Переводим работников на дистанционный труд (Жижерина Ю.)

Экономические условия, особенно в период кризиса, нередко диктуют компании необходимость сокращения затрат, в том числе на персонал. При этом затраты на персонал - это не только заработная плата, но и аренда помещений, оплата электричества, отопления и других коммунальных платежей, затраты на содержание уборщиц, иного обслуживающего персонала и т.д. Именно эти расходы поможет сократить введение дистанционного труда, который регулируется гл. 49.1 ТК РФ. Конечно, это возможно, только если специфика труда работников позволяет и работодатель соблюдает нормы трудового законодательства при оформлении дистанционного труда. Рассмотрим, для кого и в каком порядке возможно введение дистанционного труда.

Какие работники могут работать удаленно

При дистанционной работе сотрудники трудятся (ст. 312.1 ТК РФ):
1) вне места нахождения работодателя;
2) вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя;
3) с использованием для выполнения трудовой функции и для взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.

Другими словами, сотрудник выполняет работу не на рабочем месте в офисе, а там, где ему удобно, и общается с работодателем по Интернету, телефону и прочими способами.

Как показывает практика, это прежде всего работники интеллектуального труда: программисты, переводчики, юристы, журналисты, консультанты, веб-дизайнеры, дизайнеры интерьеров, проектировщики и пр.

Судебная практика. Торговых представителей с разъездным характером работы можно отнести к дистанционным работникам, если они работают в отдаленной от основного офиса местности (см., например, Решения Люблинского районного суда г. Москвы от 08.04.2015 по делу N 2-3076-15, Промышленного районного суда г. Смоленска от 24.12.2013 по делу N 2-3161/2013).

Как установить работникам дистанционный труд

С точки зрения трудового права переход работников на удаленный труд не будет являться переводом по смыслу ст. 72.1 ТК РФ. Введение дистанционного труда по той же должности в том же подразделении будет рассматриваться в качестве изменения условий трудового договора. Поэтому если работники, которые раньше трудились в офисе, согласны работать удаленно, то необходимо оформить соответствующие дополнительные соглашения к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ).

Если работники не согласны с такими изменениями, то возможно применение процедуры, предусмотренной ст. 74 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда), при наличии соответствующих оснований.

Внесение изменений в трудовой договор без согласия работника будет законным, если для этого имеется основание - фактическое изменение организационных или технологических условий труда, а также соблюдена процедура внесения изменений в трудовой договор.

Кратко вспомним порядок изменения условий трудового договора без согласия работника:
1) убедиться в наличии фактического изменения организационных или технологических условий работы и зафиксировать их документально, например издать приказы об изменениях в компании, об изменении условий труда, об изменении штатного расписания (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", а также Апелляционное определение Московского областного суда от 09.07.2014 по делу N 33-13618/2014);
2) уведомить работника об изменениях и их причинах в письменной форме не позднее чем за два месяца (Апелляционное определение Тульского областного суда от 02.04.2015 по делу N 33-969);
3) предложить в письменном виде другую имеющуюся работу (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.10.2014 по делу N 33-25052/2014);
4) при отсутствии работы или отказе работника от предложенной работы уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, при этом выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ).

Какие изменения внести в трудовой договор

Чтобы трудовой договор работника стал договором о дистанционной работе, необходимо внести ряд изменений, некоторые из которых обязательны, а другие зависят от договоренностей сторон трудового договора.

1. Прописываем условие о дистанционной работе

Прежде всего, добавим в трудовой договор пункт о том, что работник теперь трудится дистанционно (ст. 312.1 ТК РФ).
На необходимость этого указывает и судебная практика (см., например, Решение Люблинского районного суда г. Москвы от 08.04.2015 по делу N 2-3076/2015~М-2190/2015). Формулировка данного условия в дополнительном соглашении к трудовому договору может быть следующей.

Пример 1. "1.4. Настоящий договор является трудовым договором о дистанционном труде, и стороны в период его действия строят свои взаимоотношения в соответствии с его условиями и действующим законодательством Российской Федерации".

2. Вносим изменения касательно места работы

Условие о месте работы сотрудника является обязательным условием трудового договора, исходя из ст. 57 ТК РФ. Скорее всего, в документе указано местонахождение работодателя или его обособленного подразделения. Теперь это условие следует изменить.
Ведь само понятие дистанционного труда, сформулированное в ст. 312.1 ТК РФ, содержит указание на то, что работник должен работать вне места нахождения работодателя. Необходимо, на наш взгляд, подчеркнуть это и в трудовом договоре. Почему еще важно определить местонахождение работника, если оно отлично от местонахождения компании? Чтобы знать, нужно ли выплачивать районный коэффициент и процентные надбавки, если сотрудник работает в местностях, где такие выплаты обязательны.

Примечание. См. статью "Открываем филиалы в местностях с особым климатом: что нужно знать кадровику" на с. 36 журнала N 9, 2014.

Согласно разъяснениям Минфина России в Письме от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978 местом работы дистанционного работника является место его нахождения. Поэтому в качестве места работы можно указать домашний адрес работника либо город, в котором он будет трудиться. Приведем образец формулировки такого условия.

Пример 2. "1.5. Работник выполняет определенную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места нахождения Работодателя (дистанционно).
Рабочее место Работника: г. Екатеринбург".

3. Определяем положения, затрагивающие рабочее время (при необходимости)

Если иное не предусмотрено трудовым договором, то режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ). Поэтому если раньше компания ограничивалась в трудовом договоре работника ссылкой на правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), то теперь такая ссылка может означать, что в трудовом договоре с дистанционным работником не содержится конкретное рабочее время и поэтому он может работать в любое удобное для него время.

Примечание. См. статью "Особенности установления режимов работы: практические советы" на с. 20.

Таким образом, если организация желает, чтобы работник трудился дистанционно в конкретные часы, то это следует в трудовом договоре прописать. Например, рабочие дни и рабочие часы, или только рабочие дни, или те часы, в которые надо работать обязательно, а иное рабочее время работник может определять по своему усмотрению (пример 3).

Пример 3. "1.7. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Работник самостоятельно определяет и регулирует режим своего труда и отдыха с понедельника по пятницу в рамках 40-часовой рабочей недели".

4. Проверяем, распространяется ли на работника ПВТР

Обычно в трудовом договоре с работником прописывается, что он обязан подчиняться ПВТР и выполнять указанные там нормы. Но на удаленного сотрудника распространяются далеко не все пункты ПВТР. Например, к нему не будут иметь отношения положения о рабочем времени (если стороны договорились об ином), охране труда в помещениях работодателя, пропускном режиме, местах для курения и т.д. Поэтому необходимо проверить, все ли пункты ПВТР распространяются на работника. Если нет, то следует указать это в трудовом договоре (пример 4).

Пример 4. "2.3. Правила внутреннего трудового распорядка распространяются на Работника в части, не противоречащей сути заключенного с ним трудового договора".

5. Вносим изменения касательно охраны труда работника

Согласно ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" спецоценка рабочих мест дистанционных работников не проводится. Поэтому работодатель не сможет отразить в трудовом договоре условия труда на рабочем месте, хотя согласно ст. 57 такое указание является обязательным. Возможно, в будущем судебная практика разрешит данное противоречие. В настоящее время, на наш взгляд, необходимо отметить в трудовом договоре, что в связи с непроведением спецоценки условия труда не определяются.
Не распространяются на дистанционных работников и иные обязанности работодателя по охране труда, за исключением довольно ограниченного количества требований, указанных в ст. 312.3 ТК РФ. А именно:
- расследование несчастных случаев;
- исполнение предписаний госорганов;
- обязательное страхование от несчастных случаев;
- ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Приведем формулировку условия о том, как следует изменить пункт трудового договора об обеспечении работодателем требований охраны труда.

Пример 5. "2.9. Работодатель обеспечивает безопасные условия и охрану труда Работника в объеме, предусмотренном абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ.
2.10. Условия труда на рабочем месте не определяются в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда".

6. Добавляем пункт о средствах связи

Еще один важный момент - это коммуникации, ведь теперь они будут строиться с работником по-иному, и это необходимо закрепить в трудовом договоре (ст. 312.1 ТК РФ). Удаленный сотрудник взаимодействует с компанией при помощи электронной почты, путем обмена электронными документами, звонками, беседами в мессенджерах.
Более того, трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий такого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ). Допускается направлять работнику кадровые (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы работодателя (например, листы ознакомления с локальными нормативными актами), используя обмен электронными документами. А работник, в свою очередь, имеет право направлять в компанию заявления посредством Интернета. Так же по электронной почте он может представлять результаты своей работы (отчеты, статьи, консультации, проекты), а также иные документы.
Таким образом, работник и работодатель вправе обмениваться электронными документами практически по любым вопросам.

К сведению. Перечислим случаи, при которых необходимо представить документы в бумажном виде:
1) для оплаты листа нетрудоспособности и для предоставления пособий, связанных с материнством, работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством, по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ);
2) если трудовой договор заключался путем обмена электронными документами, то не позднее трех календарных дней работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
3) если увольнение работника оформлялось в виде электронного документа, то в день прекращения трудового договора работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа об увольнении на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ);
4) стороны трудового договора могу договориться о том, что запись в трудовую книжку вноситься не будет. Если такой договоренности нет, то работник представляет трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ);
5) при подаче работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ);
6) по требованию работодателя кандидат на работу обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, обязательных для предъявления на работу (ст. 65 ТК РФ), на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Необходимо иметь в виду: для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП).
Для использования ЭП необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - Закон об электронной подписи). Квалифицированный сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром. С их перечнем можно ознакомиться на сайте Минкомсвязи России (www.minsvyaz.ru).
При этом трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника. Поэтому данный вопрос решается исключительно по соглашению сторон трудового договора.

Судебная практика. Согласно ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Если же электронной подписи нет, то невозможно будет доказать, что документ исходил именно от того лица, о котором идет речь в письме.
Так, компания уволила работника и при возникновении спора указывала, что получила скан заявления об увольнении, а работник сообщал, что такой скан не направлял. Суд стал на сторону работника, так как оригинал заявления об увольнении отсутствовал, а электронная подпись не применялась (Апелляционное определение Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014).

Если стороны не используют электронную подпись, то после обмена электронными документами придется, как и раньше, направлять оригиналы всех документов почтой.
Таким образом, в трудовом договоре необходимо отметить, во-первых, использование сети общего пользования, а во-вторых, определить, используют стороны электронную подпись или договариваются обмениваться оригиналами документов по почте (пример 6).

Пример 6. "2.15. Работник исполняет свои трудовые функции, а также взаимодействует с Работодателем по вопросам, связанным с их исполнением, посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи посредством сети Интернет".

7. Прописываем изменения о предоставлении оборудования (при необходимости)

Если работодатель выдает работнику оборудование (например, ноутбук, телефон, автомобиль, программы, средства защиты информации и пр.), то порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами также необходимо отразить в трудовом договоре (ст. 312.3 ТК РФ).
При этом можно сослаться на локальный нормативный акт компании, если порядок предоставления имущества для дистанционных работников не отличается от других сотрудников. Если же отличия имеются, то лучше прописать его в трудовом договоре удаленного сотрудника (пример 7).

Пример 7. "3.4. Работник обеспечивается сотовым телефоном в течение 1 дня после приема на работу. Работник получает телефон лично при приеме на работу. Работник использует сотовый телефон согласно локальным нормативным актам Работодателя".

8. Вносим изменения о компенсациях за использование личного имущества и возмещении расходов (при необходимости)

Если работодатель не предоставляет дистанционному работнику оборудование, но рекомендует ему пользоваться определенным или необходимость его использования вытекает из сущности работы, то организация обязана будет компенсировать сотруднику использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ). Кроме того, компании придется возместить расходы, связанные с командировками и служебными поездками при разъездном характере работы (ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ).
Если порядок возмещения расходов и предоставления компенсации будет отличаться от возмещения расходов иным работникам, то необходимо указать это в трудовом договоре.

Судебная практика. Даже если работодатель не предусмотрит возмещение таких расходов, то на работника в любом случае будут распространяться положения трудового законодательства. И при возникновении соответствующих затрат он сможет взыскать их с работодателя (Решение Промышленного районного суда г. Смоленска от 24.12.2013 по делу N 2-3161/2013).

9. Добавляем условие о контроле за работником

Кроме того, при введении для работника дистанционного труда стоит предусмотреть, как именно работодатель будет его контролировать.

Пример 8. Работника приняли на дистанционную работу. Первый месяц все шло хорошо, он ежедневно звонил, обсуждал работу со своим непосредственным руководителем, а через месяц, когда испытательный срок закончился, пропал. Телефон его был недоступен, на электронные сообщения он не отвечал, письма возвращались неполученными. Компания стала проверять, можно ли уволить работника за прогул или за неоднократное неисполнение своих обязанностей в такой ситуации. Оказалось, что трудовой договор с работником не учитывал особенности дистанционной работы, в нем не было никаких положений о сроках и порядке отчетности. То есть у работника не было обязанности ни выходить на связь, ни отвечать по электронной почте, ни получать письма, и привлечь к ответственности его, по сути, было не за что.

Чтобы таких ситуаций не возникало, работодатели могут предусмотреть в трудовых договорах следующие положения, которые помогут контролировать дистанционных работников:
- обязанность работника выходить на связь по телефону в определенное время (или находиться на связи в определенное время по указанному телефону);
- обязанность получать письма по указанному в трудовом договоре электронному адресу;
- обязанность присылать письменные отчеты в указанные даты и время (в том числе фотоотчеты) по электронной почте;
- обязанность выходить на связь по мессенджеру (скайпу, вайберу, вотсапу) и предоставлять устные отчеты;
- являться в офис для отчета в указанные даты и время (в том числе приезжать в командировку);
- вести фотографию рабочего времени;
- представлять в установленном порядке документы, подтверждающие расходы.

Пример 9. "2.16. Работник обязан быть доступным по телефону +7(936)875-30-30 ежедневно с 11:00 до 15:00 по московскому времени. Работник обязан получать направленную ему работодателем корреспонденцию на адрес: 126339, г. Екатеринбург, ул. Петровская, д. 34, кв. 25. Работник обязан еженедельно по пятницам до 18 часов направлять на электронный адрес u_uvanov@rabota.ru фотоотчет, подтверждающий посещение торговых точек. Неисполнение указанных выше обязанностей может являться основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности".

10. Добавляем изменения об увольнении работника (при необходимости)

Согласно ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.
И здесь возникает вопрос. Любые ли причины работодатель может указать в качестве оснований для расторжения трудового договора с дистанционным работником? Очевидно, что при формулировании таких оснований необходимо руководствоваться трудовым законодательством. В частности, ст. 2 ТК РФ устанавливает, что одним из основных принципов правового регулирования трудовых отношений признается запрещение дискриминации в сфере труда.
В силу ст. 3 ТК РФ не допускается ограничение трудовых прав и свобод в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Поэтому основания для увольнения должны быть связаны с невыполнением или ненадлежащим выполнением им должностных обязанностей. Вероятно, в будущем судебная практика предоставит нам примеры таких оснований.