Все о трудовом праве
  • Москва, Московская область
    +7 (499) 703-46-28
  • Санкт-Петербург, Ленинградская область
    +7 (812) 336-43-00

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Разделы:
Последние новости:

30.11.2021

В связи с растущей потребностью более полного регулирования отношений с участием граждан-потребителей законопроектом предлагается дополнить перечень информации о товаре, которая реализуется продавцом дистанционным способом, информацией о государственном регистрационном номере записи о создании юридического лица (основном государственном регистрационном номере записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя).

подробнее
15.11.2021

Законопроектом предусматривается, что при заключении регионального соглашения его действие будет распространяться на всех работодателей, осуществляющих деятельность на территории соответствующего субъекта РФ, по аналогии с отраслевым соглашением, заключенным на федеральном уровне, которое распространяет свое действие на всех работодателей, не направивших в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, отказ присоединиться к такому соглашению, независимо от того, являются ли они членами объединения работодателей.

подробнее
14.10.2021

В настоящее время индексация пенсий работающим пенсионерам не производится. Законопроектом предлагается отменить существующий с 1 января 2016 г. порядок и вернуться к индексации пенсий для работающих пенсионеров с 2022 г. Данная мера позволит пресечь многочисленные нарушения трудового и пенсионного законодательства.

подробнее
Все статьи > Иные вопросы > Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (Глотова С.А.)

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (Глотова С.А.)

Дата размещения статьи: 23.11.2021

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (Глотова С.А.)

Вопросы перевода кадровой документации в электронный вид на государственном уровне поднимались достаточно давно. Первоначально речь не шла о замене всех кадровых документов на электронные аналоги. Были выделены несколько направлений, по которым велась работа, включающая изучение возможностей и выявление проблемных аспектов. 

Самым приоритетным и самым долгим с точки зрения реализации проектов была замена бумажных трудовых книжек на электронные. Еще в 2011 году шли разговоры о возможности перехода на электронные трудовые книжки, и связывалась эта возможность с внедрением и развитием ресурса "Электронное правительство".

Понадобилось чуть менее десяти лет, чтобы "электронная трудовая книжка" стала реальностью. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ <1> ввел понятие "сведения о трудовой деятельности", которые в основном дублируют данные трудовой книжки и передаются для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом речи о полной отмене бумажной трудовой книжки пока не идет. А сам процесс ведения сведений о трудовой деятельности не является заменой или аналогом процесса ведения трудовых книжек. Это другой процесс, который решает более глобальные задачи, например задачу аккумуляции всей информации о трудовой деятельности граждан (на данный момент в ней хранятся сведения начиная с конца 2019 - начала 2020 года).

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде".

 

Работа по переводу иной кадровой документации в электронный вид более или менее активно началась в 2017 году в связи с принятием Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы <2>.

--------------------------------

<2> Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы" // Собр. законодательства Российской Федерации. 2017. N 20. Ст. 2901.

 

Тогда на базе ВНИИ труда была создана рабочая группа, включающая представителей Минтруда РФ, Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования и ряда крупных государственных компаний. Предполагалось, что эта группа проведет опрос работодателей и сделает предварительные выводы о возможности перевода кадровой документации в электронный вид и необходимых для этого изменениях в законодательстве.

Однако уже в 2018 году за эту работу взялся непосредственно Минтруд России, осуществивший эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений <3>.

--------------------------------

<3> Приказ Минтруда России от 26.03.2018 N 194 "О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений" (ред. от 04.05.2018). URL: https://rosmintrud.ru/docs/mintrud/orders/1290.

 

В ходе эксперимента, в котором участвовали ряд российских компаний, включая ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком" и др., был опробован механизм ведения кадровых документов в электронном виде и сделаны выводы о финансовых, технических и правовых проблемах перевода кадровой документации в электронный вид.

Первой и ключевой проблемой стал вопрос подписания кадровой документации. Во-первых, применение электронной подписи в трудовых отношениях не регламентировано, во-вторых, стоимость приобретения и использования электронной подписи (усиленной квалифицированной электронной подписи, которая могла бы быть приравнена по значимости к собственноручной) достаточно высока. Кроме того, в случае с кадровой документацией слишком велик риск утери данных, что может привести к существенным для работодателя правовым последствиям.

На следующем этапе был проведен более масштабный эксперимент, в котором приняло участие большее количество работодателей и в рамках которого испытывалась возможность ведения кадровой документации только в электронном виде (то есть без дублирования на бумажном носителе).

Этот эксперимент регулировался Федеральным законом <4> и Приказом Минтруда, которым утверждалось Положение о порядке проведения эксперимента <5>.

--------------------------------

<4> Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой". URL: www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_351124/.

<5> Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой". URL: www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74170714/.

 

В соответствии с этими документами работодатели могли вести в электронном виде широкий круг кадровых документов, в том числе трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении работников, заявления, уведомления, график отпусков, локальные нормативные акты. Состав этих документов определен в Приложении 3 к Положению о порядке проведения эксперимента.

В ходе эксперимента работодатели могли использовать либо собственную информационную систему, либо систему "Работа в России". В первом случае должна была быть обеспечена возможность взаимодействия собственной информационной системы с указанной государственной системой.

По результатам эксперимента работодатели представляли отчеты по форме, установленной в Приложении 4 к Положению о порядке проведения эксперимента. Эта форма предполагала предоставление информации о численности работников - участников эксперимента, о составе документов, в отношении которых проводился эксперимент, видах электронной подписи, используемых в ходе эксперимента, потребовавшихся изменениях в локальных нормативных актах, количестве и содержании жалоб и споров с работниками и порядке их разрешения.

Эксперимент окончился 31 марта 2021 года. А уже 29 апреля текст законопроекта "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" <6> был внесен в Государственную Думу Российской Федерации.

--------------------------------

<6> Законопроект N 1162885-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)". URL: https://sozd.duma.gov.ru/bill/1162885-7.

 

Вероятно, обработка данных эксперимента была достаточно стремительна. Впрочем, в нынешних стремительно изменяющихся условиях, в том числе связанных с пандемией и значительным расширением практики дистанционной работы, вероятно, принятие данного закона становится острой необходимостью.

Рассмотрим законопроект подробнее.

В первую очередь законопроект предполагает дополнение Трудового кодекса РФ новой статьей 22.1. Эта статья включается в главу 2, в которой определяются основополагающие понятия трудового законодательства - "трудовые отношения", "стороны трудовых отношений", "права и обязанности работника", "права и обязанности работодателя". Название новой статьи - "Электронный документооборот в сфере трудовых отношений".

С учетом того что ранее ТК РФ не уделял столь пристального и системного внимания документообороту, появление такой статьи говорит о высокой значимости для государства этого направления цифровизации.

В соответствии с законопроектом электронный документооборот - это создание, использование и хранение документации, связанной с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом важно, что участниками электронного документооборота называются не только работники и работодатели, но и поступающие на работу.

Законопроект конкретизирует, что документами, связанными с работой, являются те документы, которые в соответствии с ТК РФ или иными нормативными правовыми актами должны быть обязательно созданы в бумажном виде, а также документы, которые должны быть созданы в бумажном виде и с которыми работник или поступающий на работу должен быть ознакомлен под подпись.

То есть законопроект на данном этапе не расширяет и в основном не изменяет состав документов, оформляемых в ходе трудовых отношений (кроме приказа о приеме на работу, который должен быть исключен из ТК РФ на основании пункта 2 статьи 1 данного законопроекта), а лишь дает возможность работодателю вести их в электронном виде. При этом электронные документы признаются равнозначными соответствующим документам на бумажном носителе, которые подписаны собственноручной подписью (статья 2 законопроекта).

В соответствии с законопроектом право принятия решения о введении электронного документооборота принадлежит работодателю. Для этого работодатель издает соответствующий локальный нормативный акт.

Очевидно, что введение таких существенных, в том числе для работника, изменений должно быть прописано на локальном уровне с учетом специфики организации. По этой причине законопроект уделяет много внимания содержанию этого локального нормативного акта.

В частности, определяется, что в него должна быть включена следующая информация:

- информационная система (информационные системы), с помощью которой (которых) работодатель будет осуществлять электронный документооборот;

- дата введения электронного документооборота;

- срок направления уведомления работникам, в котором указывается день перехода на электронный документооборот;

- порядок и способы получения работодателем согласия или отказа работников от перехода на электронный документооборот;

- процентное соотношение работников, выразивших свое согласие с переходом на электронный документооборот или отказавшихся от такого перехода, при котором работодатель имеет право распространить электронный документооборот на всех работников;

- порядок доступа работника к информационной системе работодателя (если работодатель осуществляет электронный документооборот в собственной информационной системе) и соответствующему виду электронной подписи.

Кроме локального нормативного акта, фиксирующего порядок перехода на электронный документооборот, законопроект предполагает издание также локального нормативного акта, в котором будет прописан Порядок ведения электронного документооборота. При утверждении этого документа работодатель обязан учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Содержание данного документа четко не определено, но сказано, что в него может быть включена следующая информация:

- сроки и периодичность подписания работниками электронных документов;

- сроки и периодичность ознакомления работников с электронными документами с учетом рабочего времени;

- порядок проведения инструктажа работников;

- порядок направления работодателем уведомлений работникам;

- случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;

- процедуры взаимодействия работодателя и представительного органа работников, выборного органа первичной профсоюзной организации, комиссий по трудовым спорам.

С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству (инструкций по кадровому делопроизводству) состав этой информации должен быть расширен разделами о составе документов, порядке оформления, согласования и подписания отдельных видов документов, регистрации, учете кадровой документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.

Важным аспектом, который должен быть отражен в таком локальном нормативном акте и который несколько путанно с точки зрения рядового работника отражен в законопроекте, является вопрос применения различных информационных систем при ведении электронного документооборота и использования различных видов электронной подписи для подписания разных видов документов.

Законопроект предполагает возможность для работодателей осуществлять электронный документооборот с помощью единой цифровой платформы "Работа в России" или собственной информационной системы. При этом система работодателя должна отвечать ряду требований. Она должна:

- обеспечивать подписание электронного документа;

- обеспечивать хранение электронного документа;

- фиксировать факт получения документа сторонами трудовых отношений.

Работником или поступающим на работу электронный документооборот может осуществляться посредством единой цифровой платформы "Работа в России", при условии регистрации на ней работодателя, или информационной системы работодателя.

При этом предполагается интеграция единой цифровой платформы "Работа в России" и Единого портала государственных и муниципальных услуг.

Законопроектом предусмотрена дифференциация видов подписи в зависимости от используемой информационной системы.

Так, при использовании информационной системы работодателя

- для заключения трудовых договоров, ученических договоров, договоров о материальной ответственности, договоров на получение образования,

- для подписания заявления на увольнение, приказа о применении дисциплинарного взыскания,

- для ознакомления с приказом об увольнении с работы, с уведомлением об изменении условий трудового договора и в ряде других случаев

используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

При подписании электронных документов работодателем с помощью единой цифровой платформы "Работа в России" используется усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Обращает на себя внимание тот факт, что законопроект не поясняет, как должен подписывать работодатель иные кадровые документы (кроме перечисленных в законопроекте), если он использует собственную информационную систему.

В Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, в отношении иных документов в п. 21 было сказано, что при использовании информационной системы работодателя "используется УКЭП работодателя и электронная подпись работника, вид которой определяется в локальном нормативном акте с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации".

Вероятно, в этом отношении законопроект должен быть доработан.

При использовании единой цифровой платформы "Работа в России" при подписании электронных документов работником или лицом, поступающим на работу, может быть использована простая электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись. Однако работодатель имеет возможность выдать работнику или лицу, поступающему на работу, усиленную квалифицированную электронную подпись. Плата за это с работника взиматься не может. Также работник может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, полученную им самостоятельно.

В законопроекте говорится также о ряде других важных вопросов, связанных с ведением кадровой документации, - это порядок предоставления работником документов при поступлении на работу, порядок ознакомления работника с документами, порядок выдачи копий документов. Вместе с тем нужно отметить, что данные вопросы раскрыты не полностью.

На данный момент в 65-й, 283-й и ряде других статей Трудового кодекса РФ прописаны документы, которые работник должен представить при заключении трудового договора.

Это, например, паспорт, трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, документы воинского учета, документ об образовании, справка о наличии (отсутствии) судимости и другие документы.

В отношении этих документов законопроектом предусмотрено, что они могут быть предоставлены работодателю в согласованной с ним форме, в том числе в форме электронных документов. Данная формулировка, конечно, требует пояснений.

Очевидно, не все документы из перечисленных могут быть предоставлены работником в форме электронных документов. Кроме того, не совсем ясно, с помощью какого документа будет осуществляться согласование формы документа. Традиционной практикой в подобных случаях является регулирование таких вопросов с помощью локальных нормативных актов, с которыми знакомится работник или поступающий на работу. Вероятно, эти вопросы должны быть прописаны в одном из локальных нормативных актов, которые упоминаются в данном законопроекте.

Вопросы ознакомления работника с документами тоже прописаны несколько фрагментарно. Так, в законопроекте сказано, что ознакомление поступающего на работу с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), может осуществляться в электронной форме.

Порядок ознакомления работников с другими документами не прописан. В случае с электронным документооборотом важно установить время или событие, которое может считаться моментом получения работником электронного документа (это особенно важно в случае с различными уведомлениями). Любопытно, что момент получения работодателем документов, которые ему направляет работник, установлен. В соответствии с законопроектом работник или лицо, поступающее на работу, вправе направлять работодателю, ведущему электронный документооборот, любые предусмотренные законодательством заявления, уведомления и сообщения через единую цифровую платформу "Работа в России". В этом случае данные документы считаются полученными на следующий день после их направления работником.

Нам видится, что аналогично этой норме необходимо прописать порядок получения работником документов, поступивших от работодателя, и порядок ознакомления с ними в электронном виде.

Пункт законопроекта о выдаче работнику копий документов, связанных с работой, в основном повторяет существующую на данный момент норму статьи 62 ТК РФ, расширяя ее возможностью получения работником таких документов в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, в форме копий электронных документов на бумажном носителе, заверенных надлежащим образом, а также с помощью личного кабинета работника в единой цифровой платформе "Работа в России", в котором может быть размещен соответствующий электронный документ.

Вопрос хранения кадровых электронных документов также затронут в законопроекте. В нем сказано, что, если электронные документы созданы в информационной системе работодателя, он обязан обеспечить их хранение. Если документы созданы с использованием единой цифровой платформы "Работа в России", их хранение обеспечивается оператором такой системы. При этом сроки хранения в обоих случаях должны соответствовать срокам хранения, установленным законодательством РФ об архивном деле.

Предполагается, что данный законопроект должен вступить в силу уже 16 ноября текущего года. Однако на данном этапе видится, что законопроект требует существенных доработок.

Трудовой договор и трудовые отношения © 2015 - 2021. Все права защищены
↑