Последние новости:

Все статьи Трудовые отношения Рабочее время и время отдыха Пять самых важных "отпускных" вопросов, ответы на которые должен знать каждый работодатель (Ромашкина Е.)

Самое важное в этой статье:
- Через какое время работы сотруднику можно предоставить отпуск.
- Обязательно ли брать с работника заявление на отпуск.
- Какие показатели понадобятся коммерсанту для расчета отпускных, подлежащих выплате.

Все работодатели, в том числе и индивидуальные предприниматели, должны предоставлять отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору. Такая обязанность установлена Трудовым кодексом РФ. И за ее невыполнение инспекторы по труду могут оштрафовать бизнесмена на сумму от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). О том, с какого момента и на сколько дней следует предоставлять отпуск работникам, а также как его оформить и рассчитать, чтобы не было проблем с проверяющими, мы рассказали в данной статье.

Вопрос N 1. С какого момента у работника возникает право на отпуск

Сотрудник, который устроился к вам в штат недавно, получает право на первый ежегодный отпуск через шесть месяцев непрерывной работы (абз. 2 ст. 122 ТК РФ). Однако с вашего согласия предоставить отпуск новичку можно и раньше. То есть до того, как он отработает положенный стаж - шесть месяцев. Кроме того, некоторым сотрудникам по их просьбе вы обязаны предоставлять отпуск авансом, до истечения шести месяцев труда. А именно:
- сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122 и ст. 267 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
- сотрудникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
- мужьям в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1);
- ветеранам (ст. ст. 14 - 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ);
- женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ).
Те сотрудники, которые трудятся у вас более продолжительное время, могут взять отпуск за второй и последующий годы работы в любое время года. Отправлять их на отдых вы будете согласно графику отпусков (подробнее о нем - чуть ниже).

Вопрос N 2. Сколько дней отдыха положено работнику

По общему правилу продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). При этом сразу отгуливать весь отпуск работникам не обязательно. Они могут его разделить на несколько частей по согласованию с работодателем. В таком случае одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). А вот остальные дни работник может использовать как ему угодно. Например, два, пять, восемь дней и т.д. Определенное число частей, на которые можно делить ежегодный оплачиваемый отпуск, законодательно не установлено. На это указал Роструд в Письме от 17.07.2009 N 2143-6-1.

Примечание. Работник вправе сам решить, какими частями он будет отгуливать свой отпуск. Главное, чтобы одна из них была не менее 14 календарных дней. Другую половину отпуска можно дробить на части в любом порядке.

Некоторые работники имеют право на удлиненные основные отпуска. Например, это сотрудники моложе 18 лет. Они вправе получить отпуск в 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). А также инвалиды, им вы должны предоставить отпуск в 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ).
Обратите внимание: обычным работникам вы также можете предоставить дополнительные дни отпуска, если позволяют производственные и финансовые возможности (ст. 116 ТК РФ). Законодательно это не запрещено. Точное количество дополнительных дней отдыха пропишите в коллективном или трудовом договоре либо локальном акте.

Вопрос N 3. Какие документы понадобятся предпринимателю для оформления отпуска

Первый обязательный для вас документ, необходимый для оформления отпусков сотрудникам, - это график отпусков. Составлять его должны все работодатели, в том числе и предприниматели. Кроме того, график отпусков поможет вам спланировать время отдыха сотрудников так, чтобы оно не отразилось на эффективности бизнеса.
Составлять график отпусков следует на каждый календарный год еще за две недели до его начала (абз. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть, к примеру, график отпусков на 2016 г. должен быть датирован не позднее 17 декабря 2015 г. Для составления графика вы можете использовать типовую форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Или самостоятельно разработанный бланк.
В графике отпусков отразите сведения о времени отпусков каждого сотрудника. При его заполнении учтите пожелания работников, а также специфику своей деятельности. С утвержденным графиком отпусков ознакомьте своих работников под подпись.
Еще один документ, который вам понадобится, это уведомление работника о начале отпуска. Ведь напомнить работнику, что у него по графику отпуск, - ваша прямая обязанность. Сделать это надо за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Какой-либо унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому вы можете разработать ее самостоятельно. Это может быть отдельный документ - уведомление, извещение, лист ознакомления, ведомость. Или же вы можете в графике отпусков предусмотреть отдельную графу, где работник будет ставить свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Либо заранее (за две недели до отпуска) составьте приказ об отпуске и ознакомьте с ним сотрудника. 

Что касается заявления на отпуск от работника, то тут такие правила. Если сотрудник берет отпуск точно по графику, то заявление на отпуск от него вам брать не обязательно. В таком случае будет достаточно уведомления о начале отпуска, с которым работник ознакомится под подпись. А вот если сотрудник хочет пойти в отпуск вне графика, то с него надо взять заявление о предоставлении отпуска. Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Вместе с тем в график достаточно часто вносятся изменения. Например, если сотрудник заболел и время его отпуска сдвигается, уволился или сам попросил о переносе отпуска. Поэтому, чтобы вам было легче контролировать отпуска, своевременно рассчитывать их и платить отпускные, можете всех сотрудников, в том числе и уходящих в отпуск по графику, просить написать заявления на отпуск. Тогда вы ничего не пропустите и отпускные предоставите вовремя. Обычно так и поступают многие работодатели на практике.
Когда время отдыха работника приблизится или за две недели до его начала (если отдельных уведомлений об отпуске вы не направляете работнику) составьте приказ на отпуск. Оформите его по самостоятельно разработанной форме или по унифицированному бланку N Т-6 (для одного) или N Т-6а (для нескольких работников). С готовым приказом ознакомьте работника под подпись.
Еще вам понадобится оформить записку-расчет, в которой вы отразите расчет отпускных выплат. Ведь подсчет отпускных, как и любой факт хозяйственной жизни, надо фиксировать первичным документом. Составить этот документ вы можете также по собственному бланку или унифицированной форме N Т-60.

Вопрос N 4. Как рассчитать отпускные работнику

Для расчета суммы отпускных вам понадобится значение среднедневного заработка сотрудника за расчетный период и количество календарных дней отпуска (ст. 114 ТК РФ и п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, далее - Положение N 922).
Напомним, в расчетный период следует брать 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, например, если ваш сотрудник идет в отпуск в июле 2015 г., расчетный период для него будет с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г.

Примечание. Для недавно трудоустроенных работников в расчетный период берите время начиная со дня начала работы до последнего дня месяца, предшествующего месяцу начала ежегодного отпуска (п. 4 Положения N 922).

Кроме того, при расчете отпускных следует учитывать, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. От этого будет зависеть порядок подсчета среднедневного заработка. Рассмотрим возможные ситуации.

Ситуация 1. Расчетный период отработан полностью. Тогда средний дневной заработок работника определяйте по формуле:

СЗ = ЗП : 12 : 29,3,

где СЗ - среднедневной заработок для начисления отпускных;
ЗП - заработная плата, начисленная за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску;
29,3 - среднемесячное число календарных дней (абз. 4 ст. 139 ТК РФ).
В расчет включите все начисления как в денежной, так и в натуральной форме за расчетный период. Никаких ограничений по суммам нет. Полный перечень выплат, участвующих при расчете отпускных, приведен в п. 2 Положения N 922. Например, это зарплата, премии и вознаграждения и другие выплаты.
Полученную сумму среднего дневного заработка умножьте на количество календарных дней отпуска работника. Так вы получите сумму отпускных, которую и следует выплатить сотруднику.

Ситуация 2. Расчетный период отработан не полностью. Такая ситуация может сложиться, например, если ваш сотрудник в течение 12 месяцев, предшествующих отпуску, болел, был в отпуске или командировке. Полный перечень периодов и выплат за них, которые надо исключить из расчета отпускных, приведен в п. 5 Положения N 922. При не полностью отработанном расчетном периоде отпускные считайте в несколько шагов.
Так, сначала определите количество календарных дней в месяцах, которые были отработаны не полностью. Для этого используйте следующую формулу:

КДНМ = 29,3 : КД x КОД,

где КДНМ - количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;
КД - общее число календарных дней месяца, отработанного не полностью;
КОД - количество отработанных календарных дней в данном месяце.
На следующем этапе рассчитайте общее количество календарных дней, которые учитываются при определении среднего заработка работника:

Д = 29,3 x М + КДНМ,

где Д - количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка;
М - количество полностью отработанных месяцев.
После этого определите сумму отпускных, причитающихся работнику:

СО = ЗП : Д x КДО,

где СО - сумма отпускных;
КДО - количество календарных дней отпуска.

Пример. Расчет отпускных, если расчетный период отработан не полностью
У ИП Сидорова К.П. в штате числится сотрудница, которая уходит в отпуск с 6 июля 2015 г. на 14 календарных дней.
Расчетный период для начисления отпускных - с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г. В августе 2014 г. сотрудница была в ежегодном оплачиваемом отпуске 18 дней. А в феврале 2015 г. болела 12 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны ею полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу работницы составили 431 800 руб., из них отпускные - 19 100 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 9800 руб. Посмотрим, как ИП рассчитал сумму отпускных.
Всего сотрудница полностью отработала 10 месяцев из 12. А также 13 дней в августе 2014 г. (31 дн. - 18 дн.) и 16 календарных дней в феврале 2015 г. (28 дн. - 12 дн.). Количество дней, приходящихся на отработанное время в августе, составило 12,29 дн. (29,3 : 31 дн. x 13 дн.), а в феврале 2015 г. - 16,74 дн. (29,3 : 28 дн. x 16 дн.).
Общее количество дней, учитываемых при расчете отпускных, равно 322,03 дн. (29,3 x 10 + 12,29 дн. + 16,74 дн.).
В доходы, учитываемые при расчете отпускных, не надо включать средний заработок во время отпуска и больничное пособие. Поэтому сумму отпускных ИП рассчитал исходя из дохода, равного 402 900 руб. (431 800 руб. - 19 100 руб. - 9800 руб.).
Таким образом, средний дневной заработок работницы равен 1251,13 руб. (402 900 руб. : 322,03 дн.). А отпускные ей коммерсант начислил в сумме 17 515,82 руб. (1251,13 руб. x 14 дн.).

Вопрос N 5. В какой срок надо выплатить отпускные работнику

Выплатить начисленные отпускные вы должны за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). То есть учитывать в таком случае надо и рабочие, и нерабочие - праздничные и выходные - дни.
Например, если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то выплатить ему деньги вы можете в пятницу или раньше (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Часто задаваемые вопросы. Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет сам предприниматель?
Нет. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть только у наемных работников (ст. 114 ТК РФ). Вы же, работая как ИП, в трудовых отношениях не состоите. Поэтому оформлять себе отпуск и начислять отпускные не нужно.
Можно ли заменить отпуск работника денежной компенсацией?
Денежной компенсацией можно заменить только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть это возможно только для тех работников, которым полагаются отпуска больше 28 календарных дней. Например, работникам, занятым на вредных производствах, с ненормированным рабочим днем и др. (ст. 116 ТК РФ). Если же ваш работник имеет право только на обычный ежегодный отпуск (28 календарных дней), вы не вправе заменить ему отдых деньгами. Компенсацию он может получить только при увольнении, если не отгуляет свои отпуска.
Нужно ли менять график, если работник идет в отпуск не по графику?
Нет, менять график отпусков не нужно. В этом документе есть специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Заполните их вручную. И укажите реквизиты документа, на основании которого отпуск перенесли. А также новую предполагаемую дату.

Три главных совета.

1. Право на отпуск у сотрудника появляется через шесть месяцев непрерывной работы. Однако по своему желанию вы можете отправить отдыхать работника раньше.
2. Брать с сотрудника заявление о предоставлении отпуска по графику не обязательно. Но если он идет отдыхать вне графика, то ему следует написать заявление.
3. Выплатить отпускные вы обязаны за три календарных дня до даты начала отпуска. При этом законодательство не запрещает выдавать деньги и раньше.

Вернуться на предыдущую страницу