Неотработанный отпуск: правила удержания (Ремчуков С.)

На практике нередко работодатели сталкиваются с ситуацией, когда работнику основной отпуск предоставлен авансом, но он увольняется до того момента, как его отработает. При подобных обстоятельствах встает вопрос об удержании из его зарплаты сумм "неотработанных" отпускных. В то же время необходимо учитывать, что подобного рода удержания можно производить далеко не во всех случаях. И плюс ко всему Трудовой кодекс накладывает ограничение и на размер таких удержаний.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регламентирован положениями ст. 122 Трудового кодекса. Данной нормой установлено, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование такового за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. При этом отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Таким образом, анализ указанных норм позволяет сделать вывод, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен сотруднику, что называется, авансом. В то же время не исключена ситуация, что отгулявший отпуск работник уволится, так его и не отработав.
Учтите! Трудовой кодекс не предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска определенной продолжительности пропорционально отработанному работником времени (см. Письмо Роструда от 23 июня 2006 г. N 947-6).

Удержать можно, но...

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК и иными федеральными законами. При этом ст. 137 ТК установлено, что удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. И уже здесь мы сталкиваемся с первым ограничением - удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. п. 1, 2 или п. 4 ч. 1 ст. 81, п. п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК. Иными словами, удержать неотработанные отпускные нельзя, если трудовые отношения с сотрудником расторгаются по одному из следующих оснований:
- при отказе работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо при отсутствии у работодателя соответствующей работы;
- в связи с ликвидацией организации либо по причине прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
- при сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
- при смене собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
- в связи с призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
- при восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
- в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
- в связи со смертью работника либо работодателя-физлица, а также в связи с признанием судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим;
- при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастроф, стихийных бедствий, крупных аварий, эпидемий и др. чрезвычайных обстоятельств), если данные обстоятельства признаны таковыми решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ.

Дополнительные ограничения

Итак, предположим, что в соответствии со ст. 137 ТК организация имеет право удержать из зарплаты сотрудника сумму не отработанных им отпускных. В данном случае необходимо учитывать, что ст. 138 ТК установлено дополнительное ограничение на размер таких удержаний. В соответствии с данной нормой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов от зарплаты, причитающейся работнику.
Ни ТК, ни иными законами не закреплено право работодателя "ополовинить" зарплату сотрудника за счет не отработанных им отпускных. А потому в подобных ситуациях действует "общий" лимит - удержать можно не более 20 процентов от суммы, причитающейся к выплате такому работнику.
Обратите внимание! Указанный лимит на размер удержаний из зарплаты работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания НДФЛ (см., напр., Письмо Минздравсоцразвития России от 16 ноября 2011 г. N 22-2-4852).
В принципе если сумма долга работника укладывается в названный лимит, то удержать его можно в полном объеме без каких-либо "но". При этом получать согласие работника на удержание в этом случае не нужно - удержание производится на основании приказа руководителя (см. Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0).

Остатки... не "сладки"

Проблема имеет место в случае, если с учетом ограничения, установленного ст. 138 ТК, удержать с сотрудника в полном объеме сумму неотработанных отпускных не представляется возможным.
Надо сказать, что ситуация действительно непростая. Дело в том, что согласно ч. 4 ст. 137 ТК заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- счетной ошибки;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Как видим, долг за "неотработанные" отпускные в названном перечне исключений не упомянут. Поэтому если сотрудник сам не изъявил желания вернуть "излишек", то заставить его сделать это нет никакой возможности. Причем с момента выхода Определения Верховного Суда РФ от 25 октября 2013 г. N 69-КГ13-6 обращение в суд в данном случае не поможет. Высшие судьи, сославшись в том числе и на положения ч. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса, указали, что "оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете не смог произвести удержание вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете, действующее законодательство не содержит".

Простить нельзя

В завершение хотелось бы заострить внимание на том, что удержание из зарплаты сотрудника сумм "неотработанных" отпускных является правом, а не обязанностью работодателя. Однако для целей налогообложения прощать подобного рода долги вредно. Ведь расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 Кодекса (см., напр., Письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061148). То есть организации придется восстановить ранее учтенные при расчете налога на прибыль выплаченные сотруднику отпускные, которые он в прямом смысле этого слова не отработал. Прощение долга - это также необоснованный расход. Зато в соответствии со ст. 392 ТК работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. То есть по истечении года с момента увольнения работника, который отказался вернуть не отработанные им отпускные, у компании появляется право списать этот долг в налоговом учете как безнадежный. Одновременно необходимо иметь в виду, что списанные таким образом суммы по истечении срока исковой давности могут рассматриваться как прощение долга работнику. И с этого момента (даты) у бывшего работника (должника) возникают экономическая выгода в виде всей суммы не возвращенной им задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ по налоговой ставке 13 процентов (см. Письмо Минфина России от 17 июня 2014 г. N 03-04-06/28915). А это означает, что у организации, как налогового агента по НДФЛ, появляется обязанность письменно сообщить бывшему сотруднику и налоговой инспекции по месту своего учета о невозможности удержать налог и его сумме (п. 5 ст. 226 НК).