Законопроект направлен на расширение перечня лиц, имеющих преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, с целью недопущения увольнения работников предпенсионного возраста.
Законопроект направлен на защиту трудовых прав членов многодетных семей. Конкретизируются права таких работников на оформление ежегодного оплачиваемого отпуска по своему желанию в удобное для них время, а также гарантии, установленные ст. 259 ТК РФ. Помимо этого устанавливаются гарантии при сокращении штатов для матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до четырнадцати лет.
Законопроект направлен на предоставление права на досрочное назначение страховой пенсии по старости медицинским работникам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения в медицинских организациях других, помимо государственной и муниципальной системы здравоохранения организационно-правовых форм, при условии осуществления такими лицами медицинской помощи в рамках ОМС.
Трудовые отношения Трудовое право. Общие положения Отдельные аспекты ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (Чайка Л.Н.)Отдельные аспекты ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (Чайка Л.Н.)
Дата размещения статьи: 07.12.2023
В 2021 году в Трудовом кодексе РФ были закреплены статьи, регулирующие оформление и ведение документов в электронном виде <1>. Электронный формат упрощает и ускоряет процесс обмена документами между работником и работодателем, позволяет унифицировать и собрать все документы в системе, что снижает риски утраты документов, хронологическая последовательность обмена документами становится определенной. Возможность оформления электронных документов и отсутствие необходимости наличия их на бумажном носителе также способствует развитию новых форм занятости, отличающихся от классических трудовых отношений. Так, например, дистанционная работа, которая подразумевает выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя с помощью информационно-телекоммуникационных сетей. Ведение электронного документооборота соответственно позволяет расширить географию поиска работников на вакантные должности, поскольку обмен документами будет возможен дистанционно, без необходимости являться в каждом случае в организацию. Тем не менее остается много вопросов относительно применения положений законодательства в практической деятельности, что подтверждается различной трактовкой тех или иных норм как судами, так и официальными пояснениями органов государственной власти.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" // Российская газета. 24.11.2021. N 266.
Что же представляет собой электронный документооборот? Будет ли являться обмен электронными письмами между работником и работодателем электронным документооборотом? Законодатель определяет перечень операций, представляющих собой электронный документооборот, а именно: создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Как можно заметить из определения, данного в ст. 22.1 Трудового кодекса РФ, посредством электронного документооборота возможно взаимодействие работодателя не только с работником, но и с соискателем, то есть до возникновения трудовых отношений, в рамках отношений, непосредственно связанных с трудовыми, которые составляют предмет трудового права. Кроме того, определение электронного документа закреплено в Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", под которым понимается "документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах" <2>. И его следует отличать от понятия электронного сообщения, которое представляет собой информацию, переданную или полученную пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, закреплены в ст. 6 Федерального закона "Об электронной подписи" <3>. В соответствии с положениями данного Федерального закона электронным документом является информация, подписанная квалифицированной электронной подписью. Информация же, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, будет являться электронным документом, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Российская газета. 29.07.2006. N 165.
<3> Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" // Российская газета. 08.04.2011. N 75.
В законодательстве предусмотрен ряд требований, выполнение которых необходимо, для введения электронного документооборота в организации. Приказом Минтруда от 20.09.2022 N 578н были утверждены единые требования к составу и формату документов, а также перечень основных видов документов, оформляемых в письменном виде <4>.
--------------------------------
<4> Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе" // Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru, 30.09.2022.
Введение электронного документооборота является правом работодателя и производится на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В данном локальном нормативном акте должны содержаться:
- сведения об информационной системе, посредством которой будет осуществляться электронный документооборот;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Также требуется утвердить порядок осуществления электронного документооборота, в котором можно предусмотреть:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
В то же время на возникающие в практической деятельности вопросы не всегда можно найти однозначные ответы в нормативных правовых актах. Так, в ходе судебного разбирательства стороны спора различно трактовали положения Трудового кодекса РФ о принятии локального нормативного акта в организации о введении электронного документооборота, а точнее, достаточно ли будет внести изменения в действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, или же должен быть принят отдельно локальный нормативный акт, регулирующий исключительно вопросы ведения электронного документооборота. Суд не усмотрел нарушения требований трудового законодательства в том, что работодатель принял не отдельный акт, а внес изменения в уже существующий в организации акт, и указал в решении, что "приказом в Правила внутреннего трудового распорядка ГУП внесены соответствующие изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, что свидетельствует о соблюдении ответчиком положений действующего законодательства в данной части" <5>. Соответственно, можно сделать вывод, что решение о введении электронного документооборота может быть отражено путем внесения изменений в действующий локальный нормативный акт организации или же оформлено в виде отдельного акта.
--------------------------------
<5> Апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 13.02.2023 по делу N 2-3257/2022, 33-862/2023 // СПС "КонсультантПлюс".
Или другой интересный пример. По общему правилу ведение электронного документооборота распространяется на все документы, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись. Документы, которые предъявляются при приеме на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ, также могут быть направлены в форме электронного документа.
В то же время в Трудовом кодексе РФ содержится исключение из этого правила, заключающееся в том, что правила об электронном документообороте, закрепленные в ст. 22.1 - 22.3, не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. В отношении данной нормы в письме Министерства труда и социального развития подчеркивается, что "введение данной нормы связано с исключительным значением данных документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права работника - оспаривать увольнение или нарушение трудовых прав с учетом установленных законодательством коротких сроков обжалования в этой ситуации.
Изъятие указанных документов из-под действия электронного документооборота направлено на защиту интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе "задним числом", учитывая в том числе их влияние на исчисление сроков исковой давности по трудовым спорам" <6>. Но открытым остается вопрос о возможности оформления в виде электронного документа волеизъявления работника, если прямо не указана письменная форма в трудовом законодательстве. Например, в ст. 80 Трудового кодекса РФ закреплено право работника до истечения срока предупреждения об увольнении отозвать свое заявление, но не уточняется, в какой форме. Есть точка зрения Министерства труда и социальной защиты о том, что отзыв заявления об увольнении может быть направлен работником в электронном виде в случае, если работодатель осуществляет электронный документооборот с данным работником, и если отзыв заявления об увольнении включен в перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, утвержденный локальным нормативным актом <7>.
--------------------------------
<6> Письмо Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97 // Официальные документы. 2023. N 9.
<7> Письмо Минтруда России от 01.02.2023 N 14-6/ООГ-728 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 4.
Но судебная практика показывает, что может быть избран и другой подход. В качестве примера можно привести вывод суда, истолковавшего расширительно положения ст. 80 Трудового кодекса РФ. Был отвергнут довод работодателя (ответчика) о том, что отзыв заявление был направлен на адрес электронной почты, которая не используется работодателем в качестве официальной. И поскольку трудовым законодательством не предусмотрен определенный способ подачи заявления об отзыве заявления об увольнении, работник имеет право отозвать свое заявление любым доступным для него способом <8>.
--------------------------------
<8> Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 12.05.2022 N 88-9762/2022 по делу N 2-116/2021 // СПС "КонсультантПлюс".
В случае принятия решения о переходе на электронный документооборот на работодателя возлагается обязанность уведомить работников в срок, указанный в локальном нормативном акте. Такой переход возможен с письменного согласия работника. То есть для соблюдения процедуры внедрения электронного взаимодействия работодателю недостаточно будет просто уведомить коллектив, необходимо получить согласие от каждого работника в письменной форме.
Важная гарантия закреплена в ст. 22.2 Трудового кодекса РФ, которая позволит избежать злоупотребления со стороны работодателя, а именно отсутствие согласия не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. В этом случае работодатель продолжает предоставлять безвозмездно документы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Единственное исключение, когда согласие от работника не требуется, касается лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Но в Трудовом кодексе РФ не содержится ответа на тот случай, если работник, дав согласие на переход на электронный документооборот, изменил свое решение и предпочел вернуться к документам на бумажном носителе. Минтруд высказал мнение, что у работника такой возможности уже нет, в то время как работодатель изменить решение о переходе на электронный документооборот может <9>.
--------------------------------
<9> Письмо Минтруда России от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 1.
При подписании кадровых документов могут быть использованы разные виды электронной подписи. В зависимости от оформляемого документа может потребоваться:
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простая электронная подпись.
Использование усиленной неквалифицированной электронной подписи, в отличие от простой электронной подписи, позволяет не только удостоверить факт подписания документа конкретным лицом, но и подтвердить неизменность содержания подписанного документа. Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
В трудовом законодательстве уделяется внимание и процедуре запроса работником документов у работодателя и форме этого запроса. Если работнику потребовались документы, связанные с работой, или их копии, то заявление об их выдаче работник может подать в письменной форме, направить через информационную систему работодателя или по электронной почте работодателя, или же направить через цифровую платформу "Работа в России", если работодатель ее использует. Работнику рекомендуется уточнить в заявлении способ передачи документов, если они оформлялись в электронной форме. При подаче работником данного заявления работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника <10>.
--------------------------------
<10> Письмо Минтруда России от 27.03.2023 N 14-6/ООГ-2211 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 9.
При введении электронного документооборота на работодателя возлагается обязанность обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России".
Законодателем указаны обстоятельства, при которых допустим временный обмен кадровыми документами и документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа, несмотря на тот факт, что стороны не используют электронный документооборот при взаимодействии друг с другом. При каких же обстоятельствах это возможно? В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Подобный временный обмен осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе, но законодателем не уточняется, в течение какого срока. Позиция Минтруда по данному вопросу заключается в следующем: "срок последующего представления соответствующих документов на бумажном носителе, а также иные условия обмена документами в электронной форме устанавливаются локальным нормативным актом работодателя" <11>. Кроме того, следует обратить внимание на пояснение в ст. 22.3 Трудового кодекса РФ, что под электронным образом документа понимается документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов. Более случаев, когда можно прибегнуть к обмену отсканированными копиями или фотографиями документов, в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено. Соответственно, не следует отождествлять электронный документ и электронный образ документа.
--------------------------------
<11> Письмо Минтруда России от 21.02.2023 N 14-6/ООГ-1102 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 11.
Безусловно, в практической деятельности будут возникать и другие вопросы, требующие уточнения и разъяснения. Электронный документооборот является удобным инструментом в ведении большого объема кадровых документов, в значительной степени ускоряет взаимодействие, оставляя позади риск утраты документов, несвоевременной передачи в силу объективных обстоятельств, не зависящих от сторон. В то же время сохраняется возможность продолжения оформления документов на бумажных носителях. Полный переход на электронный формат требует времени и апробации в практической деятельности. Для упрощения перехода на электронный документооборот целесообразной представляется разработка рекомендаций и разъяснений, которые бы помогли работодателям и работникам принять положительное решение и оценить все преимущества такой формы взаимодействия. Следует учесть, что и технический прогресс предоставляет все больше возможностей при ведении электронного документооборота, поэтому правовое регулирование нуждается в постоянном совершенствовании.
Библиографический список
1. Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" // Российская газета. 24.11.2021. N 266.
2. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" // Российская газета. 08.04.2011. N 75.
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Российская газета. 29.07.2006. N 165.
4. Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе" // Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru, 30.09.2022.
5. Письмо Минтруда России от 27.03.2023 N 14-6/ООГ-2211 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 9.
6. Письмо Минтруда России от 21.02.2023 N 14-6/ООГ-1102 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 11.
7. Письмо Минтруда России от 01.02.2023 N 14-6/ООГ-728 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 4.
8. Письмо Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97 // Официальные документы. 2023. N 9.
9. Письмо Минтруда России от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321 // Нормативные акты для бухгалтера. 2023. N 1.
10. Апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 13.02.2023 по делу N 2-3257/2022, 33-862/2023 // СПС "КонсультантПлюс".
11. Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 12.05.2022 N 88-9762/2022 по делу N 2-116/2021 // СПС "КонсультантПлюс".
