Контракт. Дистанционный (Оржиховская Е.)

Дистанционная работа уже несколько лет разрешена законодательно, но компании все еще теряются при составлении трудового договора. На что нужно обратить внимание, рассказала Елена Оржиховская, юрист департамента налоговой безопасности, международного планирования и развития КСК групп.

Дистанционная работа - это тренд среди работодателей. Удаленный труд таит в себе много особенностей, которые начинаются уже на стадии заключения договора, а именно - согласно положениям Трудового кодекса при дистанционном найме между работником и работодателем происходит электронный документооборот, трудовой договор не является исключением. Порядок заключения трудового контракта с дистанционным сотрудником регламентирован положениями ст. 312.1 - 312.2 ТК РФ. Документ подписывается в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью работника. Работодатель после получения электронной версии контракта от сотрудника обязан направить работнику бумажную версию договора по почте. Я всегда рекомендую направлять письма с описью вложения.
Стоит обратить внимание на то, что стороны могут заключить обычный трудовой договор без электронного обмена, так как в ст. 312.2 ТК РФ используется слово "могут", а не "обязаны".
Если все же у организации есть возможность пригласить сотрудника на подписание контракта в офис, то лучше так и поступить. Во-первых, не придется тратить время на обмен документами по почте. Во-вторых, работодатель сможет проконтролировать проставление всех необходимых подписей, к примеру, отметку работника о том, что экземпляр трудового договора им получен на руки. В-третьих, не нужно будет копировать все локальные акты, чтобы направить их сотруднику в электронном виде для ознакомления. Местом заключения договора указывается во всех случаях место нахождения работодателя.
Сотрудник при приеме на работу обязан направить компании общий пакет документов, который представляют и все остальные сотрудники, правда, тут обмен бумагами возможен в электронном виде. Если работодатель требует от работника документы на бумажном носителе, то сотрудник обязан направить заверенные нотариусом копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Организация обязана получить у такого сотрудника согласие на обработку персональных данных, иначе не будет никаких законных оснований хранить копии документов. В трудовом договоре должно быть зафиксировано все вышеуказанное.
Рекомендую записать электронные адреса обеих сторон договора, поскольку большая часть работы будет проходить именно через этот канал коммуникации.
При формировании условий договора в пункте "место работы" указывается адрес работника. В трудовом договоре пропишите все основания, по которым работодатель имеет право уволить сотрудника. Так, Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 11 мая 2017 года по делу N 33-7310/2017 удовлетворил требование сотрудника о восстановлении на работе. Обстоятельства дела заключались в следующем. Истец был принят в банк на должность кредитного менеджера. Трудовой договор о дистанционной работе расторгнут на основании служебных записок о невыполнении плановых показателей. Приходя к выводу о незаконности увольнения истца, суд исходил из того, что в соответствии с ч. 1 ст. 312.5 Трудового кодекса расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится в том числе по основаниям, предусмотренным трудовым контрактом.
Суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу о том, что договор (с учетом всех дополнительных соглашений) не содержит каких-либо дополнительных оснований расторжения соглашения, в связи с чем увольнение истца ответчиком по правилам ст. 312.5 ТК РФ не может быть признано законным.
После подписания трудового договора работодатель обязан издать приказ о приеме на работу и заполнить личную карточку. С приказом о приеме на работу компания знакомит работника тем же способом, которым заключается сам договор.
Заполнение трудовой книжки не требуется в случае, если стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе. Следует обратить внимание на то, что работодатель не обязан оформлять трудовую книжку впервые поступающему на дистанционную работу сотруднику (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Еще одним отличием дистанционного работника от обычного является то, что получать СНИЛС он обязан самостоятельно, тогда как для обычных сотрудников получение СНИЛС - это обязанность работодателя.
В Трудовом кодексе указано: "впервые поступающего на работу"; все же полагаю, что СНИЛС будет получать самостоятельно и тот, кто, к примеру, потерял свою "страховку", хотя на работу данный сотрудник может устраиваться и не первый раз.

Выбор оборудования

Организация рабочего места и процесса контроля зависит от условий заключенного договора, а именно - будет ли работник использовать предоставляемые или рекомендованные работодателем оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, иные средства или он использует собственные (арендованные) оборудование и программно-технические средства.
Согласно ч. 2 ст. 312.3 Трудового кодекса при использовании работником предоставляемых или рекомендованных компанией оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, иных средств работодатель обязан ознакомить сотрудника с требованиями охраны труда при работе с данными оборудованием и средствами.
Обычно дистанционные работники самостоятельно определяют время работы и отдыха, более того, такое право им предоставляет Трудовой кодекс РФ (ч. 1 ст. 312.4). Я же работодателям рекомендую в договоре прописать конкретное время, когда работник должен быть доступен онлайн, иначе трудовой договор не будет иметь никаких мер контроля над сотрудником.
В таком трудовом договоре следует подробно расписать, в какие сроки должны поступать ответы от работника, как он должен отчитываться, в какие периоды, нужно предусмотреть положение о том, каким образом работник сообщает работодателю о том, что задание получено (по электронной почте, СМС-сообщением, устно по телефону и т.д.), должна ли быть промежуточная связь, о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). В договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению и должны ли они быть документально подтвержденными.

Компенсации и налоги

Часто на практике случаются ситуации, когда работодателю требуется, чтобы хотя бы раз в месяц дистанционный сотрудник появлялся в офисе. Подобные поездки работодатель вправе признать командировкой, так как для дистанционных работников нет никаких особых условий по командировкам и такая поездка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Компании такие расходы учитывают при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 14 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/16788 и от 1 августа 2013 г. N 03-03-06/1/30978).
Согласно п. 7 ст. 226 Налогового кодекса организация обязана удерживать НДФЛ с дистанционного работника и уплачивать его в бюджет по месту своего учета. В данном случае работодателю стоит проверить налоговое резидентство сотрудника, так как НДФЛ удержать возможно только с резидентов или нерезидентов, получающих доходы в России. Иначе говоря, если местом работы в трудовом договоре определена не Россия, то НДФЛ не удерживается.
Никаких иных особенностей налогообложения дистанционная работа в себе не скрывает.
Судебная практика показывает, что многие работники заблуждаются в отношении своих трудовых договоров, относя их к договорам по дистанционной работе. Так, Московским городским судом было рассмотрено дело N 33-10621/2017, где работница указала, что уволена за прогул, но ей был установлен режим гибкого рабочего времени и была предоставлена возможность удаленной (дистанционной) работы. Однако суд установил, что в договоре не имелось указания на то, что работа носила дистанционный характер, в связи с чем сотруднику было отказано в удовлетворении требований.
Дистанционная работа, с одной стороны, вызывает много вопросов у работодателей, с другой стороны - это удобный механизм экономии денежных средств. Не бойтесь такой формы занятости ваших сотрудников, в настоящее время существует большое количество программ, которые отслеживают, сколько времени каждый сотрудник работал и что конкретно он в это время делал. Просто старайтесь учитывать в трудовом договоре все условия, которые работник обязан соблюдать.