Когда отпуск не по плану... (Ремчуков С.)

График отпусков на 2016 г. должен был быть утвержден еще в середине декабря 2015 г. В то же время в ряде случаев от этого графика приходится отступить. Это может быть связано как с приемом на работу новых работников, отпуск которых запланировать просто не было возможности, так и с тем, что планы старых сотрудников в силу тех или иных обстоятельств могут измениться. Разберемся, как в таких ситуациях работать с графиком отпусков.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюза (если таковой имеется) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК). Он обязателен как для работодателя, так и для работника. От работодателя требуется лишь известить сотрудника об отпуске под подпись не позднее чем за две недели до его начала. При этом, как разъяснил Роструд в Письме от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также допустимо с этой целью усовершенствовать типовую форму N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1), добавив в нее две дополнительные графы, в одной из которых указывается дата уведомления сотрудника об отпуске, а в другой, собственно, подпись работника.

Новые вводные

Между тем уже после утверждения графика отпусков в компанию могут быть приняты новые сотрудники. При этом согласно ст. 122 Трудового кодекса (далее - ТК) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Плюс ко всему положениями ст. 123 ТК установлено, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время. Так, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст. 122 ТК):
- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до восемнадцати лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Кроме того, право на отпуск в удобное для них время также имеют:
- работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК). Причем, как было отмечено, данной категории нельзя отказать в отпуске, даже если в компании они отработали менее полугода;
- мужья - в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев;
- один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК);
- женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (пп. "б" п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 г. N 235; Решение ВС РФ от 17 июня 2014 г. N АКПИ14-440);
- почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. N 125-ФЗ);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ч. 2 ст. 6 Закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона от 15 января 1993 г. N 4301-1);
- ветераны боевых действий (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 3 п. 3 ст. 16 Закона от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ).
Плюс ко всему положения ч. 1 ст. 286 ТК обязывают работодателя предоставлять отпуск сотрудникам, оформленным по совместительству, одновременно с их отпуском по основному месту работы. При этом также не требуется полугодовая отработка - отпуск в таких случаях предоставляется авансом.

Дополнительный график

На этом перечень "исключительных" случаев, когда придется отойти от утвержденного графика отпусков, не исчерпывается. Однако прежде необходимо разобраться, как быть в случае, если в отпуск направляется сотрудник, который в первоначальном графике отпусков даже и не упоминался.
С одной стороны, ТК не регламентирует данный момент. И в принципе это позволяет допустить, что положения названной ст. 123 ТК относятся только к отпускам, предоставляемым за второй, третий и последующие годы работы сотрудника у работодателя. То есть незапланированный отпуск вновь принятых на работу сотрудников не требуется включать в график отпусков. То есть достаточно, чтобы такой "новобранец" написал соответствующее заявление, руководитель поставил на нем свою визу и издал приказ. Кстати говоря, в Письме Роструда от 1 марта 2007 г. N 473-6-0 также сделан вывод, что в некоторых случаях отпуска могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем.
С другой стороны, если опять же вернуться к положениям ст. 123 ТК, то можно увидеть, что никаких исключений в данной норме для новых сотрудников не сделано. И здесь сказано, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Поэтому представляется, что во исполнение указанного требования стоит утвердить дополнительный график отпусков на вновь принятых на работу сотрудников. При этом следует руководствоваться теми же правилами, что и при утверждении основного графика, то есть при наличии профсоюза учесть его мнение.

Рабочий момент

В то же время в некоторых случаях возникает необходимость скорректировать график отпусков и по иным причинам. Во-первых, как мы уже говорили, отдельным категориям сотрудников работодатель должен предоставить отпуск в удобное для них время. К примеру, родители ребенка-инвалида определили для себя время для отпуска из расчета, что им в собесе дадут путевку в санаторий, но долгожданную путевку им предоставили на месяц раньше или позже. Отказать в просьбе перенести отпуск в такой ситуации работодатель не вправе. Также придется скорректировать график отпусков, если внешнему совместителю по тем или иным причинам перенесут ежегодный отпуск по его основному месту работы.
Кроме того, продлить или перенести отпуск придется и в иных случаях.
Во время ежегодного отпуска работник заболел.
Согласно ст. 124 ТК при таких обстоятельствах работодатель обязан перенести или продлить отпуск такому работнику. В общем случае отпуск автоматически продлевается на дни болезни сотрудника. Однако по его заявлению он может быть перенесен на иное время, определяемое работодателем с учетом пожеланий работника.
Сотрудник во время отпуска был призван к исполнению государственных обязанностей, для которых трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (ч. 1 ст. 124 ТК).
Речь идет о случаях, когда сотрудник в период своего отпуска участвовал в суде в качестве присяжного, был вызван в качестве свидетеля, проходил военные сборы и т.д. (ст. 170 ТК). При таких обстоятельствах отпуск либо продлевается на соответствующе количество дней, либо опять же переносится на иное время.
Совпали сроки учебного отпуска с ежегодным оплачиваемым отпуском (ч. 1 ст. 174, ч. 2 ст. 177 ТК).
В этом случае ежегодный отпуск переносится по письменному заявлению работника на другой, согласованный с ним срок.
Работнику своевременно не выплачены отпускные, или его забыли в установленный на то срок предупредить о времени начала отпуска.
Как и в предыдущем случае ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой, согласованный с работником срок (ст. 124 ТК).
Отзыв работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.
Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК). При этом помните, что отзыв работника допускается только с его согласия. И в любом случае отозвать из отпуска нельзя работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Документальная сторона

В том случае, если отпуск сотрудника просто продлевается (напр., когда он болел в период отпуска и т.п.), отдельно издавать соответствующий приказ не нужно. Сведения о продлении отпуска вносятся в личную карточку сотрудника с указанием реквизитов листка нетрудоспособности, справки из военкомата, суда и т.п.
В свою очередь, при переносе отпуска требуется издание приказа, который составляется на основании заявления работника. Также в графике отпусков (в графах 8 и 9) указываются реквизиты приказа о переносе отпуска и дата предполагаемого отпуска. При этом, как правило, в графе 10 (примечания) указывается причина, по которой отпуск был перенесен. Ну и, наконец, возможно потребуется внести коррективы в личную карточку работника (если запись о его отпуске уже была внесена) - неверные записи зачеркиваем и вписываем реквизиты приказа о переносе отпуска.