Семь главных вопросов об отпусках (Григорьев И.Г.)

- Нужно ли сообщать работнику о дате начала отпуска по графику.
- За сколько дней выдать отпускные.
- Как предоставить отпуск за прошлый год.
- Можно ли уволить отпускника.

Приближается сезон отпусков. В это время редакция традиционно получает много вопросов об отпусках. Ответим на самые частые из них.

Уведомлять ли работника об отпуске по графику

По графику работник скоро должен уйти в отпуск. Нужно ли ему напоминать об этом?
Н.Груздева, бухгалтер

Напомнить о начале ежегодного оплачиваемого отпуска нужно. Сделать это необходимо не позднее чем за две недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как напомнить о приближении отпуска

Известить работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска нужно под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). В каком документе он должен расписаться, Трудовой кодекс не уточняет.
В таблице перечислены различные документы, с помощью которых можно уведомить работника о начале отпуска. Использование любого из этих документов для уведомления правомерно, поскольку формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно (п. 4 Письма Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 и Письма Роструда от 12.07.2012 N ПГ/5244-6-1, от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Таблица

Варианты извещения работников о начале отпуска

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска

Если вовремя не сообщить работнику под роспись о дате начала отпуска, может быть наложен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на компанию в сумме от 30 000 до 50 000 руб.;
- на руководителя - от 1000 до 5000 руб. В качестве альтернативы к руководителю может применяться наказание в виде предупреждения.
Это подтверждает и судебная практика (Постановление Верховного Суда РФ от 31.07.2009 N 18-АД09-8).

В каких днях измерить срок для выплаты отпускных

Известно, что отпускные нужно выплатить за три дня до начала отпуска. Но какие это дни - рабочие или календарные?
Н.Колбасова, бухгалтер по расчету зарплаты

Вы правы, выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Но здесь не говорится, какие это дни - рабочие или календарные.
По этому вопросу есть разъяснения специалистов. Минимальный срок для выплаты отпускных нужно определять в календарных днях (Письма Роструда от 21.12.2011 N 3707-6-1 и от 30.07.2014 N 1693-6-1, Информация Минтруда России от 16.06.2014).
Обратите внимание: в календарные дни включаются в том числе и нерабочие (выходные и праздничные) дни (ч. 3 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Если день выплаты отпускных совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, выплачивать их нужно накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Пример 1. День выплаты отпускных
Работник уходит в отпуск 14 мая 2015 г. Когда нужно выплатить ему отпускные?
Решение. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня. Этот срок выпадает на 11 мая 2015 г. - нерабочий день (в связи с переносом выходного дня согласно ч. 2 ст. 112 ТК РФ). Следовательно, срок сдвигается назад до ближайшего рабочего дня. В данной ситуации отпускные нужно выплатить не позднее 8 мая 2015 г.

Если выплатить отпускные работнику позже установленного трудовым законодательством срока, он вправе написать заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на более поздний срок. В этом случае работодатель будет обязан перенести начало отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Вместе с тем никто не запрещает выплачивать отпускные ранее установленного срока. В ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса говорится о минимальном сроке их выплаты. Например, отпускные нужно выплатить в пятницу. Бухгалтер может выдать их еще раньше - в четверг (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Как делить отпуск

Наша работница хочет разделить отпуск на четыре части, по семь дней каждая. Ей так удобно проводить с ребенком школьные каникулы. Начальник отдела не возражает. А я сомневаюсь, допустимо ли это?
О.Лукьянова, бухгалтер

Такое деление ежегодного отпуска недопустимо.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Для этого нужно согласие работника и работодателя. Но одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Несмотря на доводы работника, эту часть отпуска дробить нельзя.

Как делить остаток отпуска

На сколько частей можно разделить оставшийся отпуск, Трудовой кодекс не поясняет. Также не определена минимальная продолжительность каждой части оставшегося отпуска. Эти дни работник может использовать по своему усмотрению и по согласованию с работодателем.
Очевидно, что брать отпуск 14 раз по одному дню нецелесообразно. За короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы. Но такой вариант не запрещен.

Какие права есть у работодателя

При решении вопроса о делении отпуска на части руководитель компании принимает во внимание:
- положения ст. 125 Трудового кодекса. В ней установлены правила деления отпуска на части;
- пожелания работника;
- производственную ситуацию.
Если руководитель не согласен, чтобы работник делил отпуск на части, сотруднику придется отгулять его целиком. Однако работник может предложить другой способ деления отпуска на части. Возможно, он устроит обе стороны.

Что не может делать работодатель

Работодатель не вправе:
- самостоятельно решать вопрос о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска работника на части;
- устанавливать без согласия работника продолжительность частей ежегодного оплачиваемого отпуска;
- требовать включения в ежегодный оплачиваемый отпуск выходных дней (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).
Все эти вопросы могут быть решены только по соглашению сторон трудового договора.

Какой отпуск предоставить раньше: за прошлый год или за текущий

Работник не ходил в ежегодный отпуск два года. Теперь задумался, как использовать свои отпуска: сразу оба, каждый по частям, в какой последовательности.
Есть ли какие-то ограничения по предоставлению отпуска за прошлый год? Нужно ли было его запланировать в графике отпусков? А если мы этого не сделали?
Р.Федорцова, заместитель главного бухгалтера

Соблюдать хронологическую последовательность рабочих периодов, за которые предоставляются отпуска, не обязательно (Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Не использованные работником отпуска могут быть предоставлены (Письмо Роструда от 08.06.2007 N 1921-6):
- либо в любое время по соглашению сторон;
- либо по графику отпусков на очередной календарный год.
На практике чаще применяют первый вариант.

Примечание. Нельзя не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Пример 2. Отпуск за два года
Работнику положен отпуск (56 календ. дн.) за два рабочих года:
- 20.08.2013 - 19.08.2014;
- 20.08.2014 - 19.08.2015.
В заявлении работник написал, что просит предоставить отпуск с 1 июля 2015 г. продолжительностью 56 календарных дней. Руководитель согласился - поставил на заявлении визу о согласии.
Компания оформляет приказ о предоставлении отпуска по форме N Т-6. Как правильно заполнить графу "за период работы"?
Решение. В графе "за период работы" будут указаны два рабочих года. Фрагмент приказа приведен ниже.

Образец

Фрагмент приказа об отпуске

20 августа 13 19 августа 14
за период работы с "--" -------- 20-- г. по "--" --------- 20-- г.
20 августа 14 19 августа 15
за период работы с "--" -------- 20-- г. по "--" --------- 20-- г.

Примечание. Форма приказа на отпуск
Приказ о предоставлении отпуска может быть составлен:
- по унифицированной форме N Т-6 (Т-6а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- в произвольной форме.

Возможен и другой вариант. Работник хочет использовать свои отпуска частями. В заявлении он может предложить порядок предоставления ему отпусков в текущем году.
Например, "с 5 мая 2015 г. продолжительностью 15 календарных дней, с 21 июня продолжительностью 41 календарный день". Руководитель завизирует заявление. Это будет означать, что стороны достигли согласия по данному вопросу.
По причинам производственного характера руководитель может и не согласиться.
В этом случае отпуска будут предоставлены в следующем порядке:
- отпуск за текущий рабочий год - в срок, установленный графиком отпусков;
- отпуск за прошлый рабочий год - в срок, согласованный сторонами трудового договора.
Обратите внимание: для предоставления каждой части отпуска удобнее издать отдельный приказ. Для каждой части отпуска в бухгалтерии будет отдельный комплект документов, отдельный расчет отпускных.

Как указывать рабочий год в приказе о предоставлении отпуска авансом

Работник устроился в нашу компанию 10 ноября 2014 г. В ежегодный оплачиваемый отпуск он уходит с 5 мая 2015 г. на 14 календарных дней. Как указать период, за который предоставляется отпуск, - год или шесть месяцев?
Н.Полякова, делопроизводитель

В приказе следует указать рабочий год, за который работнику предоставляется ежегодный отпуск.
Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый рабочий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ).
Рабочий год составляет 12 полных месяцев со дня приема сотрудника на работу (Письма Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1 и от 14.06.2012 N 853-6-1).
В приведенной ситуации отсчет рабочего года начинается с 10 ноября 2014 г. и заканчивается 9 ноября 2015 г.
Если компания использует унифицированную форму N Т-6 или N Т-6а, в графе "за период работы" нужно так и написать: "с 10 ноября 2014 г. по 9 ноября 2015 г." (Письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1).

Можно ли продлить отпуск, если заболел ребенок работника

Нужно ли продлить ежегодный оплачиваемый отпуск, если у работницы во время ее ежегодного оплачиваемого отпуска заболел ребенок?
А.Рыльцева, начальник планового отдела

Ответ на этот вопрос зависит от того, что написано в локальных нормативных актах компании.
По Трудовому кодексу продлить или перенести отпуск можно (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- в связи с временной нетрудоспособностью самого работника в период отпуска;
- выполнением во время отпуска государственных обязанностей, если для этого работника нужно освободить от работы (например, исполнение обязанностей присяжного заседателя, призыв на военные сборы);
- в других случаях, установленных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
В этом перечне нет болезни ребенка. Но сам перечень не закрыт.
Работодатель вправе установить другие случаи (основания) продления ежегодного оплачиваемого отпуска, например заболевание члена семьи работника (Письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1).
Если это не предусмотрено локальным нормативным актом, продлить отпуск по данному основанию нельзя (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2013 N АПЛ13-18, Решение Верховного Суда РФ от 03.12.2012 N АКПИ12-1459).
Если же данная причина продления отпуска указана, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, положении об отпусках или в коллективном договоре, ежегодный оплачиваемый отпуск работника должен быть продлен.

Можно ли уволить работника в отпуске

Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию и ушел в отпуск. Дата увольнения пришлась на отпускной день. Можно ли уволить работника?
Р.Лотт, инспектор по кадрам

Уволить по собственному желанию работника в отпуске можно. Нельзя уволить отпускника по инициативе работодателя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Сам работник может уволиться по собственному желанию в любой момент, во время любого отпуска:
- ежегодного оплачиваемого (основного и дополнительного);
- без сохранения заработной платы;
- по уходу за ребенком и т.п.
Не имеет значения, что дата увольнения наступит раньше даты окончания отпуска, например, когда:
- работник заранее предупредил об увольнении (по общему правилу - за две недели);
- по согласованию с работодателем работник увольняется до истечения срока предупреждения.
Данный вывод подтверждается разъяснениями специалистов Роструда (Письмо от 05.09.2006 N 1551-6).