Внезапный отпуск: как не допустить нарушения (Вавилова И.)

Как известно, работники должны уходить в ежегодные оплачиваемые отпуска согласно графику. Однако иногда жизненные обстоятельства сотрудников складываются так, что отпуск потребовался внезапно, и работодатель, идя навстречу работникам, соглашается его предоставить. Поговорим о том, что нужно учесть в таких ситуациях, чтобы не допустить нарушений.

Общие правила

Очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком. Руководитель компании или индивидуальный предприниматель должен утвердить его не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть не позже 17 декабря (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

К сведению. При отсутствии в организации или у ИП графика отпусков они могут быть оштрафованы (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В частности:
- должностные лица - на сумму от 1 000 до 5 000 руб.;
- коммерсанты - от 1 000 до 5 000 руб.;
- юридические лица - от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение влечет:
- для должностных лиц - штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
- ИП - от 10 000 до 20 000 рублей;
- юридических лиц - от 50 000 до 70 000 рублей.

График отпусков является обязательным как для работника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Причем распространяется как на уже работающих сотрудников компании, так и поступающих в нее на работу в течение календарного года. При согласии сторон график отпусков можно нарушить. Как указал Роструд в письме от 04.08.2010 N 2286-6-1, предоставление работнику отпуска с его согласия в иные сроки, чем те, которые были предусмотрены графиком отпусков, не может расцениваться как факт, ухудшающий положение работника. Однако для предоставления отпуска в иные сроки в график отпусков следует внести изменения.

К сведению. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию. Так, например, работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по желанию работника в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), по желанию работницы - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих"), ветеранам боевых действий - в любое удобное для них время (ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах"). В подобных ситуациях в график отпусков вносятся соответствующие изменения на основании заявления работника.

В чем опасность?

Предоставляя незапланированный отпуск сотруднику, когда работник хочет уйти в отпуск чуть ли не завтра, главное, с чем может столкнуться работодатель, - это не успеть выплатить отпускные за три дня до его начала, как это установлено ч. 9 ст. 136 ТК РФ. И даже если работодатель пошел на этот шаг ради ценного сотрудника, который оказался в сложной ситуации, ответственности не избежать.
Минтруд России в письме от 26.08.2015 N 14-2/В-644 разъясняет, что норма ч. 9 ст. 136 ТК РФ носит императивный (обязательный) характер и исключений не имеет. Поэтому, если работодатель не успеет выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, он может быть оштрафован. За нарушение сроков выплаты отпускных организацию и ее руководителя или ИП могут привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- должностных лиц - на сумму от 1 000 до 5 000 руб.;
- ИП - от 1 000 до 5 000 руб.;
- юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.
Как видно, пойдя работнику навстречу, компания или ИП может серьезно поплатиться за свою доброту.
Однако выход из этой ситуации можно найти.

Как быть? Что делать?

Существует три наиболее возможных варианта, как предоставить сотруднику внезапный отпуск и не нарушить сроки выдачи отпускных.
Первое, что можно придумать, - это предоставить работнику сначала отпуск без сохранения зарплаты, а ежегодный оплачиваемый отпуск - начиная со дня, следующего за днем окончания отпуска без оплаты. Согласно ст. 128 ТК РФ работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Такой маневр позволит соблюсти срок выплаты отпускных.

Пример. Работник ООО "Пламя" 15 мая 2017 г. в связи с семейными обстоятельствами обратился с просьбой о предоставлении отпуска на 16 календарных дней с 16 мая 2017 г. Работодатель решил пойти навстречу сотруднику и предоставить отпуск. Для того чтобы не нарушить срок выплаты отпускных (у работодателя не было в запасе трех календарных дней для оплаты отпуска), решили предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 19 мая 2017 г., а с 22 мая 2017 г. на 10 календарных дней - часть ежегодного оплачиваемого отпуска. 15 мая 2017 г. сотрудником написано два заявления: о предоставлении отпуска за свой счет с 16 мая 2017 г. и о предоставлении с 22 мая 2017 г. ежегодного оплачиваемого отпуска на 10 календарных дней. Отпускные выплачены сотруднику 19 мая 2017 г., то есть за три календарных дня до начала отпуска, как это необходимо. В результате такого оформления были соблюдены интересы работника и не нарушены правила, установленные ч. 9 ст. 136 ТК РФ о сроках выплаты отпускных.

Если работодатель предоставляет своим сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы, то необходимо вести их учет. Связано это с тем, что согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков за свой счет, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит.
Второй возможный вариант, который можно применить, если сотруднику нужно предоставить внезапный отпуск: если у работника есть отгулы, можно предоставить вначале их, а потом уже оформить отпуск.
Третий: документально оформить отпуск позже, чем он был предоставлен фактически. Многие компании, соглашающиеся предоставить работнику внезапный отпуск, отпускают его в нужные ему даты, при этом в заявлении о предоставлении отпуска дату начала отпуска указывают с запасом в нужных три дня. Между сотрудником и работодателем заключается устная договоренность, по которой сотрудник уходит в отпуск на три дня раньше и, соответственно, возвращается из отпуска также на три дня раньше. Этот способ не является законным, ведь в табеле учета рабочего времени придется ставить явку вместо отпуска, а потом отпуск вместо явки. Однако многие компании, уверенные в надежности своих сотрудников и желающие пойти им навстречу, так делают. При этом не нарушая срок выплаты отпускных.

К сведению. Зачастую работники кадровых служб и бухгалтеры, занимающиеся расчетом заработной платы, задаются вопросом: в каких днях, календарных или рабочих, следует отсчитывать минимальный срок для выплаты отпускных. Срок этот нужно определять в календарных днях. В него включаются в том числе нерабочие дни (ч. 3 ст. 14 ТК РФ). Отсчет срока начинается в день подачи заявления о предоставлении отпуска (ч. 1 ст. 14 ТК РФ). Поэтому, если работник уходит в отпуск в понедельник, отпускные ему нужно выплатить не позднее пятницы (письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). То есть получается, что пятница - крайний день, работодатель может выплатить отпускные и раньше.

Если работодатель не захочет предоставлять внезапный отпуск, он может отказать, ссылаясь на нарушение графика отпусков. Причем нарушений здесь не будет, поскольку график отпусков обязателен как для него, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в определении от 17.11.2009 N 1385-О-О указал на невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон.