Все о трудовом праве
  • Москва, Московская область
    +7 (499) 703-47-96
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 309-56-72
  • Федеральный номер
    8 (800) 555-67-55 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Разделы:
Последние новости:

19.09.2020

Законопроект направлен на установление с 1 января 2021 года минимального почасового уровня оплаты труда, в сумме 150 рублей в час, для исчисления оплаты труда работника при заключении с ним срочного трудового договора на условиях неполного рабочего времени. Также он предусматривает ежегодную индексацию минимального почасового размера оплаты труда.

подробнее
16.09.2020

Законопроект направлен на защиту прав и повышение гарантий граждан, имеющих право на получение пособия по безработице. В связи с этим предлагается установление следующих размеров пособий по безработице: 12 130 рублей – минимальная величина пособия; 24 260 рублей - максимальная величина пособия по безработице.

подробнее
15.09.2020

Цель законопроекта - устранение необоснованной практики заключения краткосрочных трудовых договоров с педагогическими работниками, относящимися к профессорско-преподавательскому составу, в организации, осуществляющей образовательную деятельность по реализации образовательных программ высшего образования и дополнительных профессиональных программ.

подробнее
Все статьи > Иные вопросы > Исправляем ошибки в трудовых книжках (Комиссарова Т.Ю.)

Исправляем ошибки в трудовых книжках (Комиссарова Т.Ю.)

Дата размещения статьи: 07.09.2016

Исправляем ошибки в трудовых книжках (Комиссарова Т.Ю.)

Трудовая книжка - основной документ о стаже работника. Зачастую ведется она с нарушением требований законодательства - или печать работодатель забыл поставить, или запись не ту внес... Бывают и чисто технические ошибки: кадровики сокращают слова, путают номера приказов или записи. Сегодня в статье рассмотрим, как правильно внести ту или иную запись и как исправить неправильную. 

Правила ведения трудовых книжек 

Назовем основные нормативные акты, регламентирующие ведение, хранение трудовых книжек и внесение в них записей:

- Трудовой кодекс;

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек;

- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция).

Согласно ст. 66 ТК РФ любой работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения:

- о работнике;

- о выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу;

- об увольнении работника (основания прекращения трудового договора);

- о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Если работник трудоустраивается впервые, трудовую книжку заводит работодатель. Таково правило ст. 65 ТК РФ. При этом на основании п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Напомним основные моменты, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек. Во-первых, записи вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Во-вторых, не допускается сокращать слова - нельзя написать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п. Кроме того, в силу п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту этого приказа (распоряжения).

Обратите внимание на то, что заполнение трудовой книжки производится на основании подлинников документов. Если же таковые отсутствуют, в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа. Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Конечно, при заполнении трудовых книжек не исключены ошибки. Если ошибка обнаружена практически сразу, ее достаточно легко исправить. Сложнее с ошибками, которые выявлены по истечении нескольких лет после увольнения, когда работник уже сменил не одно место работы.

Отметим, что любая запись в трудовой книжке важна: иногда наименование предприятия, должности или структурного подразделения дает сотруднику право на льготное пенсионное обеспечение. Не думайте, что если ошибка допущена, например, в наименовании организации, то это не существенно и исправлять ее не нужно. Нужно. Например, ВС РФ рассматривал дело о признании права на досрочную пенсию, в назначении которой работнику было отказано. Суд установил, что при поступлении истца на работу работодатель в трудовую книжку внес неверное наименование учреждения, что привело к исключению спорного периода из стажа работника. Поэтому дело направили на новое рассмотрение в суд первой инстанции (Определение ВС РФ от 18.05.2012 N 18-КГ12-5). 

Порядок внесения исправлений в трудовую книжку 

Разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. п. 2.3, 2.4 Инструкции установлен порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку. В частности, в силу п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее может быть произведено:

- по месту работы, где была внесена соответствующая запись;

- работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Прежний работодатель в последнем случае обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если компания, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа, например копии приказов о приеме, переводе, увольнении. 

Обратите внимание! Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек). 

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были внесены. При утрате такого документа либо несоответствии его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Важно, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (для установления стажа при массовой утере трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.)). 

Сведения о работнике 

На титульном листе трудовой книжки указаны сведения о работнике. Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек это:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год);

- образование, профессия, специальность.

Причем первые сведения вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав), а вторые - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Самой распространенной ошибкой является неверное написание фамилии, имени или отчества. Зачастую эта ошибка совершается из-за того, что трудовая книжка заполняется со слов работника, или из-за невнимательности кадровика.

Если ошибку в имени, отчестве, фамилии, дате рождения обнаружили сразу, никаких исправлений вносить не нужно. В таком случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению, а сотруднику оформляется новая книжка (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек). А вот как быть, если ошибка выявлена по прошествии нескольких лет и организации, заполнявшей трудовую книжку впервые, уже не существует? Полагаем, что в этом случае нынешний работодатель может самостоятельно внести изменения в данные на титульном листе книжки на основании паспорта работника. 

Вопрос: Как изменить фамилию сотрудницы в связи с замужеством? 

В силу п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

К сведению. Вопрос о проставлении оттисков печатей в настоящее время актуален для работодателей, ведь совсем недавно отменили обязанность иметь печати. Действительно, согласно новым редакциям Закона N 208-ФЗ <1> и Закона N 14-ФЗ <2> обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе. Правила ведения и хранения трудовых книжек - подзаконный акт, следовательно, он не обязателен в части требования о проставлении печатей. Тем не менее Роструд в Письме от 15.05.2015 N 1168-6-1 разъяснил, что, поскольку Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция приняты во исполнение закона, их требования обязательны, то есть заверять записи в книжке печатью необходимо.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

<2> Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". 

Конечно, письма данного ведомства не являются нормативным актом и носят лишь разъяснительный характер. Однако во избежание претензий со стороны контролеров, которые могут руководствоваться названным Письмом, мы все-таки рекомендуем заверять записи в трудовых книжках печатью. 

Если уровень образования сотрудника за время работы изменился и он представил работодателю документы об этом, необходимо скорректировать на титульной странице сведения об образовании. Например, у работника было среднее профессиональное образование, а потом он получил высшее. В таком случае нужно не зачеркивать уже имеющиеся сведения, а просто дополнить их через запятую (п. 2.4 Инструкции).

Внизу титульного листа ставятся дата заполнения трудовой книжки, подписи ее владельца и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции). Последняя подпись заверяется печатью работодателя. Отсутствие подписей указанных лиц является грубой ошибкой, как и отсутствие оттиска печати. 

Ошибки в разделе "Сведения о работе" 

I. Запись о приеме на работу. Для начала скажем, как правильно производится запись в данном разделе. Во-первых, в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное (при наличии). Затем под этим заголовком:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 - дата приема на работу;

- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

- в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

При заполнении данного раздела работодатели могут допустить ошибки, вписывая наименование организации (например, указав не в соответствии с уставом), дату приема на работу (например, указав дату заключения трудового договора, тогда как дата начала работы иная), наименование должности (не в соответствии со штатным расписанием), реквизиты документа, на основании которого вносится запись.

Одной из ошибок является указание в составе записи о приеме на работу срока, на который принят сотрудник (если заключен срочный трудовой договор), или условия об испытании. Конечно, если, принимая трудовую книжку от работника, вы обнаружите подобную запись, не стоит ее исправлять: она, по сути, не нарушает права работника. Но сами, делая запись о приеме на работу, не указывайте срок трудового договора или испытания, ведь ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция не предусматривают такого элемента записи.

Приведем пример правильной записи о приеме на работу. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

28

07

2015

Принята на должность ведущего юрисконсульта в договорной отдел

Приказ от 28.07.2015 N 30-лс

Обратите внимание, что в случае приема на работу руководителя компании в графе 4 также могут быть указаны реквизиты протокола или решения высшего органа управления организацией.

II. Запись о переименовании организации или реорганизации. Одной из ошибок кадровиков при реорганизации или изменении наименования компании является вклейка в конце книжки листочка с новым названием (сведениями о реорганизации), на котором стоит подпись сотрудника, что он ознакомлен с этими изменениями. Так делать не следует: вклейка может потеряться и потом получится неразбериха (принят сотрудник в одну организацию, а запись об увольнении заверена печатью другой). Пункт 3.2 Инструкции предписывает вносить сведения об изменении наименования организации отдельной строкой в графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то". В графе 4 проставляются основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. По аналогии делается запись о реорганизации.

Приведем пример правильной записи о реорганизации. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль") реорганизовано путем разделения в Акционерное общество "Награда"

Решение собрания участников ООО "Медаль" от 19.05.2015

Обратите внимание, что порядковый номер такой записи не присваивается.

III. Запись о периоде исправительных работ. Сейчас все чаще и чаще гражданам назначается наказание в виде исправительных работ. И многие кадровые работники не делают в трудовой никаких отметок. А это неверно. Так, п. 3.3 Инструкции предусмотрено внесение в трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, записи о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж. Такая запись вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата ее внесения;

- в графе 3 пишут: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж";

- в графе 4 указываются основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

IV. Сведения о трудовой деятельности работника. Здесь возможны различные варианты: ошибки в записи о переводе на другую работу, присвоении нового разряда, совместительстве и пр. Рассмотрим некоторые из таких ошибок.

1. Перевод на другую работу. В большинстве случаев ошибки совершаются из-за невнимательности кадровика или специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек, и заключаются в неверном указании должности или структурного подразделения. Бывают, конечно, и более существенные ошибки, например внесение записи о временном переводе. Этого делать не следует, так как в силу п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек и ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения только о переводе на другую постоянную работу.

Запись обычно производится так: в графе 1 проставляется порядковый номер, в графе 2 - дата перевода, в графе 3 пишут, что сотрудник переведен на другую должность (в другое структурное подразделение), в графе 4 указывают дату и номер приказа о переводе.

Отметим еще одну ситуацию, которая может вызвать затруднения: временный перевод становится постоянным. Какую дату ставить в таком случае, реквизиты какого приказа вносить в графу 4? Для наглядности приведем пример записи в трудовой книжке работника, которого с 11.03.2015 по 15.06.2015 перевели временно, а 15.06.2015 был издан приказ о том, что перевод считается постоянным. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

21

12

2014

Принята на должность секретаря

Приказ от 21.12.2014 N 63-лс

2

11

03

2015

Переведена на должность бухгалтера

Приказы от 11.03.2015 N 19, от 15.06.2015 N 22

2. Присвоение нового разряда, класса или категории. Если работник проходил обучение и в результате ему был присвоен новый разряд (класс, категория и т.п.), об этом в трудовую книжку нужно внести запись. Причем и в случае, когда работник не получал разряда или категории, а просто обучался, например проходил повышение квалификации (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но достаточно часто специалисты отдела кадров "забывают" это сделать. Приведем пример, как должна выглядеть такая запись. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

5

16

06

2015

С 27.04.2015 по 10.06.2015 проходил обучение на курсах повышения квалификации в ГБПОУ "Нижегородский автомеханический техникум". Присвоен разряд IV электросварщика

Свидетельство от 10.06.2015 N Б-102

3. О работе по совместительству. Мы с вами знаем, что запись о работе по совместительству производит работодатель по основному месту работы. В данном случае сложности возникают, когда сотрудник представляет работодателю документы о работе по совместительству за прошлые периоды. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

21

12

2014

Принята на должность секретаря

Приказ от 21.12.2014 N 63-лс

2

22

01

2015

С 05.02.2013 по 20.05.2014 работала в ООО "Апрель" бухгалтером по совместительству

Приказы ООО "Апрель" от 05.02.2013 N 2, от 20.05.2014 N 14

Если сотрудник представил документы о приеме на работу по совместительству уже после приема его на основное место работы, запись может выглядеть следующим образом. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

21

12

2014

Принята на должность секретаря

Приказ от 21.12.2014 N 63-лс

2

22

01

2015

Принята на работу по совместительству к индивидуальному предпринимателю Прошкину А.П. (ИП Прошкин А.П.) инспектором отдела кадров

Приказ ИП Прошкина А.П. от 22.01.2015 N 3-пр

Помимо сведений, связанных с приемом на работу и переводом на другую постоянную работу, в период работы у данного работодателя в трудовую книжку должны (при наличии соответствующих оснований) вноситься и некоторые другие сведения, например о восстановлении непрерывного трудового стажа работника, о времени военной службы либо службы в органах внутренних дел и таможенных органах. 

Если должность работника переименована 

Нечасто, но все-таки бывает, что в процессе трудовой деятельности у работника меняется наименование должности или отдела. Отметим, что переименование должности возможно только при условии неизменности трудовой функции, в противном случае нужно оформлять перевод.

Некоторые специалисты считают, что переименование должности должно осуществляться только по соглашению сторон. Однако мы полагаем, что если трудовая функция работника не изменилась, то и изменений существенных условий трудового договора не происходит, поэтому достаточно уведомить работника, что с такого-то числа должность переименована. Но в трудовую книжку запись внести придется. Почему? Согласно абз. 4 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <1> изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников. После этого в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Следовательно, работодателю необходимо вносить сведения о переименовании должности в трудовую книжку работника.

--------------------------------

<1> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. 

К сожалению, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек, ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек <2> вопрос о том, как внести соответствующую запись, не урегулирован. Мы предлагаем сделать это следующим образом.

--------------------------------

<2> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

25

03

2015

Принят на должность заместителя директора по техническим вопросам

Приказ от 25.03.2015 N 12-лс

 

 

 

 

Должность "заместитель директора по техническим вопросам" с 14.09.2015 переименована в "технический директор"

Приказ от 14.09.2015 N 21

Сведения о награждении 

В трудовые книжки не нужно вносить сведения о применении дисциплинарных взысканий к работнику - за исключением случаев, когда взысканием является увольнение (п. 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но об этом поговорим чуть позже.

А вот сведения о поощрении внести в трудовую книжку необходимо: для этого в ней есть даже специальный раздел (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек и разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Какие сведения можно считать сведениями о награждении и поощрении? Для ответа на вопрос обратимся к п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, согласно которому в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и пр.).

Запись о награждении (поощрении) должна быть внесена на основании соответствующего документа - указа, приказа, распоряжения и пр. Она может выглядеть так. 

N записи

Дата

Сведения о награждении (поощрении)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

10

02

2015

Объявлена благодарность директора ООО "Медаль" и выдана премия за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и высокий профессионализм

Приказ от 06.02.2015 N 7

Самой распространенной ошибкой при заполнении данного раздела трудовой книжки является внесение в него сведений о премиях, предусмотренных системой оплаты труда и выплачиваемых на регулярной основе (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек). То есть, если в организации локальным нормативным актом определено, что работникам по итогам года выплачивается премия, сведения о ней не нужно вносить в трудовую книжку. 

Обратите внимание! Трудовые книжки образца 1973 г., все еще действующие в России, имеют два раздела - "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях". Записи о поощрениях работника нужно заносить в соответствующий раздел. 

Сведения об увольнении 

Согласно общему порядку, установленному ст. 84.1 ТК РФ, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Именно на основании этого документа и вносится запись в трудовую книжку (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как сделать запись об увольнении, сказано в п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 4 указываются наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) или иное решение работодателя), его дата и номер.

Основное требование, предъявляемое к записям о расторжении трудового договора ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек, - точное соответствие формулировкам Трудового кодекса или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть и (или) пункт статьи. Например, если трудовой договор расторгается по соглашению сторон на основании ст. 78 ТК РФ, то в трудовой книжке запись будет выглядеть так: "Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Это следует из п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек: при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п. 4 и 10 ч. 1 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи.

Приведем пример (см. ниже). 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

25

03

2015

Принят на должность заместителя директора по техническим вопросам

Приказ от 25.03.2015 N 12-лс

2

30

09

2015

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 30.09.2015 N 46-у

 

 

 

 

Инспектор ОК Волкова

 

 

 

 

 

Ознакомлен

 

 

 

 

 

М.П.

 

Обратите внимание! В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудовых отношений) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". 

Все вроде понятно, когда основания для расторжения трудового договора установлены ТК РФ или иным федеральным законом. Но ведь договор может быть расторгнут и по основаниям, определенным в нем самом. Например, в силу п. 3 ст. 278 ТК РФ помимо общих оснований расторжения трудовой договор с руководителем организации может быть расторгнут по иным основаниям, предусмотренным этим договором. Как вносить запись в таком случае?

Однозначного ответа трудовое законодательство не содержит. Полагаем, что в трудовой книжке необходимо сослаться на норму законодательства, позволяющую расторгнуть договор по основаниям, им предусмотренным. Дополнительно можно указать и пункт договора. Например, в случае увольнения по основанию, предусмотренному трудовым договором, работника, трудившегося у работодателя - физического лица, в трудовую книжку вносится запись, которая может выглядеть следующим образом: "Уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, статья 312 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор расторгнут в связи с переездом работника в другую местность, пункт 3.2 трудового договора от 12.08.2014 (статья 312 Трудового кодекса Российской Федерации)". 

К сведению. До сих пор ведутся споры о том, как начинать запись - со слов "Уволен" или "Трудовой договор расторгнут (прекращен)". Мы считаем, что не будет ошибкой ни то, ни другое начало фразы, поскольку трудовых прав работника ни один вариант не нарушает. 

Немаловажный вопрос, волнующий работодателей, - это необходимость проставления печати в трудовой книжке, ведь согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении все записи, внесенные в нее, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 этих Правил).

Действительно, согласно п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе. Требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах не содержится. Из этого можно сделать вывод, что обязанность заверять все внесенные записи печатью у работодателя (ООО и АО) отсутствует.

Между тем Роструд в Письме от 15.05.2015 N 1168-6-1 указывал, что, поскольку Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек приняты во исполнение закона, их требования обязательны, следовательно, заверять записи в книжке печатью необходимо.

Мы все-таки рекомендуем заверять записи в трудовых книжках печатью во избежание претензий со стороны контролеров, пусть даже печатью отдела кадров. Отметим, что использование печати кадровой службы допускается Инструкцией по заполнению трудовых книжек (п. п. 2.2, 2.3). 

Вопрос: Нужно ли заверять записи в трудовой книжке печатью работодателю - индивидуальному предпринимателю? 

ГК РФ, а также Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не обязывают индивидуальных предпринимателей иметь печать. Поэтому вопрос об изготовлении и использовании печати ИП вправе решить самостоятельно.

Полагаем, что в случае принятия решения об осуществлении предпринимательской деятельности без использования печати работодатель - индивидуальный предприниматель вправе заверить запись об увольнении только своей подписью. 

В конце данного раздела скажем об особенностях внесения записи об увольнении и приеме на работу в связи с переводом сотрудника на другую работу к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Довольно часто при этом кадровики совершают одну и ту же ошибку - не указывают, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. А это требование п. 6.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек должно быть соблюдено.

Добавим, что такие записи, как "Уволен в порядке перевода в ООО "Алмаз" или "Уволен переводом в ООО "Рубин", некорректны. Повторим: записи в трудовую книжку о причинах расторжения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Приведем пример правильной записи. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

...

...

...

...

...

...

10

10

08

2015

Трудовой договор расторгнут в связи с переводом в общество с ограниченной ответственностью "Башня" по просьбе работника, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 10.08.2015 N 40-у

 

 

 

 

Инспектор ОК Волкова

 

 

 

 

 

Ознакомлен

 

 

 

 

 

М.П.

 

 

Порядок исправления 

Итак, если кадровый работник или иное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обнаружит ошибку (неверные дата, номер приказа, не то основание увольнения и пр.), нужно ее исправить.

Первым делом напомним о требовании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек: в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Для исправления конкретной записи в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись. Приведем пример. 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью "Медаль" (ООО "Медаль")

 

1

25

03

2015

Принят на должность заместителя директора по техническим вопросам

Приказ от 25.03.2015 N 12-лс

2

16

06

2015

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 16.06.2015 N 21-у

 

 

 

 

Инспектор ОК Волкова

 

3

16

06

2015

Запись за N 2 недействительна. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 16.06.2015 N 21-у

 

 

 

 

Инспектор ОК Волкова

 

 

 

 

 

М.П. Ознакомлен

 

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".

При изменении формулировки причины увольнения пишут: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен..." (указывается новая формулировка). В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. 

Обратите внимание! При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишут: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки). 

С записями ясно: признаем недействительными и все. А как быть, если, например, обнаружено, что:

- пара страниц в трудовой книжке пропущена предыдущими работодателями. Полагаем, что, если записи оформлены правильно, нумерация не нарушена, ничто не мешает продолжать вносить записи даже при пропущенных предыдущими работодателями страницах;

- на первой странице отсутствует печать организации, в которой трудовая книжка впервые заполнялась. Самое главное - не ставить туда свою печать. Нужно просто продолжать вносить записи в такую трудовую книжку;

- предыдущий работодатель заверил запись об увольнении печатью другой организации. Исправление такой ошибки не регламентировано трудовым законодательством, поэтому на практике сложилось несколько вариантов. Некоторые рядом с неправильной печатью проставляют правильную. Некоторые вносят запись вида "Печать общества с ограниченной ответственностью "Башня" проставлена неверно. Инспектор отдела кадров Петрова". После нее они ставят верную печать. А некоторые, руководствуясь Правилами ведения и хранения трудовых книжек, признают запись недействительной и вносят новую запись, заверяя ее уже правильной печатью. Полагаем, что можно выбрать любой из перечисленных способов, но при этом для решения вопроса работник должен обратиться к прежнему работодателю, допустившему ошибку, за официальной справкой, подтверждающей период работы в данной организации, и хранить эту справку для предъявления другим работодателям и пенсионным органам (при необходимости). 

Подведем итог 

Мы рассмотрели основные моменты, касающиеся внесения записей в трудовую книжку, и теперь вы имеете представление о правильных записях и наиболее распространенных ошибках, допускаемых кадровиками и лицами, ответственными за ведение книжек.

В дополнение обратим внимание на важный нюанс. Внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника может повлечь материальную ответственность работодателя. В частности, согласно ч. 8 ст. 394 ТК РФ если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Раньше суды не особо устанавливали причинно-следственную связь между невозможностью трудоустройства и ошибочной записью. Однако в последнее время довольно часто они отказывают работникам во взыскании заработной платы за время вынужденного прогула. И все-таки, если вы заметили ошибку до того, как выдали сотруднику трудовую книжку, исправьте ее, чтобы избежать судебных споров и разбирательств с контролирующими органами. И даже если вы никогда ранее не делали этого, наша статья, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек вместе с Инструкцией по заполнению трудовых книжек позволят вам с легкостью решить любую ситуацию, связанную с исправлениями в книжке.

Трудовой договор и трудовые отношения © 2015 - 2020. Все права защищены
↑