компания может обратиться в отделение ФСС РФ за получением остатка.
Но сумма превышения может быть зачтена и в счет уплаты предстоящих платежей по страховым взносам в ФСС РФ. Такое право закреплено в ч. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования". Правда, следует учитывать, что такой зачет возможен только в пределах расчетного периода, то есть календарного года.

Заполняем свой раздел больничного листа

Больничный лист, который сотрудник представит в бухгалтерию, условно делится на два раздела, первый из которых заполняется медицинским учреждением, а второй будет пустым, его необходимо заполнить компании-работодателю.
Существуют определенные правила заполнения этого раздела. Например, записи должны вноситься печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Но не допускается использование шариковой ручки. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей.
Также нужно проследить, чтобы печать компании (если она используется) не попадала на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности. Эти требования прописаны в п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок).
Если при заполнении больничного допущена ошибка, ее надо зачеркнуть и указать правильную запись, заверив ее записью "исправленному верить", подписью и печатью организации (если она используется). Исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства нельзя (п. 65 Порядка).

Больничные и налоги

Больничное пособие облагается НДФЛ. Уплатить налог в бюджет нужно не позднее последнего числа месяца, в котором пособие было выплачено (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример 3. Исходя из условий примеров 1 и 2 с суммы больничного пособия, выплаченного Золотухиной Р.А., компания-работодатель должна перечислить налог не позднее 30 июля 2016 г. Ведь именно в июле было выплачено пособие по временной нетрудоспособности.

А вот страховые взносы на сумму больничного пособия не начисляются (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).
На расходы в целях налогообложения прибыли относится только та часть пособия, что выплачивается за счет работодателя, то есть часть пособия, приходящаяся на первые три дня болезни (пп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).