График отпусков - 2016 (Титаева Н.)

До 17 декабря 2015 г. все работодатели без исключения должны утвердить график отпусков своих работников на 2016 г. Без предварительной работы в данном случае не обойтись. Причем на сей раз необходимо учесть не только отдельные поправки, внесенные в законодательство, но и веяния тематической судебной практики.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. При этом согласно ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса (далее - ТК) работодатель обязан утвердить данный график с учетом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года. То есть на 2016 г. график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2016 г.
Отметим, что еще в 2012 г. Минздравсоцразвития по поручению президента разработало законопроект, предусматривающий отдельные "кадровые" поблажки для субъектов малого предпринимательства. Предполагалось, что "малыши" с численностью работников до 35 человек (в сфере торговли и бытовых услуг - до 20 человек) будут освобождены от обязанности издавать приказы о приеме на работу и о переводе на другую работу, утверждать графики отпусков, штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка. Однако указанный законопроект в итоге так даже и не был внесен на рассмотрение в Государственную думу.
Таким образом, на сегодняшний день заблаговременно составлять график отпусков на будущий год обязаны все (!) работодатели.

Ответственный момент

На практике же довольно часто компании и ИП про обязанность составлять график отпусков забывают, а в некоторых случаях и намеренно ее игнорируют. Особенно этим грешат как раз таки субъекты малого предпринимательства. Действительно, если в штате 7 - 10 человек, то всегда можно по ходу определиться, кто и когда пойдет в отпуск.
В то же время необходимо учитывать, что право работника, с которым заключен трудовой договор на оплачиваемый ежегодный отпуск, предусмотрено ст. 37 Конституции. То есть в данном случае речь идет о конституционном праве сотрудников на отпуск. И в ТК прописаны специальные нормы, которые направлены на то, чтобы это право было реализовано.
В некоторой степени простимулировать работодателей составить график отпусков призваны и положения ст. 5.27 КоАП, которыми устанавливается административная ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Так, отсутствие отпускного графика, в соответствии с ч. 1 данной нормы, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц, равно как и на работодателей-ИП, в размере от 1000 руб. до 5000 руб.; а юрлицам такое удовольствие может вылиться в штраф в размере уже от 30 000 руб. до 50 000 руб. Повторное же совершение аналогичного правонарушения обойдется еще дороже: должностных лиц и ИП могут оштрафовать на 10 000 руб. - 20 000 руб. (для должностных лиц предусмотрена альтернатива указанному наказанию - дисквалификация на срок от одного года до трех лет, а компании - на 50 000 руб. - 70 000 руб.).

Право на отпуск

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. В принципе по соглашению сторон отпуск такому сотруднику может быть предоставлен и, что называется, досрочно. Но это право, а не обязанность работодателя. Однако в некоторых случаях работодатель подобную просьбу работника все же должен удовлетворить. Речь идет о работниках, которые относятся к одной из следующих категорий (ст. 122 ТК):
- женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работники в возрасте до 18 лет;
- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3-х месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Что касается отпуска за второй и последующие годы работы, то он может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков. И здесь тоже есть один тонкий момент. При формировании графика отпусков не стоит исключать возможность того, что тот или иной работник, отгуляв отпуск авансом, уволится, так и не отработав выплаченные ему отпускные. Поскольку на практике далеко не всегда "неотработанные" отпускные удается вернуть, при возможности нужно стараться подобные ситуации свести к минимуму.

Опрос на предмет предпочтений

По большому счету составить график отпусков в маленькой компании не так сложно. А организации, численность сотрудников в которых измеряется десятками, сотнями, а то и тысячами человек, сами заинтересованы в наличии графика отпусков. Ведь тем самым они могут исключить ситуации, когда отпуск работников пойдет во вред бизнесу (например, когда большая часть сотрудников захочет уйти в отпуск в первые две недели июля, и в итоге, если их всех отпустить, производство вообще встанет). Таким образом, график отпусков необходим как сотрудникам, которые тем самым могут планировать свой предстоящий отпуск заранее (приобретать путевки и т.п.), так и самому работодателю - он сможет спланировать работу предприятия.
Так с чего же следует начать? В первую очередь, конечно же, имеет смысл провести своего рода опрос работников, когда именно они хотели бы взять отпуск в следующем году. Какого-либо универсального способа здесь нет. В основном на данном этапе следует исходить из численности сотрудников и структуры предприятия. Очевидно, что если работников много и компания имеет сложную структуру, включающую департаменты, подразделения и т.п., то имеет смысл опросные листы формировать отдельно по подразделениям - с тем чтобы была видна картина именно в разрезе взаимозаменяемых сотрудников.
В то же время на практике довольно часто встречаются ситуации, когда работники не могут поделить между собой те или иные "лакомые" с точки зрения проведения отпуска периоды времени. Всех отпустить в отпуск в одно время по вполне понятным причинам работодатель не сможет. Так что придется выбирать.

Когда желание - закон!

На самом деле это, пожалуй, самый сложный этап. Дело в том, что отдельным категориям сотрудников работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время в силу требований ТК и иных федеральных законов. Причем данный перечень достаточно широк.
Так, право на отпуск в удобное для них время, в частности, имеют:
- работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК). Напомним также, что в данном случае неважно, отработали ли они у данного работодателя полгода или нет;
- мужья - в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев;
- один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет. Данное право закреплено ст. 262.1 ТК, которая появилась в ТК благодаря Закону от 13 июля 2015 г. N 242-ФЗ;
- женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (пп. "б" п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. N 235; Решение ВС РФ от 17 июня 2014 г. N АКПИ14-440);
- почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. N 125-ФЗ);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ч. 2 ст. 6 Закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона от 15 января 1993 г. N 4301-1);
- ветераны боевых действий (пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 4 п. 2 ст. 16, пп. 3 п. 3 ст. 16 Закона от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ).
Плюс ко всему совместителям следует предоставлять отпуск одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286, ч. 2 ст. 287 ТК). Также в удобное время нужно дать отдохнуть тем сотрудникам, которые были отозваны из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК). И это все равно не исчерпывающий перечень льготников. Аналогичная гарантия может быть предусмотрена и для иных категорий работников другими нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя.

Что сейчас удобно...

В данном случае необходимо также отметить следующий момент. Дело в том, что далеко не всегда сотрудники могут заблаговременно точно знать, когда именно им удобно взять отпуск. В частности, речь идет о родителях детей-инвалидов, которым в соцслужбах или в медучреждениях дают направления, в частности, на реабилитационное или санаторно-курортное лечение их детей. В связи с этим возникает вопрос: если работодатель при формировании графика отпусков уже учел пожелания сотрудников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время, обязан ли он повторно учитывать пожелание этих сотрудников, если их планы по тем или иным причинам изменились посреди года?
Представляется, что из буквального толкования соответствующих положений ТК следует, что названным категориям сотрудников отпуск по их заявлению должен быть предоставлен в удобное для них время, даже если он не "впишется" в утвержденный ранее график отпусков.

Основной и дополнительный отпуск

В большинстве случаев сотрудники имеют право только на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК). В то же время при определенных обстоятельствах работникам положены и дополнительные дни отпуска. Так, ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК). Дополнительные отпуска положены также лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем или же трудится в "северных" компаниях (ст. ст. 116 - 119, 321 ТК).
В любом случае необходимо учитывать, что при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК). То есть в график отпусков включаем дни, приходящиеся как на основной оплачиваемый отпуск, так и на дополнительный.
Также напомним, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней. Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отдыха не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК).
В завершение отметим, что в любом случае о дате начала отпуска сотрудник должен быть уведомлен под расписку не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК). Роструд в Письме от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1 указал, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. По мнению чиновников, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также представители Роструда сочли допустимым внести изменения в форму N Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска. Это в принципе дает возможность в некоторой степени оптимизировать кадровый документооборот.
Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2016 г. нужно хранить до 1 января 2018 г.